Błąd w kalkulacji i podwójnie zaksięgowana korekta TP. W efekcie wynik zawyżony o około 5 mln zł i doszacowanie na kontroli podatkowej. Brzmi jak skrajny przypadek? Dla wielu organizacji to realne ryzyko wynikające z manualnych, błędów w rozliczeniach cen transferowych. Operacyjny Transfer Pricing (OTP) odpowiada właśnie na takie wyzwania – automatyzując kalkulacje, porządkując dane i zapewniając, że polityka TP działa w praktyce, a nie tylko na papierze.
Czym jest Operacyjny Transfer Pricing?
W skrócie: to po prostu rozwiązania technologiczne stworzone specjalnie pod rozliczenia cen transferowych danej firmy.
Operacyjny Transfer Pricing (OTP) to praktyczne podejście do codziennego stosowania cen transferowych w organizacji - oparte na automatyzacji kalkulacji, uporządkowaniu danych i powtarzalności procesów, które zapewniają możliwość monitorowania wyników, zwiększając kontrolę nad ryzykiem podatkowym.
Wdrożenie rozwiązań z obszaru OTP pozwala realnie wesprzeć zarządzanie kwestiami cen transferowych w codziennych procesach biznesowych i zautomatyzować powtarzalne elementy pracy.
Jaki jest zakres automatyzacji w ramach OTP?
Skala możliwych usprawnień zależy od rodzaju problemu, poziomu dojrzałości systemów w organizacji oraz częstotliwości powtarzania się danego procesu. W praktyce oznacza to, że największą wartość daje optymalizacja tych czynności, które występują regularnie i generują największy nakład pracy.
Zakres zastosowań OTP jest szeroki i obejmuje kluczowe obszary finansowe – od segmentacji rachunku zysków i strat, przez alokację kosztów usług, kalkulację należności licencyjnych i podział zysków, po prognozowanie i ustalanie cen towarów w oparciu o bieżące dane. OTP wspiera również zarządzanie danymi (ekstrakcja i mapowanie danych z systemów finansowych), analitykę i wizualizację wyników (np. za pomocą dashboardów) oraz TP Compliance – podsumowywanie transakcji wewnątrzgrupowych na potrzeby raportowania.
Przykładowe rozwiązania oferowane przez PwC
Jeden z klientów zmagał się z bardzo czasochłonnym i manualnym procesem rozliczeń cen transferowych. Korekty TP były kalkulowane manualnie przy pomocy pliku Excel na podstawie zrzutów z systemu SAP. Sam proces zajmował nawet do dwóch tygodni pracy zatrudnionych specjalistów i wiązał się z wysokim ryzykiem występowania błędów ludzkich. Dodatkowo, brak powtarzalnej logiki w ramach segmentacji danych oraz kluczy alokacji ograniczał możliwość bieżącego monitorowania rentowności i często przyczyniał się do nieterminowego korygowania wyniku.
Dla zaadresowania powyższych problemów został przygotowany model OTP, który zautomatyzował cały proces. Zdefiniowano standardowy format danych wejściowych, stałą logikę segmentacji (np. według typów transakcji) oraz klucze alokacji kosztów i przychodów, a następnie zaszyto je w narzędziu, z którego klient korzysta samodzielnie. Dane z systemu SAP są automatycznie importowane, weryfikowane i segmentowane, a narzędzie pozwala na kalkulację docelowej rentowności TP oraz niezbędnych korekt.
Dzięki wdrożeniu narzędzia, czas przygotowania kalkulacji skrócił się z około dwóch tygodni do maksymalnie kilku minut, a błędy manualne zostały praktycznie wyeliminowane. Klient zyskał możliwość cyklicznego monitorowania rentowności i poziomu marż w trakcie roku, co pozwala na ograniczenie potrzeby wykonywania końcowo-rocznych korekt i poprawia kontrolę wyników w ramach ustalonej polityki cen transferowych.
Korzyści i wartość dodana
Rozwiązania OTP porządkują dane wykorzystywane w rozliczeniach wewnątrzgrupowych oraz wspierają skuteczne wdrażanie i bieżące monitorowanie procesów cen transferowych. Automatyzacja znacząco skraca czas i nakład pracy, jednocześnie ograniczając ryzyko błędów manualnych. Usprawnia zarządzanie ryzykiem podatkowym, zapewniając większą kontrolę nad procesami TP i ich koordynacją.
Skala tych korzyści znajduje potwierdzenie w danych rynkowych. Według analiz PwC, wdrożenie automatyzacji procesów pozwala ograniczyć liczbę błędów w przetwarzaniu danych nawet o 95%, a już 10 zautomatyzowanych procesów może przynieść ponad 1 500 godzin oszczędności rocznie - czas, który zespoły mogą przeznaczyć na analizę i działania o wyższej wartości dodanej. W szerszej perspektywie, PwC szacuje, że do 2030 roku ok. 45% globalnych zysków ekonomicznych będzie napędzanych przez ulepszenia produktowe i procesowe wynikające z zastosowania AI i automatyzacji.
Dlaczego teraz?
Wyzwania związane z kontrolami podatkowymi w ostatnich latach znacząco wzrosły, a organy podatkowe coraz częściej koncentrują się na bardzo szczegółowych aspektach rozliczeń. Polski fiskus nie tylko analizuje błędy kalkulacyjne podatników, ale także coraz częściej kwestionuje sposób kalkulacji TP (np. sposób przeprowadzenia segmentacji rachunku zysków i strat, a więc także kalkulacji rentowności na poszczególnych transakcjach), korzystając przy tym z dostępnych narzędzi analitycznych. Początek roku to idealny moment na wdrożenie rozwiązań OTP – właśnie są analizowane i zamykane wyniki za miniony okres. To najlepszy czas, aby uporządkować procesy TP, usprawnić analizy i wejść w kolejny rok z rozwiązaniem, które działa automatycznie i daje pełną kontrolę stanowiąc również istotne zabezpieczenie w przypadku kontroli podatkowej.
Równie dobrą okazją jest planowana migracja lub aktualizacja systemu ERP, gdzie obecnie można zaobserwować również trend ze względu na to, że wiele platform kończy swój obecny cykl życia. Skoro dane są i tak mapowane na nowo, a procesy przebudowywane, wdrożenie OTP na tym etapie jest znacznie prostsze niż wprowadzanie go po fakcie - a przy okazji pozwala od razu dysponować danymi przeliczonymi pod dokumentację TP.
Autorzy:
