Ustawa o rachunkowości została uzupełniona o art. 73a dotyczący e-faktur przechowywanych w KSeF. Przepis ma zastosowanie od 1 lutego 2026 r.; ustawa zmieniająca weszła w życie 1 lipca 2024 r. Kluczowa zasada: jeżeli termin przechowywania dokumentów wynikający z ustawy o VAT jest krótszy niż termin z Ustawy o rachunkowości, stosuje się okres wynikający z Ustawy o rachunkowości. To wymaga przeglądu polityki rachunkowości, rejestrów dowodów oraz procedur archiwizacji i dostępu.
Co się zmienia – istota nowego art. 73a
Do Ustawy o rachunkowości dodano art. 73a, który reguluje sposób i okres przechowywania e-faktur wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Akt nowelizujący wszedł w życie 1 lipca 2024 r., natomiast nowy art. 73a zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r.; oraz że w przypadku rozbieżności między terminem z ustawy o VAT a Ustawą o rachunkowości – pierwszeństwo ma dłuższy okres określony w UoR. W praktyce oznacza to m.in., że e-faktury dostępne w KSeF muszą być traktowane zgodnie z reżimem przechowalniczym UoR, nawet jeśli przepisy VAT przewidują krótszy horyzont retencji.
Kto odpowiada i jakie dokumenty objąć zakresem
Kierownik jednostki odpowiada za prowadzenie rachunkowości, w tym gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą (art. 4 ust. 3 pkt 6 UoR). Jednostka musi posiadać pisemną dokumentację polityki rachunkowości, obejmującą m.in. system ochrony danych i zbiorów, w tym dowodów księgowych (art. 10 ust. 1 pkt 4, ust. 2 UoR). Dowód księgowy musi spełniać minimalne wymogi treściowe (art. 21 ust. 1), a przy przetwarzaniu danych należy zapewnić trwałość zapisu i ochronę przed modyfikacją (art. 23–24).
Co oznacza KSeF dla archiwizacji i dostępności
- Centralne przechowywanie e-faktur: w KSeF administracja skarbowa zapewnia przechowywanie e-faktur przez 10 lat (informacja prezentacyjna – tło regulacyjne KSeF). Jednak na gruncie UoR priorytetem jest spełnienie okresów i standardów określonych ustawą rachunkową, jeśli są dłuższe lub bardziej rygorystyczne.
- „Dostępność na żądanie”: polityka i procedury powinny zapewnić, że e-faktury oraz inne dowody i zapisy mogą być niezwłocznie udostępnione uprawnionym organom oraz biegłemu rewidentowi. W UoR akcentuje się m.in. zapewnienie ochrony danych i identyfikowalności źródeł (art. 10 ust. 1 pkt 4), kompletności zapisów (art. 23–24) i rzetelności dowodów (art. 21).
- Spójność z innymi terminami: w przypadku prowadzenia ksiąg poza siedzibą lub miejscem zarządu trzeba pamiętać o obowiązku zawiadomienia urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg i zapewnieniu dostępności dokumentów (art. 11a UoR).
Praktyczne działania do wdrożenia przed 1 lutego 2026 r.
- Aktualizacja polityki rachunkowości: opisz kanały pozyskiwania e-faktur z KSeF, okresy archiwizacji zgodne z UoR, zasady retencji i kasowania, role i odpowiedzialności, oraz scenariusze awaryjne (ciągłość dostępu).
- Przegląd systemów IT i kontroli: zapewnij mechanizmy integralności i niezmienności danych, mapowanie metadanych (ID KSeF), logi dostępu, kontrolę wersji i procedury odtworzeniowe.
- Integracja z innymi procesami: uzgodnij harmonogram zamknięć miesiąca/roku, inwentaryzacji dokumentów elektronicznych i przygotowania paczek audytowych; zadbaj o spójność z zarządzaniem danymi osobowymi i bezpieczeństwem informacji.
- Szkolenia i governance: przygotuj instrukcje dla działów finansów i zakupów; przejrzyj umowy z dostawcami systemów, SSC/BPO i kancelariami, aby odzwierciedlały wymogi UoR.
Jak PwC może pomóc
PwC wspiera w projektowaniu i wdrażaniu docelowego modelu archiwizacji e‑faktur i dowodów księgowych: od gap assessmentu polityki i procedur, przez mapowanie przepływów KSeF i integrację z ERP/DMS, po projekt retencji, bezpieczeństwa i śladu audytowego. Pomagamy przygotować dokumentację (polityka rachunkowości, instrukcje, rejestry), przeprowadzić testy dostępności i kompletności dowodów, a także przygotować organizację do przeglądów i audytów.
Autorzy:
