8 maja 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało długo oczekiwaną przez podatników roboczą wersję struktury logicznej FA(3), która planowo od 1 lutego 2026 r. zastąpi funkcjonującą obecnie strukturę FA(2).
Nowa struktura uwzględnia niektóre z uwag zgłaszanych przez nas Ministerstwu w toku konsultacji i szereg modyfikacji, które mogą wpłynąć na sposób, w jaki przedsiębiorstwa będą wystawiać i przetwarzać faktury. Warto już teraz pochylić się nad zakresem zmian, aby odpowiednio te modyfikacje odzwierciedlić w ramach toczących się lub planowanych projektów wdrożeniowych KSeF.
Główne zmiany w FA(3):
- Wydatki pracownicze: Możliwe będzie wskazanie danych pracownika w podmiocie trzecim (w schemie dodano rolę “Pracownik”).
- Nabywca - jednostka podrzędna JST: Wprowadzenie znacznika wskazującego, czy faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST i wskazania jej NIP.
- Nabywca - członek grupy VAT: Wprowadzenie znacznika wskazującego, czy faktura dotyczy członka grupy VAT.
- Ograniczenie liczby faktur korygowanych możliwych do wskazania przy korekcie: Nie będzie już możliwe wskazanie nieskończenie dużej ilości faktur korygowanych, a maksymalnie 50 000. To ograniczenie ma na celu poprawę wydajności systemu czy zapobieganie potencjalnym problemom z przetwarzaniem dużych zbiorów danych.
- Rozszerzenie pola z nazwą towaru/usługi: Nowa schema zostawi podatnikom więcej miejsca na szczegółowe opisy (max. 512 znaków).
- Doprecyzowania w zakresie terminów płatności, czy płatności częściowych: Zwiększono elastyczność w określaniu terminów, w szczególności zlikwidowano obowiązek podawania terminu płatności w formie dzień-miesiąc-rok, dając możliwość ustalenia terminu na inne sposoby (np. opis słowny).
- Link do płatności: Link do płatności będzie mógł być bezpośrednim elementem schemy, co z pewnością ułatwi płatności online.
- Identyfikator płatności KSeF: Możliwość uwzględnienia go na fakturze jako jej elementu. Dodanie pola do podawania identyfikatora płatności KSeF ułatwi jej identyfikację w systemie.
- Rozszerzony zakres daty umowy i zamówienia: Możliwość wprowadzania archiwalnych dat, począwszy od 1990 r.
- Załączniki: Zgodnie z oczekiwaniami przedsiębiorców, uruchomiona zostanie możliwość dołączania załączników do faktur, które dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) towarów objętych dostawą lub wykonywanych usług, a także złożonej liczby danych co do cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto). Załącznik ma więc dotyczyć wyłącznie danych o charakterze podatkowym. Zamiar wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem będzie wymagał uprzedniego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym. Ministerstwo Finansów zastrzega też sobie możliwość odebrania podatnikowi prawa do wystawiania faktur ustrukturyzowanych z załącznikami, jeśli ta możliwość będzie nadużywana (zgodnie z udostępnionymi informacjami, nie należy w załącznikach umieszczać danych o charakterze handlowym, marketingowym, itp.).
Co to oznacza?
Wdrożenie obligatoryjnego KSeF, w tym dostosowanie się do wymogów FA(3), wymaga od podatników podjęcia coraz pilniejszych działań w celu aktualizacji systemów księgowych i fakturowych oraz dostosowania procesów biznesowych. Wskazane jest uwzględnienie przy wdrożeniu zmian w strukturze faktury ustrukturyzowanej, do których należy się dostosować, ale także przeanalizowanie elementów opcjonalnych, z których dany podmiot chciałby skorzystać. Dodatkowego zaadresowania wymaga w szczególności kwestia do tej pory pozostająca poza funkcjonowaniem API KSeF, a więc dodatkowych załączników, które od 1 lutego 2026 r. będą mogły być jednak - w określonych okolicznościach - za pośrednictwem KSeF przesyłane.
Porozmawiajmy
Chcesz dowiedzieć się, jak te zmiany wpłyną na Twoją firmę? Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu się na wdrożenie FA(3)?
Skontaktuj się z nami, aby omówić szczegóły i znaleźć najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy.
Autorzy:
