IP Box – KIS dopuszcza wsteczne przygotowanie ewidencji na potrzeby IP Box

Zdaniem Dyrektora KIS, fakt sporządzenia ewidencji IP Box dopiero na moment rozliczenia preferencji, nie wyklucza prawa do zastosowania IP Box. 

Okoliczności sprawy 

Przedmiotem analizowanej interpretacji indywidualnej była możliwość zastosowania preferencyjnego opodatkowania dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (IP Box) przez podatnika prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w obszarze programowania. Wnioskodawca, będący osobą fizyczną podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, świadczył usługi programistyczne na rzecz kontrahenta. W ramach tej współpracy zajmował się tworzeniem, rozwijaniem i ulepszaniem oprogramowania, w szczególności aplikacji mobilnych oraz narzędzi wspierających komunikację w czasie rzeczywistym, a także rozwiązań z zakresu infrastruktury IT, bezpieczeństwa i automatyzacji. 

Istotnym elementem modelu biznesowego Wnioskodawcy jest odpłatne przenoszenie na kontrahenta całości autorskich praw majątkowych do wytwarzanego oprogramowania. Wnioskodawca wskazał, że jego działalność ma charakter twórczy, nie obejmuje rutynowych zmian i prowadzi do powstawania odrębnych programów komputerowych chronionych prawem autorskim. Jednocześnie podkreślił, że jego prace realizowane są w sposób systematyczny i metodyczny, a ich celem jest tworzenie nowych lub znacząco ulepszonych rozwiązań. 

Na tle tego stanu faktycznego szczególne znaczenie miał sposób prowadzenia ewidencji na potrzeby IP Box, tj. Ewidencji, o której mowa w art. 30cb ustawy o PIT. Wnioskodawca wskazał bowiem, że w momencie składania wniosku o interpretację nie prowadził szczegółowej ewidencji na bieżąco, lecz zamierza ją sporządzać przed złożeniem zeznania podatkowego za bieżący rok oraz przed złożeniem korekt zeznań za lata poprzednie. Jednocześnie zadeklarował, że w kolejnych latach zamierza prowadzić ewidencję na bieżąco. Pytania skierowane do organu we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej obejmowały zarówno kwalifikację działalności jako badawczo-rozwojowej, możliwość zastosowania stawki 5% dla dochodów z autorskich praw do programu komputerowego, jak i sposób rozliczania kosztów oraz ich przypisywania do wskaźnika nexus. 

Stanowisko Dyrektora KIS 

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko Wnioskodawcy zasadniczo za prawidłowe potwierdzając, że działalność polegająca na tworzeniu i rozwijaniu oprogramowania może stanowić działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu przepisów ustawy o PIT (interpretacja indywidualna z 17 kwietnia 2026 r., sygn.: 0114-KDIP3-1.4011.126.2026.2.AC). Organ zaakceptował również, że autorskie prawa do programów komputerowych wytwarzanych przez Wnioskodawcę stanowią kwalifikowane prawa własności intelektualnej, a dochód z ich sprzedaży może podlegać opodatkowaniu preferencyjną stawką 5%, pod warunkiem spełnienia wymogów ustawowych. Stąd za zasadne organ uznał odniesienie się do kwestii odrębnej ewidencji na potrzeby IP Box. 

W kontekście ewidencji IP Box organ nie zakwestionował przyjętego przez Wnioskodawcę podejścia polegającego na jej sporządzaniu przed złożeniem deklaracji podatkowej (tj. sporządzeniu nie na bieżąco). Przyjmując opisany stan faktyczny KIS wskazał jednak, że ewidencja musi być prowadzona w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, w tym wyodrębnienie poszczególnych praw, przypisanie do nich przychodów i kosztów oraz kalkulację dochodu podlegającego preferencyjnemu opodatkowaniu. Organ podkreślił również, że obowiązek prowadzenia ewidencji ma charakter funkcjonalny – jej celem jest zapewnienie prawidłowego sporządzenia zeznania podatkowego, a także umożliwienie weryfikacji rozliczenia przez organy podatkowe. 

Z uzasadnienia interpretacji wynika, że kluczowe znaczenie ma nie moment sporządzenia ewidencji, lecz uwzględnienie w niej danych wymaganych przez przepisy regulujące preferencję. Ewidencja powinna umożliwiać w szczególności wyodrębnienie poszczególnych kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz przypisanie do nich przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), kosztów uwzględnianych we wskaźniku nexus. 

Komentarz PwC 

Analizowana interpretacja stanowi istotny głos w dyskusji dotyczącej dopuszczalności prowadzenia ewidencji IP Box w sposób odtworzeniowy. W praktyce gospodarczej wielu podatników decyduje się na uporządkowanie dokumentacji dopiero na etapie rozliczenia rocznego, co wynika z relatywnie wysokiego stopnia skomplikowania obowiązków ewidencyjnych. Omawiana interpretacja potwierdza, że brak bieżącego prowadzenia ewidencji nie przekreśla prawa do skorzystania z preferencji, jednak akcentuje jednocześnie fundamentalne znaczenie jej jakości. 

Z perspektywy praktyki kontrolnej należy wskazać, że ewidencja sporządzana wstecz wiąże się z podwyższonym ryzykiem podatkowym. Organy podatkowe w toku ewentualnych czynności sprawdzających lub kontroli w pierwszej kolejności analizują moment powstania ewidencji, gdyż ich zdaniem ewidencja powinna być sporządzana na bieżąco, a nie dopiero na moment rozliczenia preferencji. Co istotne, stanowisko to było kwestionowane przez sądy administracyjne, które wskazują, że bieżące prowadzenie ewidencji IP Box nie jest wymogiem ustawowym (przykładowo wyrok NSA z 7 listopada 2023 r. (sygn. II FSK 328/22). 

Jednak jak wynika z analizowanej interpretacji, podejście polegające na sporządzaniu ewidencji na koniec roku podatkowego może być akceptowalne, o ile podatnik jest w stanie wykazać, że ewidencja w sposób rzetelny odzwierciedla rzeczywisty przebieg prac badawczo-rozwojowych oraz pozwala na przypisanie przychodów i kosztów do konkretnych kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Jednocześnie rekomendowane jest przechodzenie na model ewidencji prowadzonej na bieżąco, który znacząco ogranicza ryzyko dowodowe oraz ułatwia wykazanie spełnienia warunków stosowania preferencji IP Box. 

Podsumowując, interpretacja wskazuje na potencjalną zmianę podejścia organów do formalnego aspektu prowadzenia ewidencji, jednak jednocześnie wzmacnia znaczenie jej funkcji dowodowej Oraz zawarcie w niej kluczowych, wymaganych przez przepisy danych.