Sprawozdanie z działalności zyskuje nowe elementy formalne: obowiązki publikacji oraz rejestrowe, a także cyfrowy format i znakowanie informacji ze sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju (ESG) wynikające z Ustawy o rachunkowości. Ustawa określa również obowiązek atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju przez biegłego rewidenta.
Kto ma sporządzać sprawozdanie z działalności
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, sprawozdanie z działalności sporządzają co do zasady: spółki kapitałowe, spółki komandytowo‑akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych i reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, a także te spółki jawne i komandytowe, w których wszyscy wspólnicy ponoszący nieograniczoną odpowiedzialność są spółkami kapitałowymi, S.K.A. lub spółkami o podobnej formie prawnej z innych państw; obowiązek dotyczy również wybranych funduszy i ASI. Podstawą jest art. 49 ust. 1 Ustawy o rachunkowości – „kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki”.
Obowiązki publikacji i rejestrowe – o czym pamiętać
- Udostępnienie właścicielom: spółki z o.o., spółki akcyjne, proste spółki akcyjne oraz spółdzielnie muszą udostępnić wspólnikom/akcjonariuszom/członkom m.in. roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz – gdy dotyczy – sprawozdanie z badania i sprawozdanie z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem (art. 68 ust. 1–2 UoR).
- Złożenie do rejestru (KRS): kierownik jednostki składa m.in. roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania (jeżeli dotyczy), uchwałę o zatwierdzeniu i podziale zysku/pokryciu straty, sprawozdanie z działalności (jeśli wymagane) oraz sprawozdanie z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego (art. 69 ust. 1 UoR).
Integracja sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju ze sprawozdaniem z działalności
Ustawa implementująca CSRD wprowadza rozdział 6c do Ustawy o Rachunkowości i przewiduje, że jednostki objęte obowiązkiem sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju sporządzają ją jako część sprawozdania z działalności (na poziomie jednostkowym lub skonsolidowanym) oraz w wymaganym formacie i z oznakowaniem cyfrowym (art. 63zc UoR). Oznacza to:
- Format ESEF i znakowanie: sprawozdanie z działalności sporządza się w formacie wskazanym w rozporządzeniu 2019/815 (ESEF), a sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju należy oznakować (tagować) – w tym informacje objęte ujawnieniami z art. 8 rozporządzenia 2020/852 (Taksonomia UE) (art. 63zc UoR).
- Atestacja raportu ESG: sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju (w tym grupowa) podlega atestacji przez biegłego rewidenta uprawnionego do atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju – art. 64 ust. 7 UoR.
Zwolnienia grupowe i tłumaczenia – obowiązki informacyjne
Ustawa przewiduje mechanizmy grupowe i zwolnienia, ale nakłada przy tym obowiązki informacyjne oraz wymóg publikacji danych (wraz z tłumaczeniami na język polski, gdy dokumenty sporządzono w innym języku). W szczególności:
- Jeżeli jednostka korzysta ze zwolnień (np. gdy informacje są prezentowane na poziomie jednostki dominującej wyższego szczebla), należy ujawnić odpowiednie informacje w sprawozdaniu z działalności oraz zapewnić dostępność raportów i sprawozdania z atestacji na stronie internetowej przez co najmniej 5 lat – w terminach i formie określonych w rozdziale 6c (por. art. 63v–63w UoR).
- Dla dużych emitentów zastosowanie ogranicza możliwość korzystania z wybranych zwolnień (por. art. 63zb UoR– tłumaczenia na język polski, wyłączenia zwolnień w określonych przypadkach).
Wymogi dokumentacyjne i odpowiedzialność
- Obowiązki ogólne: jednostka ma prowadzić rachunkowość rzetelnie i jasno, stosować przyjętą politykę rachunkowości oraz gromadzić i przechowywać dowody i dokumentację przewidzianą ustawą (art. 4 ust. 1 i ust. 3 pkt 6 UoR). Zasada istotności odnosi się do informacji prezentowanych w sprawozdaniach (art. 4 ust. 4a UoR).
- Dokumentacja procesu ESG: w praktyce oznacza to konieczność posiadania i utrzymania udokumentowanego procesu raportowego (role, odpowiedzialności, cykl zbierania danych, kontrola jakości, ścieżki akceptacji), a także śladów dowodowych dla ujawnień w sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, które będzie badał biegły rewident (art. 64 ust. 7 UoR).
- Reżim formalny i sankcje: Ustawa przewiduje obowiązki złożeniowe/udostępnieniowe (art. 68–69 UoR), a rozdziały sankcyjne obejmują m.in. niewypełnienie wybranych obowiązków sprawozdawczych i udostępnieniowych (np. w odniesieniu do sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju oraz sprawozdania z atestacji) – co podkreśla wagę terminowości i kompletności dokumentacji.
Praktyczna checklista dla spółek
- Ustal zakres: potwierdź, czy jednostka sporządza sprawozdanie z działalności (art. 49 ust. 1) i czy podlega obowiązkom ESG (rozdz. 6c).
- Zaprojektuj proces: zdefiniuj kalendarz, odpowiedzialności, kontrolę jakości i ścieżki akceptacji; przygotuj zestaw dowodów źródłowych do atestacji (art. 64 ust. 7 UoR UoR). - Zabezpiecz aspekty formalne: zapewnij udostępnienie dokumentów właścicielom (art. 68) i złożenie do KRS w 15 dni od zatwierdzenia (art. 69), wraz z załącznikami wymaganymi przez ustawę.
- Ustal politykę tłumaczeń i publikację online: w przypadkach zwolnień i raportowania na poziomie grupy zapewnij wymagane ujawnienia i dostępność dokumentów na stronie internetowej przez min. 5 lat (np. art. 63v–63w, 63zb).
Jak PwC może pomóc
PwC wspiera spółki kompleksowo:
- kwalifikacja podlegania i mapowanie obowiązków (art. 49; rozdz. 6c – format i znakowanie; art. 68–69 – reżim formalny),
- projekt procesu raportowego i dokumentacji (polityka, role, kontrola jakości, dowody źródłowe),
- przygotowanie treści i struktury sprawozdania z działalności oraz sekcji ESG z uwzględnieniem ESEF/XBRL (art. 63zc),
- przygotowanie do atestacji (pre‑assurance) i wsparcie komunikacji z biegłym rewidentem (art. 64 ust. 7),
- wsparcie w złożeniu i udostępnieniu dokumentów (art. 68–69), a także w organizacji publikacji online i tłumaczeń, gdy wymagane (np. art. 63v–63w, 63zb).
Autorzy:
