Jeśli prowadzisz działalność badawczo-rozwojową i zatrudniasz w tym celu pracowników, którzy przynajmniej 50% swojego czasu pracy poświęcają na działalność B+R, możesz skorzystać z nowego mechanizmu podatkowego i nie płacić zaliczek na PIT od ich wynagrodzeń.
Czym jest ulga na innowacyjnych pracowników?
Ulga na innowacyjnych pracowników została wprowadzona przez tzw. Polski Ład z dniem 1 stycznia 2022 roku. Ten proinnowacyjny instrument podatkowy stanowi rozszerzenie ulgi na działalność badawczo–rozwojową (tzw. ulgi B+R). W przepisie art. 18db Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych możemy przeczytać, iż: „podatnik będący płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych, który poniósł za rok podatkowy stratę albo osiągnął dochód niższy od kwoty przysługującego w roku podatkowym odliczenia na podstawie art. 18d, może pomniejszyć kwotę podlegających przekazaniu na rachunek urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy oraz zryczałtowanego podatku dochodowego wskazanych w ust. 2 o iloczyn kwoty nieodliczonej i stawki podatku obowiązującej tego podatnika w danym roku podatkowym”.
W praktyce oznacza to, że podatnicy, posiadający aktywo z nierozliczonej w roku poprzednim ulgi badawczo-rozwojowej, mogą zmniejszyć kwotę zaliczek na PIT od wynagrodzeń osób zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową, z tytułu:
- stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz wypłacanego przez podatnika zasiłku pieniężnego z ubezpieczenia społecznego;
- wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło;
- praw autorskich.
Warunkiem kluczowym w skorzystaniu z tejże ulgi, jest poświęcenie przez danego pracownika minimum 50% czasu w miesiącu, na realizację działalności badawczo-rozwojowej. Uprawnienie przysługuje od miesiąca, w którym podatnik złożył zeznanie podatkowe za dany rok, przykładowo:
Składając CIT w marcu 2023 r. podatnik będzie mógł korzystać z mechanizmu od wypłat należnych za miesiąc marzec do końca grudnia 2023 r. (jeśli jego rok podatkowy trwa od stycznia do grudnia).
Stąd przewidując, że za dany rok podatnik będzie miał stratę podatkową lub ulgę B+R wyższą od podstawy opodatkowania powinien dążyć do jak najszybszego złożenia deklaracji CIT, żeby jak najwięcej miesięcy mogło zostać uwzględnione w uldze na innowacyjnych pracowników.
Jak przygotować się do korzystania ulgi na innowacyjnych pracowników?
W świetle powyższych warunków, kluczowa jest ocena czy podatnik spełnia warunki uprawniające do zastosowania ulgi na innowacyjnych pracowników. Ze względu na konstrukcję przepisów w zakresie tejże ulgi, analiza tego czy oraz w jakiej kwocie podatnik jest uprawniony do skorzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników będzie musiała odbywać się w każdym miesiącu, w którym podatnik będzie chciał skorzystać z tej preferencji. Weryfikacja spełnienia tych warunków powinna opierać się o analizę trzech kluczowych elementów:
- Dostępność nierozliczonego aktywa z tytułu ulgi B+R
- Realizowanie przez pracowników zadań B+R w co najmniej 50% ogólnego czasu pracy
- Pełnienie funkcji płatnika w odniesieniu do wynagrodzenia wypłacanego pracownikom (współpraca z pracownikami na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło bądź na podstawie umowy o przeniesieniu praw autorskich).
Jak efektywnie zaplanować proces wdrożenia ulgi?
Specyfika ulgi na innowacyjnych pracowników, wymaga comiesięcznej weryfikacji czy podatnik realizuje działalność badawczo-rozwojową (mechanizmy te są ściśle powiązane ze sobą). Konieczne jest zatem zaplanowanie i implementacja efektywnej procedury, która umożliwi podatnikowi sprawne oraz prawidłowe stosowanie ulgi na innowacyjnych pracowników. W nawiązaniu do powyższego, warto aby proces korzystania z opisywanej preferencji podatkowej obejmował realizację następujących kroków:
- Prowadzenie działalności B+R oraz odpowiedniej ewidencji prac prowadzonych przez pracowników.
- Kalkulacja ulgi B+R oraz zamknięcie danego roku podatkowego (złożenie właściwych deklaracji podatkowych (CIT-8 i CIT-BR).
- Weryfikacja dostępności aktywa B+R, które można wykorzystać w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników.
- Miesięczna weryfikacja spełnienia przez pracowników warunku związanego z czasem pracy poświęconym na działalność B+R.
- Kalkulacja kwoty, o którą można obniżyć zaliczki wpłacane na rachunek Urzędu Skarbowego (US).
- Odliczenie aktywa z ulgi B+R od składek PIT (praktyczne skorzystanie z ulgi na innowacyjnych pracowników).
Korzystanie z ulgi na innowacyjnych pracowników nie wymaga składania comiesięcznego, dedykowanego tej uldze formularza do US. Po zakończonym roku podatkowym przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników ma obowiązek przekazania deklaracji rocznej PIT-4R, w której wykazuje należne zaliczki od wynagrodzeń wszystkich pracowników. Przy czym, obecnie nie ma dedykowanego pola w deklaracji rocznej PIT-4R składanej za pracowników po zakończeniu roku, gdzie można wykazać ulgę na innowacyjnych pracowników - można się spodziewać, że z końcem 2023 roku druk ten zostanie zaktualizowany przez Ministerstwo Finansów.
Warto wspomnieć, także, że podatnik nie ma obowiązku wcześniejszego zawiadomienia US o korzystaniu z ulgi na innowacyjnych pracowników - potwierdza to interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23.08.2022 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.155.2022.2.BM.
Jak wygląda linia interpretacyjna organów podatkowych ws. ulgi?
W 2023 roku pojawiły się interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wskazujące jak prawidłowo korzystać z tejże ulgi - poniżej prezentujemy kilka z nich.
W interpretacji z dnia 10 marca 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.25.2023.3.MR, Spółka zadała pytanie, czy będzie uprawniona do zastosowania uregulowanej w art. 18db Ustawy o PDOP ulgi na innowacyjnych pracowników również w stosunku do zaliczek pracowników zaangażowanych bezpośrednio w działalność badawczo-rozwojową, których czas pracy przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostający w ogólnym czasie pracy w danym miesiącu przekroczy 50% oraz których wynagrodzenie zostanie dofinansowane w ramach programów dotacyjnych wspierających działalność badawczo-rozwojową Wnioskodawcy. Podatnik jednocześnie wskazał, że jest oraz pozostanie beneficjentem programów wspierających działalność badawczo-rozwojową, w ramach których otrzymuje ona środki z funduszy europejskich lub budżetu Państwa na sfinansowanie wynagrodzeń niektórych pracowników biorących udział w pracach badawczo-rozwojowych. W sytuacji objęcia wynagrodzenia danego pracownika dofinansowaniem, Spółka nie rozpoznaje tych wydatków jako kosztów kwalifikowanych w odniesieniu do tej części jego wynagrodzenia, która zostaje zwrócona Wnioskodawcy do ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 18d ust. 1 Ustawy o PDOP.
Należy zauważyć, że przepisy art. 18db ustawy o p.d.o.p., które regulują ulgę na innowacyjnych pracowników, nie określają czy możliwe jest objęcie przedmiotową ulgą, zaliczek na PIT dotyczących wynagrodzeń dofinansowanych w całości lub części z innych źródeł (np. dotacje, granty), zatem sytuacja w tym aspekcie jest niejasna.
Jednakże, w powyższej sprawie wypowiedział się Dyrektor KIS, który uznał, iż dopuszczalne jest pomniejszenie względem zaliczki na podatek dochodowy lub zryczałtowanego podatku dochodowego pobranych od osoby fizycznej, której wynagrodzenie nie stanowi kosztu kwalifikowanego z powodu zastrzeżenia zawartego art. 18d ust. 5 ustawy o PDOP, o ile spełnione zostaną przesłanki wynikające z art. 18db ust. 2 oraz 3 tej ustawy.
Dyrektor KIS, w interpretacji z dnia 9.02.2023 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.6.2023.1.JG potwierdził, iż Spółka ma prawo do pomniejszenia kwoty podlegających przekazaniu na rachunek urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu dochodu uzyskanego przez jej pracowników ze stosunku pracy, o których mowa w zdarzeniu przyszłym wniosku (na podstawie art. 18db ust. 1 ustawy o CIT) - w stosunku do pracownika, który ponad 50% ogólnego czasu pracy w danym miesiącu przebywał na urlopie lub zwolnieniu chorobowym, lecz zarazem ponad 50% rzeczywistego czasu pracy w danym miesiącu przeznaczył na realizację działalności badawczo-rozwojowej. Przy czym w uzasadnieniu organ wskazał, iż: „należy zauważyć, że pojęcie czasu pracy lub czasu wykonania usługi przeznaczonego na realizację działalności badawczo-rozwojowej, o którym mowa w art. 18db ust. 3 updop, odnosi się do czasu faktycznie poświęconego na ten cel. Zatem, odliczeniu w ramach tej ulgi nie będą podlegały kwoty wynagrodzeń oraz składek proporcjonalnie przypadających na dni/okresy nieobecności pracownika w pracy, w tym z powodu usprawiedliwionej niezdolności do pracy lub zasiłku chorobowego, ponieważ nie dotyczą one czasu pracy faktycznie poświęconego na realizację działalności badawczo-rozwojowej (czasu faktycznie przepracowanego)."
W myśl ww. interpretacji, aby spełnić warunek 50% czasu (na potrzeby ulgi na innowacyjnych pracowników) można brać pod uwagę rzeczywiste zaangażowanie czasu pracownika (normy czasu pracy pomniejszona o czas dot. nieobecności), ale kwota, o które będą pomniejszane zaliczki PIT (w ramach dostępnego aktywa B+R) nie może uwzględniać kosztów kwalifikowanych dotyczących nieobecności pracowników.
W kolejnych zaś interpretacjach podatkowych, wydanych dnia 23.02.2023 r. (sygn.: 0114-KDIP2-1.4010.106.2023.2.MR oraz 0114-KDIP2-1.4010.107.2023.2.MR), Dyrektor KIS uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym:
- „Spółka, stosownie do treści art. 18db ustawy o CIT, jest i będzie uprawniona do pomniejszania w całości kwoty podlegających przekazaniu na rachunek urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy oraz zryczałtowanego podatku dochodowego wskazanych w art. 18db ust. 2 ustawy o CIT niezależnie od korelacji czasu pracy przeznaczonego na Działalność B+R przez danego Uprawnionego Specjalistę B+R w danym miesiącu, z zachowaniem warunków określonych w treści art. 18db ust. 3”, oraz
- „(...) przez ogólny czas pracy dla potrzeb weryfikacji stopnia zaangażowania danego Specjalisty B+R w Działalność B+R w związku z art. 18db ust. 3 ustawy o CIT, prawidłowo Państwo rozumieją czas pracy, w jakim pracownik pozostaje do dyspozycji Spółki, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy”.
Jak pokazują powyższe interpretacje, praktyka organów podatkowych w odniesieniu do tych przepisów w wielu obszarach ciągle nie jest ukształtowana. Przepisy dotyczące ulgi na innowacyjnych pracowników obowiązujące od 1 stycznia 2023 r. stanowią nowy mechanizm i najbliższy czas pokaże, czy kolejne interpretacje indywidualne wydane przez dyrektora KIS rozwieją wszystkie wątpliwości podatników towarzyszących tej preferencji podatkowej.
Ulga na wsparcie innowacyjnych pracowników – jakie są korzyści dla firmy?
Ministerstwo Finansów, wprowadzając ulgę na innowacyjnych pracowników chciało skutecznie zachęcić przedsiębiorców do inwestowania w rozwój firmy, poprzez realizację działań B+R oraz zatrudnienie wykwalifikowanej kadry. Ulga zatem stanowi dużą szansę na wsparcie przedsiębiorców, którzy prowadzą innowacyjne projekty, a dotychczas nie mogli wykorzystać całej kwoty przysługującej im ulgi B+R. Nowa preferencja ma promować zatrudnianie wysoko wykwalifikowanej kadry pracowniczej, przy jednoczesnym zaoferowaniu im lepszych warunków pracy i płacy, w efekcie czego, zostanie zwiększona konkurencyjność polskich przedsiębiorstw. Finalną i kluczową korzyścią zastosowania tej ulgi, jest także możliwość pomniejszenia kwoty, którą pracodawca musi przekazać na rachunek Urzędu Skarbowego z tytułu pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób u niego zatrudnionych - czyli realna wartość finansowa, która zostaje w przedsiębiorstwie.
W przypadku pytań dotyczących niniejszego opracowania zapraszamy do kontaktu.
Autorzy:
