Z końcem maja br. powinna zakończyć się ocena pierwszych wniosków na dotacje dla branży hotelarskiej, gastronomicznej i cateringowej (HoReCa) oraz turystycznej i kulturalnej w ramach Krajowego Planu Odbudowy. Oznacza to, że ci wnioskodawcy, których wnioski znajdą się na liście rankingowej projektów do dofinansowania, będą mogli rozpocząć procedurę podpisania umowy o dofinansowanie. To dobry moment, żeby równocześnie zacząć myśleć o realizacji swojego przedsięwzięcia w kontekście jego prawidłowego rozliczenia przed instytucją. Eksperci PwC przygotowali kilka podstawowych zasad i rekomendacji, które mogą okazać się pomocne przy realizacji projektu.
1. Przeczytaj dokładnie umowę wraz z załącznikami.
Umowa wraz z załącznikami (ważne: wniosek o dofinansowanie również jest traktowany jako załącznik) zawiera wiele zapisów, które wskazują na obowiązki Beneficjenta podczas realizacji przedsięwzięcia. Są to m.in. konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków Przedsięwzięcia (np. poprzez wprowadzenie na potrzeby projektu odrębnych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych lub odpowiedniego, wydzielonego na potrzeby projektu kodu księgowego), czy też składanie wniosków o płatność w określonych harmonogramem terminach. Przy czym należy pamiętać, że brak poniesienia wydatków w danym okresie rozliczeniowym nie zwalnia Przedsiębiorcy z obowiązku składania wniosków o płatność z wypełnioną częścią sprawozdawczą opisującą przebieg realizacji projektu.
2. Pamiętaj o stosowaniu określonych zasad przy dokonywaniu zakupów w ramach projektu tzn.:
- w przypadku wydatków o wartości do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku VAT, zobowiązany jesteś do przeprowadzenia ich z należytą starannością, w sposób racjonalny i po cenach rynkowych, jednak nie jest wymagane przeprowadzenie procedury publikacji zapytań ofertowych;
- w przypadku zamówień o wartości do 50 tys. PLN netto zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą nie jest wymagane. W takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej;
- wydatków (zakupów) powyżej 50 tys. PLN netto należy dokonywać zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, z wykorzystaniem aplikacji Baza Konkurencyjności (BK2021) dostępnej pod adresem internetowym: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl.
Jednocześnie przypominamy o zakazie sztucznego dzielenia tożsamych zamówień w celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności. Jest to zagrożone utratą części dofinansowania poprzez nałożenie tzw. korekty przez instytucję finansującą. Wydatki tożsame to takie, które mogą zostać dostarczone w tym samym czasie (rozumianym jako okres realizacji projektu) przez tego samego dostawcę w ramach jednego zamówienia, są zbliżone rodzajowo i funkcjonalnie. Przykładowo może to być: sprzęt gastronomiczny do wyposażenia kuchni czy też meble do wyposażenia ogródka restauracyjnego dostarczane przez tego samego dostawcę, pomimo że wybrane elementy wyposażenia pojedynczo kosztują mniej niż 50 tys. zł. Istotne jest również to, żeby w opisie przedmiotu zamówienia wymienić te same parametry, które były wpisane we wniosku.
3. Zbieraj i odpowiednio opisuj dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, w tym dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie zamówień.
Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku w projekcie mogą być zapłacone faktury, rachunki, dokumenty potwierdzające zapłatę, dokumenty OT, umowy, protokoły odbioru etc. Każdy dokument księgowy (faktura lub dokument równoważny) powinien być odpowiednio opisany. W przypadku naboru dla branży HoReCa, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości opracowała wzór opisu dokumentu księgowego, który można pobrać z jej strony internetowej. Dobrą praktyką jest przechowywanie dokumentacji w sposób zorganizowany i uporządkowany, z zapewnionym odpowiednim poziomem bezpieczeństwa danych.
Poza dowodami księgowymi, które potwierdzą wydatek, gromadź również dokumentację potwierdzającą realizację poszczególnych zadań w Twoim projekcie. Mogą to być np. potwierdzenie Twojego udziału w szkoleniu wraz z agendą szkolenia lub efekt usługi doradczej (np. raport lub przygotowana strategia) - wszystko zależy od tego, co zaplanowałeś w swoim przedsięwzięciu.
4. Księgowanie poniesionych wydatków.
Warto wspomnieć o konieczności księgowania wydatków projektowych w sposób zgodny przepisami księgowymi i wewnętrzną polityką rachunkowości, jak również z dokumentacją konkursową i wnioskiem o dofinansowanie. Przed realizacją projektu należy więc przeanalizować to zagadnienie np. w kontekście aktualnie obowiązującej polityki rachunkowości przedsiębiorcy. Przykładem może być kwestia księgowania niskocennych środków trwałych: otóż w ramach konkursu nie są kwalifikowane wydatki związane z wyposażeniem, natomiast dopuszczalne jest kwalifikowanie środków trwałych (w tym również tzw. niskocennych). Należy więc przeanalizować czy takie środki trwałe były przewidziane w projekcie i zweryfikować czy wewnętrzna polityka rachunkowości zawiera zapisy dot. sposobu ich ewidencjonowania. Jest to niezbędne aby finalnie poniesiony wydatek mógł zostać z sukcesem rozliczony w ramach projektu. To istotne, zważywszy na fakt, że liczba zakupionych w ramach przedsięwzięcia środków trwałych stanowi również wartość wskaźnika, a do jego osiągnięcia obliguje nas umowa o dofinansowanie.
5. Kontrola projektu.
Kontrola projektu obejmuje:
- czynności dokonywane w ramach monitorowania zgodności dokumentacji z zobowiązaniami (wynikającymi z przepisów oraz Umowy),
- kontrolę instytucji finansującej, która takową przeprowadzić może zarówno w trakcie jak i na końcu realizacji projektu,
- kontrolę w czasie trwania okresu trwałości, który dla projektów z branży HoReCa trwa rok, licząc od wypłaty ostatniej transzy refundacji na rachunek bankowy.
Na etapie kontroli jeszcze raz sprawdza się poprawność dokumentacji oraz zapisy na kontach księgowych dotyczących projektu. Może też odbyć się kontrola na miejscu realizacji projektu. Wielu beneficjentów obawia się właśnie tego etapu, chociaż niepotrzebnie. Jeżeli projekt jest realizowany zgodnie z umową, dokumentami programowymi, budżetem i harmonogramem, nie ma powodów do obaw. Weryfikacje są czymś naturalnym przy wydatkowaniu środków publicznych.
6. Podsumowanie.
Działania podczas rozliczania projektu, pomimo że powtarzalne, to jednak wymagają ich realizowania zgodnie z obowiązującymi przepisami (w tym umową o dofinansowanie), skrupulatności w postępowaniu z dokumentami, bieżącego monitorowania postępu rzeczowego inwestycji, w tym również przyjętych terminów. Nie jest to proces łatwy, zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy nie robili tego nigdy wcześniej, ponieważ wymaga on praktycznej wiedzy, znajomości wielu wytycznych i przepisów, znajomości systemów informatycznych danej instytucji oraz specyfiki konkursu i instytucji. Dlatego, aby uniknąć błędów, warto skorzystać ze wsparcia specjalistów w tym obszarze. Pozwoli to do minimum ograniczyć zaangażowanie pracowników firmy i w pełni skorzystać z przyznanych środków.
Autorzy:
