Ulga badawczo-rozwojowa – przeprowadzanie zaawansowanych prac koncepcyjnych oraz wykorzystywanie najnowszych technologii nie przesądza o prowadzeniu prac B+R

Spółka produkcyjna, prowadząca prace projektowe i tworząca prototypy nowych produktów, spotkała się z odmową przyznania ulgi B+R, gdyż Dyrektor KIS uznał jej działania za standardową praktykę biznesową, a nie działalność badawczo-rozwojową.

Okoliczności sprawy

Spółka (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) prowadzi działalność produkcyjną, która poza standardowym zakresem operacyjnym, obejmuje również realizację projektów wymagających zastosowania specjalistycznego know-how oraz opracowania indywidualnych procesów produkcyjnych dostosowanych do nowych koncepcji produktowych. Projekty te, realizowane w szczególności od 2023 roku, koncentrują się na opracowywaniu nowych rodzajów produktów, często w obszarach trudno skalowalnych, co wiąże się z koniecznością zastosowania odmiennych materiałów, technologii oraz bardziej zaawansowanych prac koncepcyjnych. Istotnym elementem tych działań jest proces prototypowania, obejmujący tworzenie od kilku do kilkunastu wariantów prototypów, ich testowanie oraz sukcesywne doskonalenie rozwiązań w odpowiedzi na potrzeby klientów oraz wymagania jakościowe.

Działalność Spółki w tym zakresie ma charakter rozwojowy i ukierunkowana jest na poszukiwanie nowych zastosowań oraz opracowywanie innowacyjnych rozwiązań technologicznych, co prowadzi do powstawania produktów nowych przynajmniej w skali przedsiębiorstwa. Realizacja projektów wymaga interdyscyplinarnego podejścia, obejmującego zaawansowane analizy konstrukcyjne, dobór materiałów i komponentów, projektowanie technologii wytwarzania oraz wykorzystanie nowoczesnych narzędzi projektowych i wizualizacyjnych. Prace te są każdorazowo poprzedzone szczegółową analizą wykonalności oraz obejmują iteracyjny proces testów i modyfikacji, co pozwala na opracowanie rozwiązań spełniających wysokie standardy jakościowe i funkcjonalne, przy jednoczesnym uwzględnieniu specyfiki i złożoności projektowanych produktów.

Szczegóły dotyczące przedmiotu produkowanego przez Spółkę zostały zanonimizowane. Tym niemniej, przykładowy zakres prac projektowych realizowanych przez Spółkę obejmuje:

• stworzenie koncepcji nowego produktu;
• prace projektowe i konstrukcyjne na podstawie zebranych informacji i inspiracji produktowych;
• tworzenie w oprogramowaniu 3D makiet wizualizacji modelu i jego cech charakterystycznych - na tym etapie wiele modeli prototypów jest odrzucanych lub zlecanych do ponownej modyfikacji i wprowadzenia zmian projektowych czy koncepcyjnych;
• przygotowanie dokumentacji projektowej i wykonawczej, a także przygotowanie wytycznych projektowych, produkcyjnych, surowcowych, planowanie sposobów kontroli i oceny jakościowej;
• etap testowania (...), podzespołów - w Spółce praktykowane są metody sprawdzania jakości zamawianych materiałów;
• ocena wykonanych prototypów poprzez pracownice Spółki;
• przygotowanie wybranych gotowych prototypów, zwanych często pierwowzorami;
• produkcja pilotażowa/testowa (...) w sposób odpowiadający (...) partii masowej - etap ten jest realizowany poza siedzibą Spółki u jej partnerów biznesowych, w związku z czym wydatki wskazanego etapu nie są klasyfikowane przez Spółkę jako koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Mając na uwadze powyższe, Spółka powzięła wątpliwość czy prowadzona przez nią działalność stanowi działalność spełniającą definicję działalności badawczo-rozwojowej (dalej: działalność B+R).

Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

W ocenie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „Dyrektor KIS”, „Organ”) działalność wykonywana przez Wnioskodawcę nie stanowi działalności B+R.

Dyrektor KIS uznał, że prace realizowane przez Spółkę nie stanowią działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu przepisów ustawy o CIT, wskazując przede wszystkim na brak ich twórczego charakteru oraz brak związku z inicjowaniem, projektowaniem lub tworzeniem nowych albo istotnie ulepszonych produktów, procesów lub usług. W ocenie organu, działania Spółki nie są rezultatem prac B+R, lecz wpisują się w standardową praktykę gospodarczą właściwą dla danej branży. Podkreślono, że opracowywanie nowych wariantów produktów, dobór materiałów, dostosowywanie parametrów czy prowadzenie prac koncepcyjnych na potrzeby wdrożenia nowych rozwiązań, stanowi typowe etapy procesu produkcyjnego, niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa, a tym samym nie spełniają ustawowej definicji działalności B+R.

Organ zwrócił również uwagę, że działania Spółki mają charakter przede wszystkim dostosowawczy do bieżących potrzeb klientów i nie wiążą się z istotną niepewnością co do osiągnięcia rezultatu. W konsekwencji nie można ich uznać za prace innowacyjne, istotnie wykraczające poza zwykłą działalność operacyjną. Zdaniem Dyrektora KIS brak jest przesłanek wskazujących na podejmowanie przez Spółkę prób prowadzących do powstania nowych rozwiązań technologicznych lub produktowych, a realizowane czynności mają charakter rutynowy i powtarzalny. W efekcie Organ stwierdził, że działalność Spółki nie spełnia warunków uznania jej za działalność badawczo-rozwojową, co wyklucza możliwość skorzystania z ulgi B+R w analizowanym zakresie.

Komentarz PwC

Odnosząc się do stanowiska Dyrektora KIS, należy zauważyć, że Organ w analizowanym przypadku przyjął zawężającą interpretację, sprowadzając prace realizowane przez Spółkę do standardowych działań polegających na dostosowywaniu produktów do potrzeb rynkowych. W konsekwencji pominięto szerszy kontekst prowadzonej działalności, w tym elementy związane z opracowywaniem nowych rozwiązań oraz indywidualnym podejściem do realizowanych projektów.

Jednocześnie należy podkreślić, że ocena Organu odnosi się wyłącznie do stanu faktycznego przedstawionego we wniosku. W związku z tym podatnik powinien zweryfikować, czy opis zaprezentowany we wniosku w sposób pełny i prawidłowy odzwierciedla rzeczywisty zakres czynności wykonywanych przez Spółkę, w szczególności w kontekście ich potencjalnego charakteru badawczo-rozwojowego.

W naszej ocenie prace polegające na rozwoju asortymentu Spółki, w tym wprowadzaniu nowych i ulepszonych wersji, mogą być kwalifikowane jako działalność badawczo-rozwojowa. Każdorazowo jednak ocena będzie zależna od danego stanu faktycznego.

Szczególnie istotnym elementem identyfikacji działalności badawczo-rozwojowej jest prawidłowe określenie kontekstu, w jakim funkcjonuje podatnik. W pierwszej kolejności należy uwzględnić specyfikę branży, w której prowadzi on działalność, co pozwala na właściwe odróżnienie czynności o charakterze rutynowym od działań o potencjalnie innowacyjnym charakterze. Kluczowe znaczenie ma również analiza przedmiotu prowadzonych prac, w szczególności rozróżnienie pomiędzy realizacją zamówień o charakterze indywidualnym a opracowywaniem produktów będących efektem działań ukierunkowanych na rozwój oferty, wynikającym z przeprowadzonych analiz rynkowych, badań czy innych metod identyfikacji uzasadnienia biznesowego.

Nieodzownym elementem pozostaje także odpowiednia dokumentacja prac, obejmująca w szczególności ewidencję wprowadzanych zmian i ulepszeń, informacje o zastosowanych nowych technologiach i specjalistycznych zasobach, takich jak oprogramowanie, maszyny czy wiedza ekspercka, a także zapisy kolejnych iteracji projektowych. Dokumentacja powinna odzwierciedlać przebieg procesu twórczego, w tym rozwój funkcjonalności produktu, napotkane wyzwania technologiczne, przeprowadzone walidacje oraz ostateczne rozwiązania wdrożone w finalnej wersji produktu.

Dopiero po szczegółowym rozpoznaniu wskazanych kwestii możliwe jest przystąpienie do właściwej identyfikacji charakteru realizowanego projektu.