W Dzienniku Ustaw opublikowano kluczowe rozporządzenia dotyczące KSeF oraz struktury JPK_VAT w związku z dostawaniem jej do KSeF. Poniżej opisujemy nowe regulacje wpływające na procesy fakturowania i raportowania VAT od lutego 2026 roku.
1. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U z 2025 poz. 1740)
Nowa regulacja przewiduje w szczególności przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Należą do nich:
- usługi przejazdu płatną autostradą - udokumentowane tzw. fakturami uproszczonymi, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur,
- usługi przewózu osób (koleją, taborem samochowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami) - udokumentowane fakturą w formie biletu jednorazowego z ograniczonym zakresem danych, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur,
- usługi kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej,
- usługi finansowe i ubezpieczeniowe, zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT - udokumentowane tzw. fakturami uproszczonymi zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur,
- faktury wystawiane w trybie samofakturowania, gdy nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności numerem NIP,
- faktury wystawiane w trybie samofakturowania, gdy podatnik upoważniający nabywcę do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności numerem NIP.
Rozporządzenia określa także jeden przypadek, gdy – mimo braku obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych - można wystawiać faktury w KSeF. Taka sytuacja ma miejsce w odniesieniu do faktur wystawianych w trybie samofakturowania, dokumentujących WDT, gdy nabywca na potrzeby tej czynności jest zidentyfikowany w swoim państwie członkowskim numerem VAT UE.
Rozporządzenie wchodzi w życie 1 lutego 2026 r.
2. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U z 2025 poz. 1800)
Rozporządzenie wprowadza obowiązek wykazywania w JPK_VAT numeru identyfikującego fakturę w KSeF, zarówno po stronie sprzedażowej, jak i zakupowej, a w przypadku braku numeru KSeF obowiązek oznaczenia faktury za pomocą nowych symboli:
- OFF – faktura wystawiona w trybie awarii KSeF (która nie posiada jeszcze numeru KSeF albo nie została przesłana do KSeF),
- BFK – faktura elektroniczna lub papierowa wystawiona poza KSeF,
- DI – dokument inny niż faktura, w tym faktury wystawione w trybie Offline24, jeśli na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją podatnik nie posiada numeru KSeF; jednocześnie Ministerstwo Finansów wprowadza obowiązek korekty ewidencji po nadaniu numeru KSeF dla takiej faktury.
Ponadto, niezależnie od nowych wymogów właściwych dla KSeF, nowa regulacja przewiduje obowiązek wykazywania w ewidencji VAT podstawy opodatkowania i podatku należnego od niezwróconej kaucji za opakowania na napoje, danych płatnika oraz oznaczenia “WEW” i „SYSTEM KAUCYJNY”, w przeznaczonych do tego polach.
Tym samym, podczas składania miesięcznych plików JPK_VAT, podatnik będzie zobligowany do wskazywania w części ewidencyjnej sposobu wystawienia faktury. Należy jednocześnie zwrócić uwagę, że - zgodnie z obowiązującymi przepisami - naczelnik urzędu skarbowego jest uprawniony do nałożenia kary pieniężnej w wysokości 500 zł za każdy wykryty błąd w plikach JPK. Taka sytuacja może mieć miejsce, jeśli w następstwie wezwania przesłanego przez organ podatnik: (a) nie prześle ewidencji skorygowanej w zakresie błędów wskazanych w wezwaniu lub nie złoży wyjaśnień, albo zrobi to po terminie, albo (b) w złożonych wyjaśnieniach nie wykaże, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu.
Obowiązek podawania nowego zakresu danych znajdzie zastosowanie począwszy od plików JPK_VAT składanych za luty 2026 r. (dla podatników rozliczających VAT miesięcznie) lub I kwartał 2026 r. (w przypadku rozliczeń kwartalnych).
Minister Finansów przedłużył również do 31 grudnia 2026 r. termin obowiązkowego ujmowania w plikach JPK_VAT danych z paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone.
3. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U z 2025 poz. 1815)
Rozporządzenie określa szczegółowe zasady korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, w tym:
- rodzaje uprawnień w KSeF oraz procedury ich nadawania i odbierania, w tym wzór zawiadomienia ZAW-FA,
- metody uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF, wymagania techniczne oraz sposób potwierdzania tożsamości wystawcy faktury (np. przy użyciu certyfikatu),
- zasady oznaczania i weryfikacji faktur ustrukturyzowanych,
- szczegółowe wymagania techniczne dotyczące wystawiania i przesyłania faktur
z załącznikami oraz procedury związane z możliwością przesyłania faktur
z załącznikiem,
- wymagania techniczne dla innych procesów związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur w KSeF,
Jest to regulacja, która stanowi podstawowe źródło prawa regulujące sposób funkcjonowania systemu KSeF od strony technicznej.
Rozporządzenie wchodzi w życie 1 lutego 2026 r., z wyjątkiem przepisów dot. wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem, które wchodzą w życie 1 stycznia 2026 r. oraz przepisów dot. autoryzacji w KSeF poprzez aplikację mObywatel, które wchodzą w życie 1 kwietnia 2026 r.
4. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2025 poz. 1742)
Rozporządzenie wprowadza obowiązek uwzględniania w fakturach dokumentujących niektóre czynności zwolnione z podatku VAT (na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6 i pkt 8-36 ustawy o VAT oraz na podstawie rozporządzenia w sprawie zwolnień od podatku VAT i warunków stosowania tych zwolnień) numerów, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby VAT lub w przypadku braku – ich numerów NIP, jeżeli takie posiadają.
W przypadku, gdy nabywcą towarów lub usług jest podatnik zwolniony na podstawie art. 113a ustawy o VAT, posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski, faktura musi uwzględniać jego numer identyfikacyjny EX.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.
Opublikowane rozporządzenia wprowadzają istotne, długo zapowiadane nowe przepisy i zmiany, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania systemu KSeF i w związku ze zbliżającym się terminem wejścia w życie obowiązkowego stosowania KSeF są niezwykle ważne.
W razie pytań lub wątpliwości związanych z opublikowanymi rozporządzeniami lub nadchodzącym wejściem w życie obowiązkowego KSeF, zapraszamy do kontaktu.
Autorzy:
