Procedury zakupowe w projektach współfinansowanych z funduszy UE

Realizując projekty finansowane ze środków publicznych, musimy przestrzegać rygorystycznych zasad dotyczących wydatkowania środków. Unikniemy w ten sposób problemów z rozliczaniem projektów oraz kar finansowych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące zasady konkurencyjności i najczęściej popełnianych błędów w postępowaniach ofertowych.

Zasada konkurencyjności

W projektach współfinansowanych ze środków funduszy unijnych należy stosować zasadę konkurencyjności dla zamówień o wartości powyżej 50 000 zł netto. Zasada ta zapewnia przejrzystość i uczciwość w wyborze wykonawcy. W tym celu została opracowana i udostępniona specjalna strona internetowa “Baza konkurencyjności”, na której należy zamieszczać zapytania ofertowe na zakupy w ramach realizowanych projektów.

Pamiętaj: Zasada konkurencyjności dotyczy wartości całego zamówienia, a nie pojedynczego zakupu. Jeśli planujesz zakupić kilka produktów lub usług, które tworzą całość funkcjonalną i mogą być dostarczone przez jedną firmę w określonym czasie, musisz traktować je jako jedno zamówienie i sumować ich wartość.

Przykład: Jeśli w ramach projektu planujesz zakup komputerów, drukarek i oprogramowania, a wszystkie te produkty mogą być dostarczone przez jednego dostawcę, to sumujesz ich wartość. Jeśli łączna kwota przekracza 50 000 zł netto, stosujesz zasadę konkurencyjności.

Ważne! Zabronione jest zaniżanie wartości zamówienia lub dzielenie go na części w celu uniknięcia stosowania procedury wyboru wykonawcy.

Ustalanie wartości zamówienia

Zasadę konkurencyjności należy stosować dla zamówień o wartości przekraczającej 50 000 zł netto. Wartość zamówienia ustala się w odniesieniu do pojedynczego projektu, niezależnie od liczby realizowanych projektów o podobnych zamówieniach.

Kryteria ustalenia wartości zamówienia:

Tożsamość przedmiotowa: Podobieństwo funkcji technicznych i gospodarczych zamówienia (podobieństwo przedmiotowe lub funkcjonalne zamówienia – nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także tworzących funkcjonalną całość).

Tożsamość podmiotowa: Możliwość realizacji całego zamówienia przez jednego wykonawcę/dostawcę przy uwzględnieniu podwykonawców (zamówienie może być realizowane przez pojedynczego wykonawcę, ponieważ specjalizuje się realizacją danego typu zamówień).

Tożsamość czasowa: Planowana realizacja zamówienia w określonym czasie (przesłanka ta jest zawsze spełniona, ponieważ określają ją ramy czasowe projektu).

Realizując procedurę zakupową 

• Dokładne oszacowanie wartości zamówienia, przy czym podstawą zawsze będzie analiza budżetu projektu.
• Kompletność dokumentacji - wszystkie wymagane dokumenty muszą być precyzyjne i zgodne z wytycznymi.
• Przestrzeganie procedur - stosowanie zasady konkurencyjności dla zakupów powyżej powyżej 50 000 zł netto

Najczęściej popełniane błędy

Z naszego doświadczenia i obserwacji obszaru realizacji   wdrażaia projektów współfinansowanych z funduszy unijnych Beneficjenci często popełniają błędy w postępowaniach ofertowych, takie jak:

• Brak dokładnej specyfikacji przedmiotu zamówienia -  niejasny opis zamówienia utrudnia ocenę ofert.
• Błędne oszacowanie wartości zamówienia - błąd skutkuje wyborem niewłaściwej procedury i może prowadzić do unieważnienia postępowania.
• Niewłaściwy wybór kryteriów oceny ofert - kryteria powinny być obiektywne, mierzalne i dopasowane do przedmiotu zamówienia.
• Niewłaściwa dokumentacja - niekompletne lub błędne dokumenty mogą być podstawą do unieważnienia postępowania.
• Brak komunikacji z oferentami - beneficjent musi regularnie informować oferentów i odpowiadać na ich pytania.
• Pomijanie procedur odwoławczych - każdy oferent ma prawo się odwołać.
• Brak kontroli realizacji zamówienia - pilnowanie, czy wszystko odbywa się zgodnie z umową
• Brak informacji o równoważnych rozwiązaniach - należy jasno określić, że możliwe są produkty/usługi równoważne do wskazanych w zapytaniu.
• Nieadekwatne warunki udziału - warunki muszą być proporcjonalne do wartości zamówienia.
• Niedozwolone kryteria oceny - kryteria muszą oceniać ofertę, a nie oferenta.
• Brak warunków zmiany umowy - powinny być jasno określone w zapytaniu ofertowym.
• Zbyt wysokie wadium - wadium nie powinno przekraczać 1,5% wartości zamówienia (3% powyżej progów unijnych).
• Błędne terminy składania ofert: Trzeba przestrzegać minimalnych terminów określonych w wytycznych.
• Nieprzebadanie rażąco niskiej ceny ofert - każdorazowo należy sprawdzić czy w przesłanych ofertach nie wystąpiła rażąco niska cena.
• Konflikt interesów - niedozwolone jest udzielenie zamówienia podmiotom powiązanym oraz tzw. “zmowy przetargowe”.

Konsekwencje błędów

Błędy w procedurach zamówień mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, a są to korekty finansowe polegające na zmniejszeniu wydatków kwalifikowalnych o kwotę niekwalifikowalną wyliczoną zodnie z taryfikatorem korekt finansowych

Oto przykładynajczęstszych korekt finansowych:

• Korekta do 10%:
• Nieopublikowanie informacji o przedłużeniu terminu składania ofert.
• Nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia.
• Korekta do 25%:
• Ograniczenie dostępu do dokumentacji zamówienia.
• Brak lub niewłaściwy opis kryteriów i warunków zamówienia.
• Stosowanie dyskryminacyjnych warunków.
• Negocjacje lub zmiany po złożeniu oferty.
• Nierozpatrzenie rażąco niskiej ceny.
• Zmiany w przedmiocie zamówienia po podpisaniu umowy
• Korekta 100%:
• Nieopublikowanie ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności.
• Sztuczny podział zamówienia w celu uniknięcia procedury.
• Udzielenie zamówienia podmiotowi powiązanemu.
• Nieprzestrzeganie terminów składania ofert.
• Brak dokumentacji audytowej.

Potrzebujesz pomocy w realizacji projektu współfinansowanego ze środków publicznych w tym z funduszy UE?

Eksperci PwC pomogą Ci uniknąć błędów i kar. Oferujemy kompleksowe wsparcie w zarządzaniu zamówieniami i optymalizacji procesów zakupowych. Z naszej pomocy korzystają firmy różnej wielkości, dzięki czemu ich projekty realizowane są zgodnie z najwyższymi standardami.