W piątek (30 maja 2025 r.) Ministerstwo Finansów opublikowało najnowszą wersję projektu ustawy wdrażającej obowiązkowe fakturowanie w KSeF. Nowelizacja modyfikuje wcześniejsze propozycje z 11 kwietnia 2025 r., o których wspominaliśmy już w ostatnim artykule o KSeF, i jest kluczowa dla przedsiębiorców przygotowujących się do obowiązkowego e-fakturowania.
Poza samym projektem ustawy, Ministerstwo Finansów opublikowało również dwa projekty rozporządzeń wykonawczych oraz nową wersję formularza ZAW-FA.
Co ważne, w projekcie ustawy znalazły się też istotne zmiany dotyczące systemu kaucyjnego, o którym informujemy w osobnym artykule, oraz podwyższonego limitu zwolnienia podmiotowego VAT.
Co nowego w projekcie?
Terminy (prawie) bez zmian
Nowelizacja przepisów zasadniczo nie zmieniła harmonogramu - obowiązek wystawiania faktur w KSeF nadal ma wejść w życie w dwóch fazach, tj.:
- 1 lutego 2026 r. – dla podatników z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 r.;
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Pojawiła się jednak pewna nowość: mikroprzedsiębiorcy, których łączna wartość sprzedaży potwierdzona fakturami nie przekracza 10 tys. zł w miesiącu, nie będą obowiązani do wystawiania e-faktur w okresie przejściowym (tj. do końca 2026 roku). Względem tej grupy podatników obowiązkowy KSeF został zatem odroczony do 1 stycznia 2027 r.
Natomiast należy podkreślić, że odroczenie terminu obowiązkowego wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF dla tzw. pozostałych przedsiębiorców (1 kwietnia 2026 r.) oraz wskazanych powyżej mikroprzedsiębiorców (1 stycznia 2027 r.), nie zwalnia z konieczności pobierania faktur zakupowych przez KSeF od początku obowiązkowego e-fakturowania, tj. od 1 lutego 2026 r.
Dodatkowo warto mieć na uwadze, że zgodnie z opublikowanym projektem ustawy, podatnicy wystawiający faktury w KSeF na rzecz podatników zagranicznych posługujących się dla celów danej transakcji polskim numerem VAT (nawet jeżeli nie posiadają oni w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej), nie będą zobligowani do przekazywania takim podmiotom wizualizacji e-faktur. W związku z tym, również podmioty zagraniczne - jeżeli posiadają polski numer VAT – powinny przygotować się na odbieranie faktur z KSeF.
Limit zwolnienia podmiotowego VAT
Zgodnie z pierwotnymi założeniami nowelizacji, limit zwolnienia z obowiązku rejestracji na potrzeby VAT ma wzrosnąć z 200 tys. zł do 240 tys. zł. Jednak kwestia podwyższenia limitu została przeniesiona do odrębnego projektu. Oznacza to, że ostateczny kształt i termin wprowadzenia tego rozwiązania są nadal niepewne. Przedsiębiorcy, którzy planowali skorzystać z podwyższonego limitu, powinni monitorować postępy prac nad nowym projektem.
Tryb "offline24" - nowe zmiany
Zgodnie z zapowiedziami resortu finansów, wprowadzono na stałe prawo do wystawiania faktur poza siecią - w trybie offline24, o ile podatnik nie później niż kolejnego dnia prześle ją do KSeF (w celu przydzielenia numeru identyfikującego).
Zaktualizowana wersja przepisów zwiększa elastyczność i pozwala na łatwiejsze dostosowanie do biznesowych potrzeb.
Potwierdzenie odbioru korekt
Zrezygnowano z propozycji zastąpienia potwierdzeń odbioru faktur korygujących wystawionych poza KSeF (ale w stosunku do których podatnik ma obowiązek ich przesłania do KSeF), przydzielonym tej fakturze numerem KSeF . W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez KSeF, podatnicy nie muszą posiadać dokumentacji potwierdzającej otrzymanie faktury korygującej.
Utrzymana zostaje natomiast generalna zasada, zgodnie z którą system KSeF sam “potwierdza” dostarczenie korekty do nabywcy, czego dowodem jest nadanie takiej fakturze numeru KSeF. Przy czym dla faktur korygujących przekazywanych poza KSeF, ogólna zasada została utrzymana - wówczas korekty dokonuje się w okresie rozliczeniowym, w którym sprzedawca otrzyma potwierdzenie odbioru korekty.
Z kolei po stronie nabywcy dla faktur pobranych z KSeF liczyć się będzie data przekazania do KSeF. Wyjątkiem będą faktury korygujące wystawiane poza KSeF (np. wystawione w trybie offline lub w przypadku awarii systemu). Wówczas obniżenie podstawy opodatkowania nastąpi na zasadach dotychczasowych - w okresie, w którym podatnik otrzyma potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę lub gdy fakturze zostanie nadany numer identyfikacyjny KSeF. Jeżeli faktura korygująca, która powinna trafić do KSeF (np. w trybie offline), zostanie tam przesłana, korekta nastąpi w okresie przypisania numeru KSeF, a nie w oparciu o potwierdzenie odbioru poza systemem.
Obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej nadal nie będzie dotyczył eksportu towarów, WDT, transakcji z miejscem opodatkowania poza Polską oraz sprzedaży mediów.
Więcej odbiorców faktur poza KSeF
Rozszerzono katalog nabywców, którym można przekazywać faktury tradycyjnymi kanałami (poza obiegiem KSeF) o osoby fizyczne nieprowadzące działalności oraz podmioty nieposiadające numerów identyfikacyjnych. To ułatwienie ma na celu uwzględnienie specyfiki transakcji z takimi odbiorcami.
Projekty rozporządzeń wykonawczych
Oprócz nowej wersji projektu ustawy, opublikowano również projekty dwóch aktów wykonawczych, tj. rozporządzenia ws. korzystania z KSeF oraz ws. wyłączeń z KSeF.
Rozporządzenie ws. korzystania z KSeF
Projektowane rozporządzenie ma zastąpić obecnie obowiązujące rozporządzenie z dn. z 27 grudnia 2021 r. (Dz.U. z 2021 r., poz. 2481). Projekt reguluje kwestie techniczne, które będą musiały być wzięte pod uwagę podczas przygotowywania się do prac nad wdrożeniem KSeF.
Certyfikaty a tokeny
Ministerstwo Finansów wprowadza certyfikaty jako nową metodę uwierzytelniania w KSeF, z dwuletnim okresem ważności oraz możliwością jego przedłużenia. Szczegółowe wymagania techniczne i instrukcje pobierania certyfikatów będą dostępne w oprogramowaniu interfejsowym, a dokumentacja techniczna ma zostać opublikowana w czerwcu br. Podatnicy będą mogli pobrać certyfikaty przed 1 listopada 2025 r., czyli przed obowiązkowym wdrożeniem KSeF.
Do końca 2026 roku możliwe będzie uwierzytelnianie w KSeF za pomocą tokenów, z zastrzeżeniem, że wybór tokena uniemożliwi jednoczesne uwierzytelnianie za pomocą certyfikatu.
Podmiot zagraniczny używający nr VAT UE w KSeF
Jednym z nowych rozwiązań jest umożliwienie podmiotowi zagranicznemu, który na potrzeby danej czynności posługuje się numerem VAT UE, opcjonalnego stosowania procedury samofakturowania w KSeF. Nowe regulacje w ramach projektu rozporządzenia odnoszą się do kwestii korzystania z KSeF przez taki podmiot. Kwestia ta została również poruszona w projekcie rozporządzenia ws. wyłączeń z KSeF.
Kody weryfikujące
Nowy projekt rozporządzenia wprowadza zmiany w zakresie kodów weryfikujących e-faktury. Oznaczenie faktury ma teraz obejmować bezpośredni link do faktury lub kod QR, generowany zgodnie ze specyfikacją oprogramowania interfejsowego. Kod weryfikujący, w zależności od formy przesłania faktury, będzie zamieszczany bezpośrednio na wizualizacji e-faktury lub przesyłany wraz z fakturą jako odrębny dokument. W przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiającym naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturze, dopuszcza się przesłanie go odbiorcy w formie odrębnie linku lub znaku graficznego wraz z fakturą.
Proponowane zmiany precyzują także sposoby oznaczania faktur wystawionych w trybach offline, w tym w nowym trybie, tzw. offline24.
Załączniki do e-faktur
Nowy projekt rozporządzenia szczegółowo reguluje możliwość wystawiania e-faktur z załącznikami, zapowiedzianą już w listopadzie 2024 r. Projekt określa szczegółowy zakres danych, jakie powinno zawierać zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania takich faktur do KSeF, a także wymagania techniczne.
Podatnicy będą zobowiązani do zawarcia w zgłoszeniu m.in. stosownych oświadczeń, określenia rodzaju dokumentowanych czynności zdefiniowanych w rozporządzeniu oraz szacowanej średniej liczby faktur z załącznikami w miesiącu.
Zgłoszenie ma być dokonywane przez e-Urząd Skarbowy do Szefa KAS, a potwierdzenie w tym zakresie ma być otrzymywane w ciągu 3 dni roboczych. Potwierdzenie to będzie ważne przez 2 lata. Każda e-faktura będzie mogła zawierać tylko jeden załącznik w formie dodatkowego węzła w ramach struktury logicznej, o maksymalnej wielkości 3 MB.
Rozporządzenie ws. wyłączeń z KSeF
Zgodnie ze zaktualizowanym projektem ustawy, przy wydawaniu rozporządzeń dotyczących wyłączeń z KSeF, Minister Finansów musi uwzględniać m.in. konieczność zapewnienia szczególnych sposobów udokumentowania czynności czy możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności, w tym czynności, o których mowa w art. 106d (czyli dot. m.in. samofakturowania).
30 maja br. opublikowano również projekt takiego rozporządzenia. Zgodnie z delegacją ustawową, określa on przypadki, w których brak jest obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz sytuacje, w których można je wystawiać dobrowolnie.
Najważniejszą zmianą jest propozycja wyłączenia z obowiązku e-fakturowania podmiotów zagranicznych, które nie posługują się na cele danej transakcji NIP, a wystawiają fakturę w procedurze samofakturowania w imieniu polskiego podatnika. Oznacza to, że transakcje dokumentowane w ten sposób – co było istotnym postulatem zgłaszanym w trakcie konsultacji publicznych – nie będą musiały być dokumentowane z użyciem KSeF. Decyzja ta ma na celu uproszczenie funkcjonowania KSeF i uwzględnienie specyfiki transakcji międzynarodowych.
Jednocześnie projekt przewiduje możliwość dobrowolnego stosowania KSeF w przypadku samofakturowania przez podmioty zagraniczne, które na potrzeby danej transakcji nie identyfikują się NIP, ale posługują się numerem VAT UE.
W świetle powyższego podatnicy, którzy w ramach swoich relacji z kontrahentami zagranicznymi stosują procedurę samofakturowania powinni przeanalizować swoje procesy oraz określić jaki wpływ na nie wywrą nowe regulacje.
Co powinni zrobić podatnicy?
Biorąc pod uwagę krótki czas pozostały na przygotowania, rekomendujemy jak najszybsze zaplanowanie prac projektowych, w tym:
- opracowanie harmonogramu wdrożenia,
- analizę danych i ich mapowanie,
- aktualizację procesów wewnętrznych oraz w relacjach z kontrahentami.
Dlaczego to ważne?
Działania Ministerstwa Finansów wskazują na determinację w dotrzymaniu harmonogramu prac nad KSeF, który zakłada zakończenie procesu legislacyjnego w lipcu 2025 r. oraz wejście w życie obowiązkowego e-fakturowania w lutym i kwietniu 2026 r. Jednocześnie, majowa aktualizacja projektu ustawy o KSeF wprowadza istotne zmiany, które warto uwzględnić w procesie przygotowań do obowiązkowego e-fakturowania.
Wczesne podjęcie odpowiednich działań pozwoli uniknąć problemów i sankcji w przyszłości. Dodatkowo, należy mieć uwadze tempo prac, które zostało podjęte przez resort finansów oraz fakt, że proponowane regulacje ulegają kolejnym modyfikacjom. Tym samym należy bacznie śledzić proces legislacyjny i nieustannie monitorować podejmowane przez Ministerstwo Finansów działania.
Gdzie szukać więcej informacji?
Projekty aktów normatywnych wraz z dokumentacją są dostępne na stronie Rządowego Centrum Legislacji.
Porozmawiajmy
Kolejny pakiet zmian legislacyjnych wskazuje, że wdrożenie obowiązkowego KSeF zbliża się wielkimi krokami.
Chętnie porozmawiamy o tym, jak te zmiany wpłyną na Państwa działalność i wspólnie postaramy się znaleźć optymalne rozwiązania.
Autorzy:
