Prace w zakresie obligatoryjnego KSeF nie zwalniają tempa

Ministerstwo Finansów intensywnie kontynuuje prace legislacyjne nad Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). W poniedziałek, 16 czerwca 2025 r., resort opublikował najnowszą odsłonę projektu ustawy nowelizującej dotyczącej KSeF, będącą już drugą aktualizacją w ciągu niespełna trzech tygodni - poprzednia wersja ukazała się 30 maja (o czym wspominaliśmy w poprzednim artykule). Już następnego dnia, we wtorek, 17 czerwca 2025 r. projekt został przyjęty na posiedzeniu Rady Ministrów. Tym samym, projekt nowych regulacji w zakresie KSeF powinien w niedługim czasie zostać skierowany do Sejmu.

W najnowszej wersji przepisów, Ministerstwo Finansów zaproponowało kolejne zmiany o charakterze doprecyzowującym (m.in odnośnie rozliczania faktur korygujących in minus, przede wszystkim jednak w zakresie tzw. trybu offline24) oraz odniosło się do kwestii ochrony danych osobowych w KSeF.

KSeF a RODO

W stanowisku sformułowanym w dn. 3 czerwca 2025 r., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) zgłosił liczne uwagi dotyczące konkretnych zagadnień związanych z ochroną danych osobowych na tle projektowanych przepisów. Wskazany organ podniósł nadto, że w toku dotychczasowych prac legislacyjnych nie został w jego ocenie spełniony warunek, zgodnie z którym założenia i projekty aktów prawnych dotyczące danych osobowych powinny zostać przedstawione do zaopiniowania Prezesowi UODO.

W konsekwencji, w ramach omawianych zmian, Ministerstwo Finansów przedstawiło w zaktualizowanym uzasadnieniu do projektu ustawy obszerną argumentację odnoszącą się do kwestii zgodności przetwarzania danych osobowych w KSeF z przepisami RODO.

1. Cel przetwarzania danych - podkreślono, że dane osobowe konsumentów zawartych na e-fakturach będą przetwarzane wyłącznie w celu kontroli rozliczeń podatkowych podmiotów gospodarczych wystawiających te faktury, a nie konsumentów. Ponadto wskazano, że dostęp do danych z KSeF nawet w ramach KAS będzie ściśle reglamentowany.
   Wskazano, że przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne, aby umożliwić korzystanie z KSeF i odbywa się zgodnie z interesem publicznym. Ministerstwo Finansów argumentuje ponadto, że system KSeF oparty jest o najwyższe standardy bezpieczeństwa, funkcjonujące zarówno po stronie korzystających (podatników), jak i administracji skarbowej (Szef KAS),
2. Automatyczne profilowanie - wyjaśniono, że dane nabywców (osób fizycznych niebędących podatnikami) nie będą poddawane procesowi automatycznego profilowania w rozumieniu przepisów RODO.
3. Regulacje unijne - wskazano, że kwestie ochrony danych osobowych są już kompleksowo uregulowane na poziomie unijnym i nie ma potrzeby ich ponownego uwzględniania w krajowych regulacjach.
4. Obowiązki informacyjne - zapowiedziano wprowadzenie odpowiednich klauzul informacyjnych w kodzie QR na fakturach dedykowanych konsumentom oraz w aplikacjach KSeF. Klauzule te będą zawierać informacje wymagane przez art. 13 rozporządzenia unijnego ws. RODO, takie jak dane administratora (Szef KAS), cel przetwarzania danych, podstawa prawna, prawa osób, których dane dotyczą, oraz okres przechowywania danych.

Tryb "offline24" - doprecyzowanie regulacji

W najnowszej wersji projektu wprowadzono istotne doprecyzowanie dotyczące trybu offline24. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów, faktury wystawione w tym trybie co do zasady będą otrzymywane przez nabywców przy użyciu KSeF. Projekt ustawy przewiduje wyjątki od tej zasady. Dotyczą one jednak szczególnych przypadków - np. gdy nabywca jest konsumentem. Wówczas faktura może zostać udostępniona nabywcy w sposób z nim uzgodniony (analogicznie jak w trybie online).

To uściślenie może stanowić wyzwanie dla niektórych podatników, którzy liczyli na możliwość udostępniania faktur wystawionych w trybie “offline24” poza systemem KSeF. W praktyce może to oznaczać trudności ze stosowaniem trybu “offline24” w sytuacjach, gdy nabywca oczekiwać będzie natychmiastowego potwierdzenia transakcji w postaci faktury, która nie została jeszcze przesłana do KSeF.

Zmiany w projektach rozporządzeń

• Rozporządzenie ws. korzystania z KSeF

Doprecyzowano, że Szef KAS wydaje potwierdzenie możliwości wystawiania i przesyłania e-faktur z załącznikiem (w majowej wersji projektu proponowane przepisy mówiły o wydaniu zgody w tym zakresie). Wskazana zmiana uspójnia brzmienie przepisów proponowanych w ramach projektu rozporządzenia z regulacjami z projektu ustawy.

Doprecyzowano również sam zakres rozporządzenia przy wystawianiu i przesyłaniu do KSeF e-faktur z załącznikiem.

• Rozporządzenie ws. wyłączeń z KSeF

W tym zakresie nie wprowadzono żadnych zmian w porównaniu do poprzedniej wersji projektu.

Podsumowanie

Najnowsza aktualizacja projektu ustawy o KSeF wprowadza głównie zmiany o charakterze porządkowym. Szczególnie istotne są wyjaśnienia dotyczące zgodności z RODO, które zostały zawarte w uzasadnieniu do projektu ustawy. Zmiany w projektowanych przepisach dotyczących trybu “offline24” oraz w projektach rozporządzeń wykonawczych mają na celu doprecyzowanie procedur związanych z e-fakturowaniem.

Warto podkreślić, że intensywne tempo prac legislacyjnych świadczy o nieustającym zaangażowaniu Ministerstwa Finansów w terminowe wdrożenie systemu. Częste aktualizacje projektu ustawy to wyraźny sygnał, że resort finansów jest zdeterminowany, by dotrzymać planowanego harmonogramu implementacji KSeF.