28 września 2026 r. Rada Unii Europejskiej ostatecznie zatwierdziła reformę przepisów dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zmiany obejmują m.in. zasady dotyczące osób pracujących lub prowadzących działalność w dwóch lub więcej państwach członkowskich.
Nowe rozporządzenie wejdzie w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po jego publikacji w Dzienniku Urzędowym UE. Nie oznacza to jednak, że wszystkie nowe rozwiązania zaczną być stosowane od razu. W przypadku części przepisów dotyczących ustalania właściwego ustawodawstwa dla osób aktywnych w kilku państwach, w tym nowego brzmienia art. 14 ust. 10 rozporządzenia wykonawczego nr 987/2009, przewidziano 24-miesięczne odroczenie stosowania.
W praktyce oznacza to, że od wejścia reformy w życie do rozpoczęcia stosowania części nowych zasad miną jeszcze dwa lata.
Zmiany są szczególnie istotne z perspektywy przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną. Coraz więcej osób prowadzących działalność gospodarczą w Polsce realizuje projekty za granicą, regularnie świadczy usługi w kilku państwach lub łączy działalność na własny rachunek z zatrudnieniem w innym kraju.
W takich sytuacjach sama rejestracja działalności gospodarczej w Polsce nie oznacza automatycznie podlegania polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. O tym, gdzie powinny być opłacane składki, decyduje rzeczywisty sposób wykonywania aktywności zawodowej oraz zasady wynikające z unijnych przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Jedna osoba, jeden system zabezpieczenia społecznego
Podstawową zasadą unijnej koordynacji pozostaje podleganie ustawodawstwu tylko jednego państwa.
W przypadku przedsiębiorców wykonujących działalność za granicą sposób ustalenia właściwego systemu zależy od modelu aktywności. Inne zasady mają zastosowanie przy czasowym wykonywaniu działalności za granicą, inne przy regularnym prowadzeniu działalności w dwóch lub większej liczbie państw, a jeszcze inne w przypadku łączenia działalności gospodarczej z pracą najemną w innym państwie.
Najczęstsze sytuacje w praktyce
| Sytuacja | Jakie zasady mają zastosowanie | Co warto wiedzieć |
|---|---|---|
| Czasowe wykonywanie podobnej działalności w innym państwie | Możliwe jest dalsze stosowanie ustawodawstwa państwa, w którym przedsiębiorca normalnie prowadzi działalność, jeżeli spełnione są wymagane warunki, a przewidywany okres działalności za granicą nie przekracza 24 miesięcy. | Limit 24 miesięcy występuje już w obecnych zasadach dotyczących tego scenariusza. Reforma modyfikuje także część warunków stosowania art. 12. |
| Regularne wykonywanie działalności w Polsce i co najmniej jednym innym państwie | Zastosowanie znajdują zasady dotyczące działalności wykonywanej w kilku państwach. Znaczenie mają m.in. państwo zamieszkania oraz zakres działalności wykonywanej w poszczególnych państwach. | Nowe przepisy przewidują, że ustalenie ustawodawstwa na podstawie art. 13 będzie mogło obowiązywać maksymalnie przez 24 miesiące, przy uwzględnieniu sytuacji prognozowanej na kolejne 12 miesięcy. Nowe brzmienie art. 14 ust. 10 będzie stosowane dopiero po 24 miesiącach od wejścia reformy w życie. |
| Brak znaczącej części działalności w państwie zamieszkania | Konieczna jest dalsza analiza zasad właściwych dla działalności wielopaństwowej, w tym ustalenie centrum zainteresowania działalności przedsiębiorcy. | Sam wpis do CEIDG czy polski adres działalności nie przesądzają o podleganiu polskiemu systemowi. |
| Działalność na własny rachunek w jednym państwie i praca najemna w innym | Co do zasady zastosowanie znajduje ustawodawstwo państwa wykonywania pracy najemnej. | Polska działalność gospodarcza nie musi więc oznaczać podlegania polskiemu ZUS. |
| Zaświadczenie A1 | A1 potwierdza ustawodawstwo właściwe ustalone zgodnie z zasadami koordynacji. | A1 nie daje możliwości wyboru systemu zabezpieczenia społecznego. Powinno odpowiadać rzeczywistemu modelowi aktywności. |
Czasowe wykonywanie działalności za granicą
Przedsiębiorca, który normalnie prowadzi działalność w Polsce, może w określonych sytuacjach czasowo wykonywać podobną działalność w innym państwie i nadal podlegać polskiemu ustawodawstwu.
Art. 12 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004 przewiduje taką możliwość, jeżeli spełnione są określone warunki, a przewidywany okres działalności w innym państwie nie przekracza 24 miesięcy. Przyjęta reforma utrzymuje ten 24-miesięczny limit, modyfikując jednocześnie część warunków korzystania z tego rozwiązania.
W praktyce sam wpis do CEIDG nie jest wystarczający. Istotne pozostaje rzeczywiste prowadzenie działalności oraz spełnienie warunków przewidzianych przez unijne przepisy.
Działalność w kilku państwach
Inne zasady dotyczą przedsiębiorcy, który regularnie prowadzi działalność w Polsce oraz w co najmniej jednym innym państwie.
W takich przypadkach znaczenie mają przede wszystkim państwo zamieszkania oraz zakres działalności faktycznie wykonywanej w poszczególnych państwach.
Jeżeli znacząca część działalności wykonywana jest w państwie zamieszkania, co do zasady zastosowanie znajduje ustawodawstwo tego państwa. Jeżeli warunek ten nie jest spełniony, konieczna jest dalsza analiza modelu aktywności, w tym centrum zainteresowania działalności.
Sam polski adres czy rejestracja działalności gospodarczej nie przesądzają więc o podleganiu polskim ubezpieczeniom społecznym.
Co zmienią nowe przepisy?
Jedną ze zmian istotnych dla osób aktywnych w kilku państwach jest nowe brzmienie art. 14 ust. 10 rozporządzenia wykonawczego nr 987/2009.
Zgodnie z przyjętym tekstem ustalenie ustawodawstwa właściwego na podstawie art. 13 będzie obowiązywało maksymalnie przez 24 miesiące, przy uwzględnieniu sytuacji prognozowanej na kolejne 12 miesięcy. Po upływie 24 miesięcy właściwe ustawodawstwo będzie ponownie oceniane w świetle sytuacji danej osoby.
To ważne rozróżnienie: 24 miesiące nie zastępują 12-miesięcznej prognozy. Prognoza nadal obejmuje kolejne 12 miesięcy, natomiast samo ustalenie właściwego ustawodawstwa może obowiązywać maksymalnie przez 24 miesiące.
Co równie istotne, rozwiązanie to nie będzie stosowane od razu po wejściu reformy w życie. Nowe brzmienie art. 14 ust. 10 ma być stosowane dopiero po upływie 24 miesięcy od wejścia rozporządzenia zmieniającego w życie.
Oznacza to, że wejście reformy w życie i rozpoczęcie stosowania wszystkich nowych rozwiązań nie nastąpią w tym samym momencie.
Działalność gospodarcza w jednym państwie, praca najemna w drugim
Odrębne reguły dotyczą osoby, która prowadzi działalność na własny rachunek w jednym państwie, a równocześnie wykonuje pracę najemną w innym.
Zgodnie z art. 13 ust. 3 rozporządzenia nr 883/2004 w takim przypadku co do zasady zastosowanie znajduje ustawodawstwo państwa, w którym wykonywana jest praca najemna.
Może więc wystąpić sytuacja, w której osoba posiadająca działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce będzie podlegać systemowi zabezpieczenia społecznego innego państwa również w odniesieniu do działalności prowadzonej na własny rachunek.
A1 nie jest tylko formalnością
Zaświadczenie A1 potwierdza ustawodawstwo właściwe dla danej osoby. Nie daje natomiast przedsiębiorcy możliwości swobodnego wyboru kraju, w którym chce opłacać składki.
Przed wystąpieniem o A1 warto więc ustalić przede wszystkim:
- gdzie działalność jest faktycznie wykonywana,
- gdzie znajduje się państwo zamieszkania danej osoby,
- jaki zakres aktywności przypada na poszczególne państwa,
- czy działalność za granicą ma charakter czasowy czy regularny,
- czy działalność na własny rachunek jest łączona z pracą najemną w innym państwie.
Finalny tekst reformy dodatkowo wskazuje, że przy wydawaniu zaświadczenia potwierdzającego właściwe ustawodawstwo właściwa instytucja powinna przeprowadzić odpowiednią ocenę okoliczności istotnych dla zastosowania tych zasad i potwierdzić prawidłowość informacji zawartych w zaświadczeniu.
Komentarz PwC
Rosnąca mobilność przedsiębiorców powoduje, że działalność gospodarcza coraz częściej wykonywana jest poza granicami jednego państwa. W takich przypadkach uwaga koncentruje się często na konsekwencjach podatkowych, podczas gdy równie istotne mogą być skutki w zakresie zabezpieczenia społecznego.
Polska działalność gospodarcza nie zawsze oznacza polski ZUS. O właściwym systemie decyduje rzeczywisty sposób wykonywania aktywności oraz reguły wynikające z unijnej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Przyjęta reforma modyfikuje część tych zasad i przewiduje nowe rozwiązania dotyczące m.in. osób aktywnych w kilku państwach. Nie wszystkie zmiany zaczną być jednak stosowane jednocześnie z wejściem reformy w życie. W przypadku części regulacji dotyczących właściwego ustawodawstwa nowe zasady zaczną działać dopiero po 24 miesiącach.
Przed rozpoczęciem lub zmianą modelu działalności transgranicznej warto więc przeanalizować zarówno konsekwencje podatkowe, jak i właściwe ustawodawstwo w zakresie zabezpieczenia społecznego oraz zasady uzyskania A1.
Autorzy:
