Z dniem 1 lipca 2022 r. obowiązywać zaczną przepisy ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw. Znowelizują one m.in. ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych rozszerzając ją o przepisy regulujące funkcjonowanie rejestru umów. Przedmiotowe zmiany w znacznej mierze dotkną samorządy.
Rejestr umów - co to takiego?
Rejestr umów, w rozumieniu nowej ustawy, ma być teleinformatycznym systemem monitoringu umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych, prowadzonym przez Ministra Finansów. Obejmował on będzie umowy zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, w których wartość przedmiotu umowy przekracza 500 zł. W oryginalnych założeniach projektu ustawy, rejestr miał być publikowany na stronie danego podmiotu w Biuletynie Informacji Publicznej, a jego wzór miał być znormalizowany przez Ministra Finansów. Po wprowadzeniu przez Sejm poprawek Senatu, w celu uniknięcia konieczności wprowadzania znaczących zmian systemowych na poziomie pojedynczych samorządów, rejestr umów przybierze jednak formę centralnej platformy informacyjnej.
Zakres formalny
W myśl nowych przepisów, w odniesieniu do umów wskazanych w ustawie, rejestr obejmie następujące dane:
1) numer umowy – o ile taki nadano;
2) datę i miejsce zawarcia umowy;
3) okres obowiązywania umowy;
4) oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;
5) określenie przedmiotu umowy;
6) wartość przedmiotu umowy;
7) informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.
Co więcej, w rejestrze umów, będzie należało umieszczać informacje o każdym uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu umowy za zgodą stron, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu oraz, w przypadku zastosowania przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej ograniczających udzielnie informacji ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy oraz przepisy o przymusowej restrukturyzacji trzeba będzie też podać zakres wyłączenia i jego podstawę prawną.
Powyższe dane, według wprowadzanych przepisów, będzie trzeba zamieszczać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności wymagającej wpisu.
Sankcje
W powszechnej praktyce administracyjnej, przy wprowadzaniu tego typu procedur, najczęściej pojawiającymi się karami są kary finansowe. W tym przypadku jednak ustawodawca przewidział o wiele szerszy zakres potencjalnych sankcji nakładanych w przypadku niewywiązania się przez podmiot z obowiązku ustawowego. Według ustawy kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jak wynika z powyższego przepisu, sankcje obejmują swoim zakresem osoby fizyczne odpowiedzialne za realizację obowiązków wynikających z ustawy. Co jednak istotne, przepis ten jest bardzo ogólnie sformułowany - nie wskazuje precyzyjnie stanowisk i osób, które mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności.
Znaczenie nowelizacji dla samorządów
Jak wskazano w przepisie, obowiązkiem publikacji w rejestrze objęte będą umowy, w których wartość przedmiotu umowy przewyższa 500 zł. W praktyce spowoduje to konieczność publikacji znacznej liczby dokumentów, takich jak np. umowy wynajmu lokalu komunalnego i lokalu użytkowego, umowy dot. świadczenia różnorodnych usług na rzecz samorządu, jak również umowy zlecenia czy darowizny oraz wszystkie zmiany tych umów. Prawidłowe wywiązywanie się z tych obowiązków wymagało będzie od samorządów dostosowania obowiązujących procedur administracyjnych - celem określenia osób zobowiązanych do podjęcia poszczególnych zadań, dostosowania obiegu dokumentów oraz uniknięcia nawarstwiania się formalności.
Autorzy:
