Nie każda kara za opóźnienie podlega wyłączeniu z kosztów podatkowych - korzystna interpretacja po wyroku WSA

Kolejna interpretacja Dyrektora KIS (z 17 sierpnia 2026 r. 0111-KDIB1-1.4010.37.2025.9.MF), wydana po prawomocnym wyroku WSA w Gliwicach, potwierdza, że jeśli kara umowna nie dotyczy wad towarów, robót lub usług, a jej poniesienie jest biznesowo uzasadnione i związane z działalnością podatnika, może stanowić koszt podatkowy. To istotny sygnał dla przedsiębiorców realizujących złożone kontrakty, w których opóźnienia mogą wynikać z okoliczności niezależnych od wykonawcy. 

Okoliczności sprawy 

Wnioskodawcą w omawianej sprawie była spółka realizująca kontrakty na dostawy pojazdów, których terminy realizacji są szczegółowo określane w harmonogramach.  

Co istotne w opisie zdarzenia przyszłego spółka wskazała, że podczas realizacji kontraktów mogą wystąpić okoliczności skutkujące przekroczeniem terminu realizacji dostawy, takie jak m.in.: możliwość wprowadzania przez zamawiającego dodatkowych wymagań technicznych lub funkcjonalnych, konieczność przeprowadzenia dodatkowych badań, pozyskania dodatkowych komponentów, niekorzystne warunki atmosferyczne, przedłużające się procedury certyfikacyjne. Spółka zaznaczyła również, że pomimo zachowania należytej staranności na etapie konstruowania harmonogramu oraz realizacji kontraktu, przewidzenie tych okoliczności oraz pełne uwzględnienie ich wpływu na harmonogram realizacji kontraktu nie zawsze jest możliwe. Ponadto w wielu przypadkach, okoliczności te dotyczą kwestii, na które spółka nie ma wpływu (np. długi termin realizacji czynności przez podmioty trzecie zaangażowane w poszczególne etapy kontraktu, ograniczona dostępność poszczególnych komponentów na rynku itp.). 

Zgodnie z postanowieniami omownymi, w przypadku opóźnienia w dostawie pojazdów spółka może być zobowiązana do zapłaty kary umownej, natomiast w przypadku opóźnienia w rozliczeniu zaliczki otrzymanej od zamawiającego na poczet wykonania kontraktu - do zapłaty odsetek ustawowych. 

Istotą sprawy było rozstrzygnięcie, czy takie wydatki mogą stanowić podatkowe koszty uzyskania przychodów. Zdaniem Spółki zarówno kara umowna, jak i odsetki spełniają warunki uznania ich za koszty podatkowe. 

W kontekście uznania kar umownych za koszt podatkowy Spółka argumentowała, że kara za nieterminową dostawę pojazdów, wynikająca z okoliczności niezależnych od podatnika, nie mieści się w katalogu wyłączeń określonych w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Przepis ten wyłącza z kosztów podatkowych kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. 

Stanowisko organu i rozstrzygnięcie WSA 

Dyrektor KIS w interpretacji z 18 marca 2025 r. (0111-KDIB1-1.4010.37.2025.2.MF) uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe. W ocenie organu wszelkie odszkodowania i kary umowne z tytułu opóźnienia w wykonaniu świadczenia (nawet niezawinione przez dłużnika) mieszczą się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Natomiast odsetki, zdaniem Dyrektora KIS są wydatkiem powiązanym z karą umowną, nie stanowiącą kosztu podatkowego, więc również nie mogą być kosztem podatkowym. 

Spółka zaskarżyła interpretację do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, który wyrokiem z 25 marca 2026 r. (I SA/Gl 574/25) potwierdził prawidłowość stanowiska spółki i uchylił zaskarżoną interpretację.  

Organ nie wniósł skargi kasacyjnej, więc wyrok stał się prawomocny. Po ponownym rozpatrzeniu sprawy, z uwzględnieniem oceny prawnej sądu, Dyrektor KIS uznał, że stanowisko spółki o możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zarówno kary umownej, jak i odsetek, jest prawidłowe. 

Co to oznacza dla przedsiębiorców? 

Omawiana interpretacja wpisuje się w korzystną dla podatników linię orzeczniczą sądów administracyjnych, zgodnie z którą art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT należy interpretować ściśle. Oznacza to, że nie każda kara umowna związana z nieterminową realizacją kontraktu automatycznie podlega wyłączeniu z kosztów podatkowych. Wyłączenie z kosztów podatkowych z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT nie dotyczy bowiem wszelkiego typu opóźnień, lecz wyłącznie opóźnienia związanego z dostarczeniem wadliwego towaru lub usunięciem wad towarów albo wykonanych robót i usług. Kluczowe znaczenie ma również wykazanie związku kary umownej z działalnością gospodarczą podatnika i celowości poniesienia wydatku.  

Warto zaznaczyć, że rozpoznawanie kar umownych jako kosztów podatkowych od lat pozostaje przedmiotem sporów między podatnikami a organami podatkowymi. Pomimo licznych wyroków sądów administracyjnych potwierdzających ścisłą wykładnię art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, Dyrektor KIS wciąż wydaje negatywne interpretacje oparte na szerokim rozumieniu tego przepisu. 

W praktyce podatnicy powinni pamiętać, że podejście organów podatkowych w tym obszarze pozostaje niejednolite. W konsekwencji możliwość ujęcia danego rodzaju kary umownej w kosztach podatkowych powinna być każdorazowo poprzedzona szczegółową analizą postanowień umownych oraz okoliczności faktycznych związanych z poniesieniem wydatku. W bardziej istotnych przypadkach warto również rozważyć zabezpieczenie stanowiska interpretacją indywidualną.