Udział nowoczesnych technologii w rozliczeniach podatkowych jest coraz większy. Prym wiodą w tym podatki pośrednie (JPK i KSeF oraz możliwość posługiwania się fakturami elektronicznymi). Z kolei podatki dochodowe zdają się nie dotrzymywać tempa. Pomimo że na rynku są już dostępne rozwiązania automatyzujące rozliczenia CIT, przepisy wciąż nie odpowiadają na podstawowe pytanie - czy przechowywanie dokumentacji księgowej w formie elektronicznej jest dopuszczalne.
Co mówią przepisy?
Zasady ogólne wynikające z Ordynacji podatkowej nie odnoszą się w żaden sposób do formy w jakiej należy przechowywać dokumentację księgową - nie zawierają ani nakazu przechowywania dokumentacji w postaci papierowej, ani zakazu przechowywania dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej.
Ustawa o CIT również nie zawiera przepisów odnoszących się bezpośrednio do kwestii dokumentowania kosztów i przychodów w formie elektronicznej (za pomocą skanów / faktur elektronicznych). Jej przepisy mówią jedynie o obowiązku prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami.
Pewnych wskazówek dostarcza tu ustawa o rachunkowości, która dopuszcza przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w przypadku spełnienia m.in. warunków:
- zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności,
- archiwizacji do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
- umożliwienia organom podatkowym bezzwłocznego dostępu do nich.
Ustawa ta jednak nie jest ustawą podatkową, a organy skarbowe podchodzą zwykle z rezerwą do stosowania rozwiązań rachunkowych na gruncie podatkowym.
Co na to organy?
Skoro przepisy podatkowe nie udzielają w tym zakresie jednolitej odpowiedzi, warto spojrzeć co o tej kwestii sądzą organy podatkowe.
Historycznie urzędy nie kwestionowały prawa podatnika do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami przechowywanymi w formacie elektronicznym (pojawiały się nawet interpretacje wprost umożliwiające korzystanie ze skanów dokumentów oraz faktur elektronicznych).
W pewnym momencie organy zaczęły jednak odmawiać podatnikom wydania interpretacji podatkowych twierdząc, że odpowiedź na pytanie o sposób przechowywania dokumentacji nie może być przedmiotem interpretacji indywidualnej. Podatnicy zostali zatem pozbawieni możliwości potwierdzenia, czy przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej pozwala im na zachowanie prawa do rozpoznania podatkowego kosztu.
Co ciekawe, w tym samym czasie organy podatkowe wydawały korzystne dla podatników rozstrzygnięcia na gruncie podatku VAT stwierdzając, że podatnicy zachowują prawo do odliczenia podatku również w przypadku posiadania elektronicznej dokumentacji.
Efekt? Wartość praktyczna wydawanych interpretacji była znikoma. W typowej sytuacji podatnik uzyskiwał formalne potwierdzenie prawidłowości stosowanego podejścia wyłącznie dla celów podatku VAT, nie otrzymywał natomiast gwarancji, że kwota netto wynikająca z faktury może stanowić koszt uzyskania przychodu dla celów rozliczeń podatku CIT. Taka sytuacja zniechęcała podatników przed wdrożeniem pełnej digitalizacji dokumentów.
Obecna praktyka
Po stronie podatników stanęły jednak sądy - w ostatnim czasie pojawiły się korzystne dla podatników interpretacje (wydawane w wykonaniu wyroków sądowych kierujących sprawy do ponownego rozpatrzenia). Interpretacje te potwierdzają prawo do rozliczenia kosztów uzyskania przychodów na podstawie cyfrowych dowodów (w przypadku kosztów delegacji organy stwierdziły nawet, że wystarczające może być zdjęcie w formacie JPG).
Dodatkowych argumentów dostarcza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954, w której MF potwierdził, że zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów.
Cyfrowo czy tradycyjnie?
Pomimo nowego, bardziej liberalnego podejścia organów wciąż trudno udzielić na to pytanie jednoznacznej odpowiedzi.
Z jednej strony, oficjalne wypowiedzi MF napawają coraz większym optymizmem. Z drugiej jednak, większość pozytywnych interpretacji została wydana po długotrwałej batalii przed sądami administracyjnymi. Ponadto, organy podatkowe wciąż mogą podnosić, że ustawa o CIT (w przeciwieństwie do ustawy o VAT) nie zawiera przepisów pozwalających na korzystanie z elektronicznej dokumentacji.
Od 2024 r. planowane jest wejście w życie przepisów zobowiązujących podatników CIT do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ewidencji przy użyciu programów komputerowych. Wciąż jednak otwarte zostaje pytanie – co z dotychczasowym okresem? W końcu organy podatkowe w przeszłości wielokrotnie już argumentowały, że skoro dane rozwiązanie podatkowe wchodzi w życie od danego momentu, to nie jest możliwe jego stosowanie do przeszłości.
W tym świetle kluczowe wydaje się być zgromadzenie stosownej argumentacji – zarówno prawnej (co do możliwości uznania wydatku udokumentowanego w formie cyfrowej jako koszt) jak i faktycznej (weryfikacja czy prowadzona obecnie ewidencja pozwala rzeczywiście na spełnienie warunków autentyczności pochodzenia czy integralności dokumentów).
Autorzy:
