Wydatki na budynki socjalne i administracyjne jako koszty kwalifikowane nowej inwestycji – zmiana podejścia Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

W ostatnich latach organy podatkowe konsekwentnie wykluczały możliwość uznania wydatków na budynki socjalne i administracyjne za koszty kwalifikowane nowej inwestycji.  

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: “Dyrektor KIS”) z dnia 30 czerwca 2020 r. (0111-KDIB1-1.4010.131.2020.1.BK) wskazał, że wydatki na budowę budynku administracyjnego, części socjalnej, parkingu czy infrastruktury pomocniczej nie spełniają warunków uznania ich za koszty kwalifikowane, gdyż nie przyczyniają się bezpośrednio do wzrostu zdolności produkcyjnych przedsiębiorstwa. Podobne stanowisko wyrażono w interpretacji z dnia 15 czerwca 2022 r. (0111-KDIB1-3.4010.176.2022.2.JKU), gdzie wykluczono uznanie za koszt kwalifikowany wydatków na wyposażenie pomieszczeń socjalnych wymaganych przez regulacje BHP. 

Taki pogląd zaprezentowano również w Objaśnieniach podatkowych z dnia 6 marca 2020 r. dotyczących sposobu ustalania dochodu zwolnionego z opodatkowania podatkiem dochodowym, osiągniętego z działalności gospodarczej określonej w decyzji o wsparciu, o której mowa w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o wspieraniu nowych inwestycji, gdzie wskazano, że uznanie wydatków za koszty kwalifikowane jest uzależnione od ich wpływu na działalność produkcyjną przedsiębiorstwa i w konsekwencji za koszty kwalifikowane uznano wydatki związane z uruchomieniem nowych linii produkcyjnych w dotychczas zajmowanym budynku administracyjnym, natomiast koszty wybudowania nowego budynku administracyjnego wykluczono z katalogu kosztów nowej inwestycji, gdyż nie przyczyniają się do wzrostu zdolności produkcyjnych. 

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS – nowa perspektywa dla inwestorów 

W interpretacji indywidualnej z dnia 7 listopada 2025 r. o sygn.: 0111-KDIB1-3.4010.526.2025.3.JMS, Dyrektor KIS zaprezentował odmienne podejście do kwalifikacji wydatków na budowę budynków socjalnych i biurowych. Organ podatkowy wskazał, że z uwagi na to, że nowy budynek biurowy i socjalny będą wykorzystywane do działalności wskazanej w decyzji o wsparciu, tj. fakt, że budynki te będą funkcjonalnie powiązane z nową inwestycją oraz fakt, że powstałe obiekty zostaną ujęte jako środki trwałe Spółki, to wydatki z nimi związane będą stanowić koszty kwalifikowane inwestycji oraz będą zwiększać kwotę zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych. 

Pomimo faktu wydania przytoczonej interpretacji indywidualnej przez lata występowały rozbieżności interpretacyjne pomiędzy stanowiskami organów podatkowych a orzecznictwem sądów administracyjnych. Organy podatkowe wykluczały możliwość zaliczenia wydatków na budynki administracyjne, socjalne oraz infrastrukturę pomocniczą do kosztów kwalifikowanych nowej inwestycji, powołując się na brak bezpośredniego wpływu tych wydatków na działalność produkcyjną. Sądy administracyjne wskazywały jednak, że przepisy regulujące bezpieczeństwo i higienę pracy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia odpowiednich pomieszczeń socjalnych i administracyjnych, a ich budowa jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania zakładu.  

Komentarz PwC 

Dotychczas Dyrektor KIS konsekwentnie kwestionował możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych wydatków ponoszonych na budynki socjalne i administracyjne. W naszej ocenie przytoczona interpretacja indywidualna z dnia 7 listopada 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.526.2025.3.JMS, stanowi istotną i korzystną zmianę podejścia organu.  

Należy zwrócić uwagę, że sądy administracyjne od samego początku podkreślały, że wydatki na infrastrukturę socjalną i administracyjną nie powinny być automatycznie wykluczane z katalogu kosztów kwalifikowanych, jeśli są funkcjonalnie związane z inwestycją i wynikają z realnych potrzeb przedsiębiorstwa a zaliczeniu do kosztów kwalifikowanych podlegają nie tylko wydatki na maszyny czy hale produkcyjne, ale również na pomieszczenia socjalne, biura, parkingi czy drogi wewnętrzne. Stanowisko to jest spójne z tym przedstawionym przez Dyrektora KIS w omawianej interpretacji.  

Tytułem przykładu należy wskazać Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: “NSA”) z dnia 6 października 2023 r., sygn. II FSK 527/23 czy wyrok NSA z dnia 6 lutego 2024 r., sygn. II FSK 608/21, w którym NSA podkreślał, że nie istnieje żadna zależność pomiędzy możliwością zaliczenia wydatku jako kwalifikowanego, a wpływem dokonanych wydatków na zwiększenie zdolności produkcyjnej istniejącego przedsiębiorstwa. Z przepisów nie wynikają żadne celowościowe ograniczenia w zaliczaniu takich wydatków do kosztów kwalifikowanych nowej inwestycji. Wydanie decyzji o wsparciu na rzecz przedsiębiorcy przesądza o kwalifikacji poszczególnych wydatków, a selekcja kosztów na etapie realizacji inwestycji jest nieuprawniona.  

Analogiczne stanowisko prezentuje również wyrok NSA z dnia 17 marca 2025 r., sygn. II FSK 890/22 wskazał dobitnie na absurdalność dotychczasowego stanowiska Dyrektora KIS: “(…) kwestionowanie jako elementu nowej inwestycji, także zapewnienia pracownikom produkcyjnym pomieszczeń, w których mogą spożyć posiłek oraz dostępu do toalety, a tym samym związanych z tym wydatków poniesionych przez Spółkę jako kosztów kwalifikowanych tej inwestycji z racji na brak dostatecznego związku z działalnością produkcyjną, mogłoby być uważane za podejście bardziej charakterystyczne dla dziewiętnastego wieku, aniżeli dla czasów współczesnych.” 

Warto pamiętać, że budowa infrastruktury socjalnej i administracyjnej często wynika z obowiązków pracodawcy, określonych w przepisach BHP. Takie wydatki są niezbędne do zapewnienia odpowiednich warunków pracy i bezpieczeństwa pracowników. Organy podatkowe nie powinny dowolnie ograniczać katalogu kosztów kwalifikowanych, skupiając się wyłącznie na wydatkach bezpośrednio związanych z produkcją. Liczy się przede wszystkim funkcjonalny związek z inwestycją oraz jej wpływ na działalność gospodarczą objętą decyzją o wsparciu. 

Zmiana praktyki organów podatkowych jest dobrą wiadomością dla przedsiębiorców. Mamy nadzieję, że interpretacja Dyrektora KIS z 7 listopada 2025 r. zapoczątkuje nową linię interpretacyjną, a przedsiębiorcy nie będą musieli prowadzić postępowań przed sądami administracyjnymi, aby uzyskać potwierdzenie kwalifikowalności wydatków na budynki socjalne i administracyjne jako kosztów nowej inwestycji.