Od 2025 r. próg przychodów zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych został podniesiony do 2.500.000 euro. Jednocześnie ujednolicono definicję „przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów” i wyłączono z niej przychody z operacji finansowych.
Zmiany wymagają aktualizacji polityki rachunkowości, przeglądu klasyfikacji jednostek i weryfikacji danych z poprzedniego roku (2024) na potrzeby oceny spełnienia progu.
Dlaczego nastąpiła zmiana i na czym polega
Od 2025 r. podniesiono próg przychodów obligujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych z 2.000.000 euro do 2.500.000 euro (art. 2 ust. 1 pkt 2 UoR). W ramach ujednolicenia pojęcia przychodów netto ze sprzedaży stosowanego w Ustawie o rachunkowości usunięto z tego przepisu kategorię „przychodów z operacji finansowych”. Na potrzeby ustalenia spełnienia warunku progu uwzględnia się przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 30a UoR, osiągnięte w poprzednim roku obrotowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2023 r., tj. w 2024 r.
Kto ma prowadzić księgi i kto przygotowuje dokumenty
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z Ustawy o rachunkowości i dotyczy jednostek, które przekroczą wskazany próg przychodów za poprzedni rok, a także jednostek zobowiązanych niezależnie od progu na mocy odrębnych przepisów. Kierownik jednostki odpowiada za:
- ustanowienie i stosowanie polityki rachunkowości,
- prowadzenie ksiąg na podstawie wiarygodnych dowodów,
- inwentaryzację, wycenę, sporządzanie sprawozdań oraz przechowywanie dokumentacji przewidzianej ustawą (art. 4 ust. 3 UoR).
W szczególności polityka rachunkowości musi być udokumentowana na piśmie i obejmować m.in. zakładowy plan kont, metody wyceny, sposób prowadzenia ksiąg i obieg dowodów (art. 10 ust. 1 UoR).
Wymogi dokumentacyjne i formalne po zmianie progu
Podniesienie progu i ujednolicenie definicji przychodów wymagają weryfikacji i ewentualnej aktualizacji polityki rachunkowości, z opisem przyjętej metodologii klasyfikowania i ustalania przychodów netto oraz sposobu oceny progu w cyklu rocznym (art. 8 i art. 10 UoR). Ocena spełnienia progu w 2025 r. opiera się na przychodach za rok obrotowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2023 r. (rok 2024). Należy udokumentować kalkulację i źródła danych zgodnie z definicją przychodów w UoR . Jeśli księgi są prowadzone poza siedzibą lub miejscem zarządu, kierownik jednostki ma obowiązek powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg (w 15 dni od ich wydania) i zapewnić dostępność ksiąg i dowodów organom nadzoru (art. 11a UoR). Terminy i zdarzenia skutkujące otwarciem/zamknięciem ksiąg (np. początek roku, zmiana formy prawnej, likwidacja) są określone w art. 12 UoR; należy zachować terminy piętnastu dni na otwarcie oraz do trzech miesięcy na zamknięcie w przypadkach wskazanych przez ustawę.
Praktyczne skutki i rekomendacje dla spółek
- Zmapuj przychody z 2024 r. w rozumieniu UoR i udokumentuj, aby ustalić obowiązek prowadzenia ksiąg w 2025 r.
- Zaktualizuj politykę rachunkowości oraz obieg dokumentów; zadbaj o odpowiednie uzasadnienie i ujawnienia w informacji dodatkowej, jeśli zmieniasz dotychczasowe rozwiązania (art. 8 UoR).
- Zapewnij zgodność formalną: powiadomienia (art. 11a), terminy otwarcia/zamknięcia ksiąg (art. 12), kompletność dokumentacji (art. 10).
Jak PwC może pomóc
PwC wspiera spółki w pełnym cyklu dostosowania do nowych progów:
- analizie podlegania i kalkulacji progu na podstawie danych 2024 zgodnie z UoR (definicja przychodów i wyłączenia),
- aktualizacji polityki rachunkowości, planu kont i obiegu dowodów,
- projektowaniu procesu prowadzenia ksiąg (w tym w modelu outsourcingowym lub zewnętrznym miejscem prowadzenia, wraz z formalnościami art. 11a).
Autorzy:
