Czy wynagrodzenie członka zarządu wypłacane na podstawie uchwały odpowiedniego organu spółki podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne? Dla spółek, w zarządach których zasiadają osoby zagraniczne, odpowiedź na to pytanie może wymagać szczególnej uwagi.
Stosunek prawny będący podstawą do wypłaty wynagrodzenia członka zarządu
Członek zarządu może pełnić swoją funkcję nieodpłatnie lub odpłatnie, a przepisy kodeksu spółek handlowych nie określają, jaki stosunek prawny ma być podstawą do wypłaty wynagrodzenia (honorarium).
W rezultacie, wynagrodzenie to może być wypłacane na podstawie stosunku prawnego opartego na przepisach kodeksu pracy (tj. umowy o pracę) lub kodeksu cywilnego (np. umowy zlecenia bądź kontraktu menedżerskiego). Inną możliwością jest ustalenie wysokości honorarium członka zarządu w drodze uchwały odpowiedniego organu spółki (zgromadzenia wspólników lub rady nadzorczej).
Według Raportu PwC o wynagrodzeniach członków zarządu i rad nadzorczych spółek giełdowych za rok 2019, dominującą formą zaangażowania członków zarządu, w oparciu o którą dokonywana jest wypłata honorarium, są umowy cywilnoprawne (75%). Nieco rzadziej wybierana jest umowa o pracę (68%), natomiast około 53% spółek giełdowych wynagradza członków zarządu w oparciu o uchwałę.
Stosunek prawny a podatek dochodowy i ubezpieczenia społeczne
Każda z tych form współpracy pociąga za sobą inne konsekwencje na gruncie polskiego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego („składki ZUS”). Wynagrodzenie wypłacane członkowi zarządu na podstawie umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawnej podlegać będzie składkom ZUS, zgodnie z zasadami przewidzianymi odpowiednio dla pracowników oraz zleceniobiorców.
Zupełnie inaczej przedstawia się sytuacja, kiedy wysokość należnego honorarium ustalana jest w drodze uchwały odpowiedniego organu spółki. Uchwała, w odróżnieniu od takich tytułów prawnych, jak wspomniana umowa o pracę czy kontrakt cywilnoprawny, nie stanowi tytułu prawnego, z którym powiązany byłby obowiązek ubezpieczeń społecznych. Zakład Ubezpieczeń Społecznych w wydawanych interpretacjach indywidualnych wielokrotnie potwierdza tę zasadę, wyjaśniając przy tym, że obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlega osoba, która posiada określony tytuł do ubezpieczeń wskazanych przez ustawodawcę. Zatem, samo powołanie, na podstawie przepisów kodeksu spółek handlowych, na stanowisko członka zarządu spółki, jak również osiąganie z tego tytułu ustalonego w drodze uchwały wynagrodzenia, nie skutkuje powstaniem obowiązku ubezpieczeń społecznych, jeżeli nie jest ono związane z powstaniem określonego tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych w wyniku np. zawarcia umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.
Reasumując, pełnienie funkcji członka zarządu wyłącznie na podstawie aktu powołania nie będzie stanowiło, zasadniczo, podstawy wymiaru składek ZUS.
Czynniki, które należy uwzględnić określając obowiązek zagranicznego członka zarządu w zakresie zabezpieczenia społecznego
Czy jednak te same zasady będą dotyczyć zagranicznego członka zarządu, którego aktywność zawodowa obejmuje inne kraje członkowskie Unii Europejskiej oraz którego centrum interesów życiowych nie znajduje się w Polsce?
Z uwagi na bezpośrednie zastosowanie przepisów unijnych dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, sytuacja ubezpieczeniowa zagranicznego członka zarządu polskiej spółki może być inna, a ustalenie prawidłowych obowiązków może być złożone i wymagające uwzględnienia wielu aspektów. Sama spółka, w zarządzie której zasiada zagraniczny członek zarządu może być zobowiązana do odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne do odpowiednika ZUS w innym państwie członkowskim, nawet w sytuacji, kiedy wypłata honorarium oparta jest o uchwałę.
Przyjrzyjmy się poniższemu przykładowi:
Pan Hans Schmidt, obywatel Niemiec, zamieszkały w Niemczech został powołany do zarządu polskiej spółki giełdowej. Dodatkowo jednak, pan Schmidt jest prezesem zarządu spółki duńskiej oraz świadczy pracę na pół etatu w Niemczech dla spółki niemieckiej. Pan Schmidt otrzymuje honorarium z tytułu pełnienia swojej funkcji w zarządzie polskiej spółki na podstawie uchwały. Polska spółka jest przekonana o braku obowiązków w zakresie składek ZUS.
W tym przykładzie, rzeczywiście pan Schmidt nie będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym, ani ubezpieczeniu zdrowotnemu w Polsce, jako że uchwała, na gruncie polskiej ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, nie stanowi tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. Czy jednak polska spółka nie ma żadnych obowiązków względem zagranicznych instytucji zabezpieczenia społecznego?
Na gruncie przepisów koordynacyjnych (tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004), pan Schmidt uznany będzie za osobę wykonującą aktywność zawodową w co najmniej dwóch państwach członkowskich. Składki należne od wszystkich tych aktywności – zidentyfikowanych jako albo praca najemna, albo praca na własny rachunek – powinny być odprowadzane tylko do systemu zabezpieczenia społecznego jednego z tych trzech państw członkowskich, zgodnie z zasadami tego kraju.
W celu prawidłowego zidentyfikowania tego państwa należy ustalić szereg okoliczności, w których wykonywana jest aktywność zawodowa , w tym, między innymi, w jakim kraju pan Schmidt posiada miejsce zamieszkania dla celów stosowania przepisów koordynacyjnych oraz czy pełnienie funkcji członka zarządu jest traktowane na gruncie przepisów danego kraju jako praca najemna bądź praca na własny rachunek.
W przypadku pana Schmidta sytuacja jest o tyle mało skomplikowana, że wiemy, iż wykonuje on tzw. znaczną część pracy (najemnej) w Niemczech, tj. w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania. Ten fakt przesądza o tym, iż składki na ubezpieczenia społeczne należne są niemieckiej instytucji zabezpieczenia społecznego, zgodnie z wewnętrznymi przepisami tego kraju. To oznacza, że polska spółka, która wypłaca honorarium panu Schmidtowi na podstawie uchwały, powinna upewnić się, czy na gruncie niemieckich przepisów w zakresie zabezpieczenia społecznego, stanowić ono będzie podstawę wymiaru składek, a jeżeli tak, na jakim podmiocie ciążyć będą obowiązki w zakresie rejestracji, składania odpowiednich deklaracji oraz wpłaty należnych składek (obliczonych według obowiązujących w Niemczech stawek).
Podobnie, sytuacja zagranicznych członków zarządu mających miejsce zamieszkania poza Polską, w innych krajach członkowskich Unii Europejskiej (oraz Norwegii, Islandii, Lichtensteinie oraz Szwajcarii), których aktywność zawodowa wykracza poza Polskę, wymagać będzie indywidualnej i szczegółowej analizy w celu prawidłowego ustalenia obowiązków w zakresie zabezpieczenia społecznego.
Brak takiej analizy oraz poprzestanie na sprawdzeniu jedynie polskich regulacji, może doprowadzić do nieprawidłowości w tym zakresie oraz w rezultacie negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy oraz samych członków zarządu, którzy z racji swojej funkcji są kluczowymi osobami w organizacji.
Stąd niezwykle istotne jest dogłębne zbadanie sytuacji każdej zagranicznej osoby, która powoływana jest w skład zarządu, w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne w celu zidentyfikowania systemu zabezpieczenia społecznego (jednego) kraju, do którego powinny być odprowadzane składki. Wymagać to będzie uwzględnienia, w którym kraju osoba taka posiada miejsce zamieszkania, oraz jakiego rodzaju aktywność (pracę najemną bądź pracę na własny rachunek) oraz w jakim wymiarze prowadzi na terytorium danego kraju. Co jest istotne, pełnienie funkcji członka zarządu może być traktowane albo jako praca najemna, albo praca na własny rachunek, co jest istotne z perspektywy właściwego zastosowania przepisów odnoszących się do osób wykonujących aktywność zawodową w dwóch lub więcej państwach członkowskich. O właściwej klasyfikacji aktywności członka zarządu decydować powinny przepisy kraju, na terytorium którego dana osoba pełni swoją funkcję. Ponadto, uchwała, na mocy której wypłacane honorarium nie stanowi podstawy do „oskładkowania” na gruncie polskich przepisów, może stanowić tytuł do objęcia obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi w innych krajach UE. To wymagać będzie każdorazowej weryfikacji.
Dodatkowo, wspomniane powyżej okoliczności wymagać będą cyklicznej rewizji, gdyż zmiana jakiegokolwiek elementu tej „układanki” (np. zmiana kraju zamieszkania) może mieć wpływ na zmianę kraju, do systemu którego polska spółka powinna odprowadzać składki.
Na koniec, warto zadbać o szczegółowe zdefiniowanie procesu obsługi zagranicznych członków zarządu, wskazanie osób w organizacji, które będą odpowiedzialne za podejmowanie określonych zadań, identyfikację obowiązków po stronie spółki lub członka zarządu w zakresie odprowadzania składek do systemu kraju, który został zidentyfikowany jako właściwy, jak również wytyczenie punktów kontrolnych, tak aby implikacje w zakresie zabezpieczenia społecznego takich osób były zawsze na czas prawidłowo określone.
Autorzy:
