12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało na stronie rządowej aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia obowiązkowego KSeF. Ponadto, 11 kwietnia br. na stronie RCL (rządowego centrum legislacji), opublikowana została aktualizacja projektu “ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw” (projekt ustawy zmieniającej aktualne przepisy dot. KSeF), która wynika z zakończenia pierwszej fazy opiniowania.
Potwierdzenie zapowiadanych zmian
Ministerstwo Finansów, po dokładnym zbadaniu potencjalnych konsekwencji biznesowych i prawnych, a także technicznej wykonalności stworzenia odpowiedniego systemu, potwierdziło wcześniej komunikowane plany wdrożenia obowiązków w zakresie wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami, wdrożenie obowiązkowego KSeF zostanie podzielone na dwa główne etapy, z dodatkowym przesunięciem terminu dla najmniejszych firm:
- od 1 lutego 2026 r. - dla dużych podatników (których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem),
- od 1 kwietnia 2026 r. - dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników (tzw. „wykluczonych cyfrowo”), których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Warto zauważyć, że zgodnie z przekazanymi przez Ministerstwo informacjami, obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF będzie dotyczył podatników, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem. W pierwotnym projekcie zakładano, że kryterium obligujące do stosowania KSeF będzie powiązane z przekroczeniem progu sprzedaży w roku 2025, co wywoływało uzasadnione obawy wśród podatników, biorąc pod uwagę ograniczony czas na przygotowanie się do wejścia w życie obowiązku 1 lutego 2026 roku.
Ministerstwo potwierdziło również, że w celu ułatwienia podatnikom wdrożenia obowiązkowego KSeF w swoich przedsiębiorstwach, do końca 2026 roku:
- będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
- nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
- nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).
Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami, Ministerstwo planuje wdrożenie ustrukturyzowanych załączników, które będą stanowiły integralną część dokumentu sprzedaży, a ich treść będzie zawarta w strukturze logicznej FA(3). Instytucja załączników będzie jednak sformalizowana, oparta na konieczności wysłania zgłoszenia poprzez e-Urząd Skarbowy w zakresie chęci skorzystania z tego rozwiązania. Ponadto, załącznik nie będzie mógł być stosowany we wszystkich okolicznościach – przykładowo, nie przewidziano możliwości wystawiania załączników do zbiorczych faktur korygujących.
Nowe rozwiązania dla podatników
Oprócz potwierdzenia wcześniej zapowiadanych zmian, komunikat Ministerstwa Finansów zawiera również nowe informacje, które mogą mieć duży wpływ na działalność przedsiębiorstw. Resort finansów zapowiedział m.in. wdrożenie specjalnego trybu “Offline 24” umożliwiającego wystawianie faktur w tzw. dobrowolnym trybie offline i przesyłanie ich do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po ich wystawieniu. Rozwiązanie to wzmocni pewność obrotu gospodarczego w sytuacjach, gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu lub gdy specyfika jego działalności uzasadnia stosowanie tego trybu.
Ponadto, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów przedstawionym w raporcie z konsultacji publicznych, planowana jest publikacja objaśnień podatkowych dotyczących identyfikacji stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nabywcy, w odniesieniu do obowiązków wynikających z KSeF. W naszej ocenie celem takich objaśnień mogłoby być w szczególności usprawnienie procesu ustalania przez przedsiębiorców, czy zagraniczny nabywca jest zobowiązany do korzystania KSeF, a w konsekwencji w jaki sposób należy mu udostępnić fakturę. Ministerstwo Finansów jednak nie przedstawiło wprost swoich założeń w tym zakresie.
Aktualny projekt ustawy został skierowany do dodatkowych konsultacji z przedsiębiorcami, którzy mogą zgłaszać swoje uwagi do 25 kwietnia 2025 r.
Harmonogram dalszych prac
Ministerstwo finansów opublikowało również nowy harmonogram kolejnych etapów wprowadzania KSeF, zgodnie z którymi w czerwcu 2025 r. resort udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. Zaprezentowana zostanie struktura logiczna FA(3), będąca wzorem faktury ustrukturyzowanej oraz dokumentacja interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0.
Dodatkowo od 30 września br. planowane jest rozpoczęcie testów interfejsu programistycznego (API) z KSeF 2.0 przez wszystkich integratorów i duże firmy. Natomiast od listopada 2025 r. podatnicy będą mieli możliwość przeprowadzenia testów wykorzystania funkcjonalności systemu na środowisku testowym. W tym okresie możliwe będzie również ubieganie się o certyfikaty wystawcy faktury.
Porozmawiajmy
Publikacje wydane przez Ministerstwo przypominają, że wdrożenie KSeF zbliża się nieuchronnie, a prace nad wdrożeniem nowych rozwiązań stale trwają. Wygląda więc na to, że przedsiębiorcy nie mogą liczyć na dalsze odroczenia wdrożenia obowiązku korzystania z tego systemu.
Z przyjemnością omówimy z Państwem potencjalny wpływ planowanych zmian (w szczególności tych, które zawiera aktualny projekt ustawy, oraz tych zapowiedzianych przez Ministerstwo w najnowszym komunikacie) na Państwa działalność oraz poszukamy optymalnych rozwiązań.
Autorzy:
