1 czerwca 2021 r. wchodzi w życie Ustawa o zmianie ustawy Prawo celne oraz niektórych innych ustaw (dalej: Ustawa) zmieniająca m.in. Ustawę o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie podatników, których identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL. Od tego dnia podatnicy dotknięci zmianą przepisów będą mieć 30 dni na uzyskanie numeru PESEL.
Problemy z uzyskaniem numeru PESEL
Obecne przepisy wskazują, iż w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL.
Zgodnie z obowiązującymi od 2018 roku przepisami, numer PESEL jest przyznawany cudzoziemcowi automatycznie, wraz z dopełnieniem obowiązku meldunkowego (jeżeli cudzoziemiec zamierza pozostawać na terytorium Polski ponad 30 dni).
Od momentu wejścia w życia powyższych przepisów, nadawanie numerów identyfikacji podatkowej stało się tematem przysparzającym wielu kontrowersji. Urzędy stosowały się do przepisów w sposób niespójny. Z problemem spotykaliśmy się przede wszystkim w odniesieniu do cudzoziemców, którzy z różnych powodów nie mogli zameldować się w Polsce, np. takich, którzy w trakcie pobytu w Polsce zakwaterowani byli w hotelach lub przebywali poza granicami Polski. W takiej sytuacji przepisy przewidywały możliwość nadania numeru PESEL na wniosek kierowany do właściwego urzędu gminy.
Kluczowym we wniosku było podanie odpowiedniej podstawy prawnej, z której wynikał obowiązek posiadania numeru PESEL. Powyższa okoliczność była zarazem najczęstszym powodem do pozostawiania wniosku bez rozpatrzenia przez urząd gminy, gdyż cudzoziemiec nie znając przepisów szczególnych, nie był w stanie takiej podstawy określić. Przepisy podatkowe (na którą często powoływali się cudzoziemcy) jej nie przewidywały. Z drugiej strony, zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, w przypadkach pozostałych (tj. jeżeli osoba nie spełnia warunków do uzyskania numeru PESEL a jednocześnie podlega obowiązkowi ewidencyjnemu), identyfikatorem podatkowym dla niej był numer NIP. Praktyka pokazywała niestety, iż podejście urzędów skarbowych w takich sytuacjach w stosunku do cudzoziemców było wyjątkowo sporne i bardzo często zgłoszenia identyfikacyjne NIP-7 były odrzucane. Urzędy uzasadniały to koniecznością spełnienia obowiązku meldunkowego i uzyskania w związku z tym numeru PESEL.
Korzystne zmiany w prawie, ale mało czasu na uzyskanie numeru PESEL
Wydana 1 maja 2021 r. Ustawa o zmianie ustawy Prawo celne oraz niektórych innych ustaw (dalej: Ustawa) w zakresie identyfikacji podatkowej (która wchodzi w życie 1 czerwca), ma na celu ujednolicenie podejścia organów do nadawania numeru identyfikacji podatkowej, a w szczególności:
- wniesienie nowych rozwiązań do porządku prawnego w zakresie identyfikacji podatników poprzez zapewnienie uzyskania numeru PESEL podatnikom (głównie cudzoziemcom) nieprowadzącym działalności gospodarczej lub niebędącym zarejestrowanymi podatnikami VAT, którzy nie posiadają zameldowania na terytorium RP a są zobowiązani do posługiwania się identyfikatorem podatkowym i rozliczenia się z urzędem skarbowym;
- usprawnienie procesu oraz ograniczenie ewentualnych trudności związanych z uzyskaniem numeru PESEL po stronie podatników – szczególnie w przypadkach, kiedy wniosek pozostawał bez rozpatrzenia ze względu na powołanie się przez podatnika na obowiązek podatkowy w Polsce;
- umożliwienie dostępu do zeznania podatkowego w usłudze Twój e-PIT.
Od 1 czerwca - 30 dni na zmianę numeru NIP na PESEL
Zgodnie z nowymi przepisami, podatnicy dotychczas posługujący się numerem NIP w sytuacji kiedy prawidłowym identyfikatorem był PESEL, bądź nieposiadający jeszcze żadnego numeru identyfikacji podatkowej będą mieć 30 dni od dnia wejścia w życie Ustawy na uzyskanie numeru PESEL, po tym okresie posługiwanie się numerem NIP nie będzie możliwe.
Wniosek wraz z dokumentami potwierdzającymi powinien zostać złożony do właściwego urzędu gminy.
Cudzoziemcy, którzy dopiero przyjadą do Polski po 1 czerwca br., będący obywatelami państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, będą zobowiązani zameldować się w miejscu pobytu stałego lub czasowego najpóźniej w 30 dniu, licząc od dnia przybycia do miejsca zamieszkania. Cudzoziemcy z tzw. krajów trzecich posiadają obowiązek dokonania meldunku najpóźniej czwartego dnia, licząc od dnia przybycia do miejsca zamieszkania. Numer PESEL zostanie nadany wraz z dopełnieniem tego obowiązku. Z perspektywy podatkowej, ważne jest, aby numer PESEL został nadany najpóźniej do momentu złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji bądź oświadczenia lub dokonania pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek.
Potencjalne utrudnienia
Warto wziąć pod uwagę fakt, iż w dobie pandemii możemy napotkać znaczne opóźnienia po stronie urzędów spowodowane przede wszystkim ograniczonym trybem działania. Dlatego szczególnie ważnym jest jak najszybsze podjęcie działań w powyższym zakresie oraz prawidłowe złożenie wniosków o nadanie numeru PESEL.
Biorąc pod uwagę krótki termin na uzyskanie numeru PESEL narzucony Ustawą oraz zróżnicowany tryb pracy urzędów, należy pamiętać o ważnych zasadach uzyskiwania numerów identyfikacyjnych (przy zameldowaniu lub składając odpowiedni wniosek o nadanie numeru PESEL lub jego potwierdzenia, jeżeli np. nigdy nie został odebrany z urzędu przy wcześniejszym zameldowaniu), w celu zminimalizowania ryzyka zakwestionowania wniosku przez urzędy, co może przyczynić się do wydłużenia procesu i możliwych konsekwencji dla podatników w tym m.in. otrzymania wezwania do wyjaśnień.
Obowiązki płatnika
Pracodawcy zatrudniający obcokrajowców powinni zwrócić uwagę na to, czy w dokumentach przekazywanych do urzędów skarbowych znajduje się odpowiedni identyfikator podatkowy. Informacja PIT-11 przygotowania według praktyki wpisywania np. ciągów cyfr (w sytuacji braku numeru PESEL), zgodnie z nowymi przepisami, będzie uważana za nieprawidłową. To z kolei uniemożliwi bądź znacząco utrudni dopełnienie obowiązku podatkowego przez podatnika oraz spowoduje brak dostępu do usługi Twój e-PIT z powodu utrudnionego procesu identyfikacji podatnika przez urząd skarbowy i wydłużenia procesu złożenia zeznania rocznego.
Jak możemy Państwu pomóc
- Przeanalizujemy poszczególne przypadki i zidentyfikujemy pracowników zobowiązanych do zmiany numeru identyfikacji podatkowej z NIP na PESEL oraz pracowników, którzy po przyjeździe do Polski powinni uzyskać PESEL.
- Zidentyfikujemy najbardziej optymalny sposób uzyskania numeru PESEL i pomożemy w przygotowaniu odpowiednich wniosków, szczególnie w przypadku osób nie zamieszkujących na terytorium Polski.
- Pomożemy zminimalizować ryzyko uzyskania wezwań do wyjaśnień z urzędów skarbowych, w świetle nadchodzących zmian
- Wesprzemy w prawidłowym dopełnieniu obowiązków po stronie płatnika i podatnika, w zgodności z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Autorzy:
