W poniedziałek, 30 czerwca 2025 r., Ministerstwo Finansów opublikowało długo oczekiwaną i kompleksową dokumentację techniczną API KSeF 2.0 oraz docelową wersję struktury logicznej e-Faktury FA(3). To kluczowy moment, który otwiera drogę firmom i dostawcom oprogramowania do fakturowania do rozpoczęcia intensywnych przygotowań i integracji swoich systemów z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) przed jego obowiązkowym wdrożeniem zaplanowanym na 1 lutego 2026 roku. Udostępnione materiały stanowią fundament do zrozumienia wymagań technicznych i funkcjonalnych nowego systemu. Tego samego dnia resort opublikował także informację o konsultacjach podatkowych związanych ze zmianami w strukturach JPK_V7M(3) i JPK-V7K(3), wymuszonymi zarówno przez KSeF jak i system kaucyjny. Przed podatnikami oraz dostawcami oprogramowania rozpoczyna się zatem wzmożony okres prac.
Znaczenie publikacji API KSeF 2.0 i struktury logicznej FA(3) dla biznesu
Udostępnienie dokumentacji API KSeF 2.0 oraz struktury logicznej FA(3) to sygnał dla firm, że mogą realnie rozpocząć prace integracyjne w środowisku testowym. Dokumentacja API KSeF 2.0 zawiera szczegółowe informacje techniczne, opisy metod, struktury danych, parametry, a także liczne przykłady, które pomogą w zrozumieniu i implementacji integracji. To szczególnie ważne dla działów IT i firm zajmujących się dostarczaniem oprogramowania księgowego. Dostawcy oprogramowania powinni niezwłocznie zapoznać się z dokumentacją i rozpocząć proces integracji, aby zapewnić swoim klientom płynne przejście na nowy system. Wiceminister finansów, Marcin Łoboda, apeluje, aby nie odkładać tego na ostatnią chwilę, gdyż termin wdrożenia obowiązkowego KSeF zbliża się nieubłaganie.
Szczegóły dotyczące API KSeF 2.0
API KSeF 2.0 to interfejs, który umożliwia systemom finansowo-księgowym firm komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur. W pakiecie udostępniono interaktywny portal techniczny z opisami, przykładami i strukturami danych. Dodatkowo, dla programistów przygotowano specyfikacje do automatyzacji integracji, biblioteki z gotowymi narzędziami, oraz podręcznik z instrukcjami i przykładowym kodem, pokazujący jak wykorzystać kluczowe funkcje systemu.
Charakterystyka struktury logicznej FA(3)
Struktura Logiczna FA(3) to docelowy wzór e-Faktury, który zastąpi obecnie obowiązującą strukturę logiczną FA(2) od 1 lutego 2026 roku. Jest to finalna wersja, która została opracowana w wyniku szerokich konsultacji z ekspertami podatkowymi, księgowymi, biegłymi rewidentami oraz dostawcami oprogramowania. Projekt struktury FA(3) resort opublikował 8 maja 2025r. FA(3) dostępna jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na ePUAP.
Kluczowe terminy wdrożenia KSeF 2.0
30 września 2025 roku zostanie udostępniony interfejs do otwartych testów dla wszystkich dostawców oprogramowania i przedsiębiorstw. Udostępnione obecnie materiały umożliwiają już dziś zaplanowanie architektury integracji, przygotowanie zmian oraz opracowanie prototypów. W listopadzie 2025 roku planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, implementującej pełny zakres funkcji dostępnych przez interfejs API KSeF 2.0. Natomiast 1 lutego 2026 roku zostanie udostępniona produkcyjna wersja systemu, umożliwiająca wystawianie faktur ustrukturyzowanych w obrocie gospodarczym.
Zmiany w strukturze JPK_V7
Również 30 czerwca br. Ministerstwo Finansów przedstawiło propozycje nowych struktur logicznych JPK-VAT z deklaracją, które mają na celu dostosowanie ich do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zmiany te wejdą w życie równolegle z rozwiązaniami ustawowymi, czyli od 1 lutego 2026 r. Modyfikacje w strukturze JPK_V7 są odpowiedzią na dwa kluczowe procesy: obowiązkowe stosowanie KSeF, które wymusza pełną integrację ewidencji VAT z systemem fakturowania elektronicznego, oraz wdrożenie systemu kaucyjnego, wprowadzającego nowy obowiązek podatkowy związany z niezwróconymi kaucjami za opakowania.
W ramach integracji z KSeF wprowadzone zostaną nowe pola w ewidencji sprzedaży i zakupu, takie jak numer identyfikujący fakturę w KSeF czy oznaczenie faktury, która nie została przesłana do KSeF. Z kolei w związku z systemem kaucyjnym pojawi się nowe pole służące do raportowania podatku od niezwróconych kaucji za opakowania po napojach, wraz z odpowiednikiem w ewidencji sprzedaży.
Wprowadzenie tych zmian oznacza dla systemów księgowych i ERP konieczność aktualizacji oprogramowania o nowe pola, słowniki i logikę walidacyjną. Dla podatników zmiany te przyniosą większą transparentność i automatyzację, ale również nałożą obowiązek ścisłego raportowania danych z KSeF i systemu kaucyjnego. Z kolei administracja skarbowa zyska możliwość automatycznego, krzyżowego sprawdzania danych z KSeF i JPK.
Podsumowanie i rekomendacje
Opublikowanie kompleksowej dokumentacji API KSeF 2.0 oraz finalnej wersji struktury FA(3) to przełomowy moment dla wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Firmy i dostawcy oprogramowania otrzymali jasny sygnał: czas na działanie. Po długim okresie oczekiwania i konsultacji, branża ma w rękach ostateczne narzędzia, które pozwalają na rozpoczęcie konkretnych prac integracyjnych.
Podatnicy mogą mieć pewność: struktura FA(3) nie jest już wersją roboczą, co oznacza, że zainwestowany czas i zasoby w dostosowanie systemów do nowego formatu nie zostaną zmarnowane. To decydujący moment, aby jak najszybciej rozpocząć analizę dokumentacji, planowanie integracji i aktywne testowanie w udostępnionym środowisku. Dodatkowo, producenci napojów otrzymali ostateczne potwierdzenie co do tego, w jaki sposób będą deklarowali wartość podatku rozliczanego na koniec roku w związku z kwotą nieodebranej kaucji.
Wykorzystanie udostępnionych narzędzi wsparcia i śledzenie aktualizacji to klucz do sukcesu. Wczesne przygotowanie i aktywne uczestnictwo w procesie testowania pozwolą na pełne wykorzystanie możliwości, jakie oferuje KSeF 2.0, minimalizując ryzyko problemów w dniu wdrożenia produkcyjnego. To również szansa na zoptymalizowanie procesów biznesowych i uzyskanie przewagi konkurencyjnej dzięki wcześniejszemu dostosowaniu do nowych standardów e-fakturowania.
Autorzy:
