Z końcem lutego upływa termin na wysyłkę informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w roku poprzednim (PIT-11). W 2021 r. termin ten przypada na 1 marca.
Regulacje prawne nie określają jednoznacznie formy przekazania formularza PIT-11 pracownikowi.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanych interpretacjach indywidualnych potwierdza, że PIT-11 można przesłać pracownikowi w następujących formach:
- przez bezpośrednie doręczenie
- przez operatora pocztowego
- na adres e-mail
- za pomocą firmowej platformy
W każdym przypadku formularze mają być nieedytowalne, opatrzone podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną, dostarczone w ustawowym terminie. W przypadku postępowania procesowego pracodawca musi udowodnić dostarczenie dokumentu w formie potwierdzeń lub elektronicznych poświadczeń odbioru wiadomości elektronicznej.
Wybór sposobu przesłania PIT-11 – zależy od pracodawcy. Wyjątkiem jest przesyłanie informacji na prywatne konta email, wskazane przez pracowników na wysłanie PIT-11. W takim przypadku Urzędy Skarbowe wymagają uzyskania zgody pracownika.
Brak jest regulacji co do zabezpieczania przesyłanych informacji drogą elektroniczną, lecz wydaje się wskazane uniemożliwienie odczytu takich danych, przez inne osoby, zabezpieczając pliki np. hasłem lub inną metodą szyfrowania danych.
Przykładowo, w jednej ze spraw o wydanie indywidualnej interpretacji Dyrektor KIS uznał za prawidłowe „przekazanie pracownikom informacji PIT-11 poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, podpisanego za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej (......) oraz przy jednocześnie przeprowadzonej kampanii informującejpracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 i wydania odpowiedniego aktu wewnętrznego regulującego nowy sposób jej dostarczania – stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.” (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 października 2020 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2).
W innej sprawie o wydanie indywidualnej interpretacji Dyrektor KIS dodatkowo zauważył, że „jeśli z raportu systemu informatycznego „wynikać będzie data umieszczenia tej informacji na platformie internetowej, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu – to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację przez Wnioskodawcę obowiązku przekazania informacji pracownikom.” (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 sierpnia 2020 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.494.2020.1.ENB).
Autorzy:
