Jeszcze tylko dziś można zgłaszać uwagi i opinie do projektu objaśnień podatkowych w zakresie zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu KSeF.
W środę 31.12.2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowych objaśnień podatkowych, dotyczących KSeF, które mogą okazać się istotne z perspektywy podmiotów zagranicznych prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Objaśnienia te mają na celu ułatwienie takim podmiot ustalenie, czy posiadane przez nich i wykorzystywane w Polsce zasoby są wystarczające dla powstania obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Jednocześnie, Ministerstwo poinformowało o rozpoczęciu konsultacji społecznych w tym zakresie. Własne opinie wraz z ich uzasadnieniem będzie można przesłać do Ministerstwa jeszcze dziś (14.01.2025 r.) na adres: sekretariat.pt@mf.gov.pl.
Zakres obowiązków KSeF
Zgodnie z nowymi przepisami wprowadzonymi do ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie nie tylko podatników, którzy posiadają siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski, dokonujących czynności podlegających obowiązkowi fakturowania zgodnie z polskimi przepisami dotyczącymi VAT. Obligatoryjne stosowanie KSeF dotyczyć będzie również podatników niemających siedziby w Polsce, lecz posiadających na jej terytorium stałe miejsce prowadzenia działalności (“SMPD”), o ile to SMPD uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiane są faktury.
Zatem obligatoryjny KSeF nie będzie dotyczył podmiotów niemających siedziby ani SMPD w Polsce, lub posiadających takie SMPD, które jednak nie uczestniczy w fakturowanej transakcji. W takich okolicznościach podmiot może dokumentować transakcje fakturami według dotychczasowych zasad albo dobrowolnie skorzystać z KSeF dla wybranych transakcji.
Z naszych obserwacji wynika, że część zagranicznych podatników może nie dostrzegać tego istotnego niuansu. Choć instytucja SMPD jest znana podatnikom od wielu lat, w praktyce firmy rozpoczynające działalność w Polsce lub poszerzające jej zakres o nowe operacje nie zawsze weryfikują, czy posiadane przez nich zasoby i realizowane czynności nie skutkują powstaniem SMPD po ich stronie.
W nadchodzącej rzeczywistości obligatoryjnego KSeF, to właśnie ustalenie czy podmiot zagraniczny posiada w Polsce SMPD (i czy to SMPD uczestniczy w dokonywanych transakcjach), będzie decydować o powstaniu nowych obowiązków po stronie zagranicznych sprzedawców (w tym wymogu wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF). W obliczu nadchodzących zmian KSeF potrzeba szybkiego, praktycznego domknięcia tych procedur compliance staje się znów wyraźna. Szczególnie, że proces wdrożenia KSeF w organizacji może być skomplikowany i czasochłonny.
Co zakłada obecny projekt objaśnień w kwestii KSeF i SMPD?
Ministerstwo Finansów dostrzegło potrzebę wyjaśnienia instytucji SMPD w kontekście obligatoryjnego KSeF i opracowało projekt objaśnień mających na celu przedstawienie praktycznego zastosowania tej koncepcji w polskim systemie VAT. Zakres objaśnień skupia się na określeniu SMPD świadczeniodawcy, bo – jak wskazuje Ministerstwo Finansów - to ten podatnik będzie musiał określić swoje obowiązki w zakresie fakturowania. W treści projektu znajdziemy zarówno podsumowanie cech i okoliczności determinujących istnienie w Polsce SMPD, jak również wiele przykładów praktycznych skutkujących powstaniem obowiązków w zakresie KSeF. Przy czym, objaśnienia nie odnoszą się do kwestii ustalania istnienia SMPD dla potrzeb miejsca świadczenia usług, czyli nie analizują tego, czy kontrahent podatnika (usługobiorca) posiada SMPD w Polsce.
Projekt – w naszej ocenie – mógłby uwzględnić także perspektywę polskiego świadczeniodawcy. Obecne brzmienie przepisów sugeruje, że w przypadku niektórych transakcji nie będzie on zobowiązany do przekazywania wizualizacji faktury poza KSeF, np. gdy nabywca nie posiada siedziby w Polsce, ale dysponuje SMDP, które uczestniczy w nabyciu. W taki przypadku faktura powinna być udostępniona w KSeF (nie ma obowiązku przekazywania jej wizualizacji poza systemem). Problemem pozostaje jednak brak wyjaśnień, jak w praktyce ustalić istnienie takiego SMPD zagranicznego nabywcy oraz kiedy można uznać, że uczestniczy ono w danej transakcji. Wydaje się, że w odniesieniu do takich sytuacji omawiane objaśnienia podatkowe nie będą mogły być stosowane. Nie odnoszą się bowiem one do wątku dystrybucji faktur na rzecz podmiotów zagranicznych.
Objaśnienia Ministerstwa Finansów to ważny krok w doprecyzowaniu zasad stosowania KSeF przez podmioty posiadające SMPD w Polsce. Jednocześnie dla wielu firm to sygnał, by zweryfikować swoje procedury i przygotować się na nadchodzące zmiany.
Autorzy:
