W związku z planowanym wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Ministerstwo Finansów przedstawiło zaktualizowany projekt nowelizacji ustawy o VAT, który wprowadza szereg zmian istotnych dla funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego.
Najważniejsze zmiany i ich wpływ na JST:
1. Obowiązkowe e-faktury: Zgodnie z projektem, od 1 lutego 2026 r. faktury elektroniczne przez KSeF będą obowiązywały podatników (w tym część samorządów), u których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł. Od kwietnia 2026 r. obowiązek będzie się tyczył pozostałych podatników.
2. Załączniki do faktur w KSeF: Podsumowanie kluczowych informacji
- Nowa funkcjonalność: Projekt wprowadza możliwość dołączania załączników do faktur elektronicznych w KSeF. Dotychczas takie rozwiązanie nie istniało,
- Motywacja: Projektodawcy wskazują na potrzeby dostawców mediów (energii, gazu), telekomunikacji i paliw,
- Charakterystyka załącznika:
- załącznik stanowi integralną część e-faktury,
- dane w załączniku mają postać ustrukturyzowaną,
- zawartość załącznika musi być ściśle powiązana z danymi faktury (art. 106e ustawy o VAT), bez treści reklamowych.
- Ograniczenia: Załączniki muszą zawierać dane ściśle powiązane z samą fakturą. Dokumenty takie jak protokoły zdawczo-odbiorcze, typowe dla inwestycji samorządowych, najprawdopodobniej nie spełnią tej definicji. Będą one musiały być przesyłane poza systemem KSeF.
- Wymagania: Podmioty muszą zgłosić zamiar przesyłania faktur z załącznikiem w usłudze e-Urząd Skarbowy (od 1 stycznia 2026 r.). Szczegóły zostaną określone w rozporządzeniu wykonawczym.
- Obowiązek: Przesyłanie faktur z załącznikiem jest dobrowolne, ale przeznaczone dla przedsiębiorców z rozbudowanymi danymi (jednostka miary, ilość, cena).
- Ochrona systemu: Obowiązek zgłoszenia ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa i minimalizację ryzyka nadużyć (np. umieszczanie treści marketingowych). Naruszenie zasad może skutkować utratą możliwości korzystania z załączników.
3. NIP jednostek podległych: Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie zmian w schemacie e-faktury. Zmiany te zobligują kontrahentów samorządów do wskazywania numeru NIP jednostki podległej JST na fakturze. Jak wskazano w uzasadnieniu, w tym celu zostanie zaproponowana zmiana schemy e-faktury. Ma ona polegać na wprowadzeniu obowiązku wypełniania elementu Podmiot3. Rozwiązanie to stanowi odpowiedź na postulat zgłaszany przez JST pod kątem zapewnienia dostępu do faktur jednostkom im podległym (obowiązek wskazywania NIP jednostek podległych). Na ten moment w samym projekcie ustawy brak jest jednak takiego obowiązku.
4. Dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów
- Najważniejsze zmiany:
- decyzja po stronie wystawcy: Wystawca faktury dla konsumenta będzie mógł sam zdecydować, czy wystawi e-fakturę w KSeF, czy też fakturę tradycyjną. Nie będzie wymagana zgoda konsumenta na wystawienie e-faktury,
- żądanie konsumenta nadal konieczne: Samo wystawienie faktury na rzecz konsumenta pozostaje uzależnione od uprzedniego zgłoszenia takiego żądania przez konsumenta. To oznacza, że jeśli konsument nie zażąda faktury, nie ma obowiązku jej wystawiania, niezależnie od formy,
- obowiązek udostępnienia e-faktury: Na żądanie konsumenta, wystawca będzie zobowiązany wydać mu e-fakturę poza KSeF (np. w formie pliku do pobrania) oraz zapewnić dostęp do tej faktury w KSeF. Oznacza to, że konsument musi mieć możliwość łatwego pobrania lub podglądu swojej faktury,
- RODO bez zmian: Wystawienie e-faktury w KSeF nie wymaga uzyskiwania od konsumenta odrębnej zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Co to oznacza dla samorządów?
- Samorządy muszą dostosować procedury, obieg dokumentów i systemy księgowe,
- Samorządy powinny przeszkolić pracowników w zakresie obsługi KSeF i e-fakturowania,
- Istnieje ryzyko problemów z identyfikacją faktur, jeśli nie zostaną wprowadzone w schemie rozwiązania gwarantujące obowiązkowe wypełnianie pola NIP jednostki podległej.
Podsumowanie:
Wdrożenie KSeF to duże wyzwanie dla jednostek samorządu terytorialnego. Stanowi ono także szansę na usprawnienie obiegu dokumentów i zwiększenie efektywności. Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie i monitorowanie zmian w przepisach. Ważne jest przeanalizowanie wpływu KSeF na funkcjonowanie poszczególnych jednostek organizacyjnych.
Autorzy:
