Ministerstwo Finansów opublikowało propozycję dokumentacji technicznej dotyczącą identyfikatora zbiorczego w KSeF 2.0. Jest to pierwsze opracowanie prezentujące szczegóły techniczne związane z generowaniem, wyszukiwaniem i obsługą identyfikatorów zbiorczych poprzez API KSeF. Publikacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorstw przygotowujących się do obowiązkowego KSeF, ponieważ pozwala rozpocząć analizę wpływu nowych wymagań na systemy ERP, procesy płatnicze oraz rozwiązania integracyjne.
Jednocześnie Ministerstwo Finansów prowadzi konsultacje z producentami oprogramowania i integratorami, dlatego obecny kształt rozwiązania należy traktować jako propozycję, która może jeszcze ulec zmianom.
Co to identyfikator zbiorczy KSeF?
Funkcjonalność identyfikatora zbiorczego jest bezpośrednio związana z planowanym od 1 stycznia 2027 r. obowiązkiem wskazywania przy płatnościach za faktury ustrukturyzowane numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego w tytule przelewu. Rozwiązanie ma uprościć realizację płatności obejmujących większą liczbę faktur i ograniczyć konieczność wskazywania wielu numerów KSeF w komunikacji bankowej.
Co wynika z opublikowanej propozycji dokumentacji?
Zgodnie z opublikowaną specyfikacją w KSeF 2.0 zostanie udostępniony dedykowany obszar API służący do obsługi identyfikatorów zbiorczych. Dokumentacja opisuje operacje umożliwiające generowanie identyfikatorów, pobieranie listy utworzonych identyfikatorów, sprawdzanie faktur przypisanych do konkretnego identyfikatora oraz wyszukiwanie identyfikatorów powiązanych z wybranym numerem KSeF.
Z przedstawionych założeń wynika m.in., że:
- identyfikator zbiorczy generowany jest dla listy numerów KSeF faktur wystawionych przez tego samego sprzedawcę,
- zgodnie z opublikowaną dokumentacją maksymalna liczba faktur przypisanych do jednego identyfikatora zbiorczego wynosi 200; jednocześnie w ramach prowadzonych konsultacji poinformowano o zwiększeniu limitu do 500 faktur oraz analizie dalszego zwiększenia tego limitu dla wybranych scenariuszy biznesowych;
- jedna faktura może zostać przypisana maksymalnie do 132 identyfikatorów zbiorczych w ramach jednego kontekstu,
- identyfikator zbiorczy posiada format: NIP-IZRRRRMM-FFFFFFFFFFFF-FF,
- w strukturze identyfikatora zawarte są informacje o NIP sprzedawcy oraz roku i miesiącu jego utworzenia,
- do generowania, wyszukiwania i odczytu identyfikatorów wymagane są odpowiednie uprawnienia w KSeF, w tym CollectiveIdentifierManage; zgodnie z informacjami przekazanymi w ramach konsultacji operacje na identyfikatorach zbiorczych mogą być wykonywane również przez podmioty posiadające uprawnienie InvoiceWrite
- możliwe jest pobranie listy identyfikatorów zbiorczych wygenerowanych w określonym przedziale czasu wraz z filtrowaniem m.in. po numerze identyfikatora oraz liczbie faktur,
- możliwe jest pobranie listy numerów KSeF przypisanych do konkretnego identyfikatora zbiorczego,
- możliwe jest wyszukanie wszystkich identyfikatorów powiązanych z określonym numerem KSeF,
- informacje o kwocie i walucie płatności są udostępniane wyłącznie podmiotowi, który utworzył identyfikator zbiorczy, lub podmiotowi występującemu w określonej roli na fakturze; w pozostałych przypadkach szczegóły płatności mogą zostać ukryte.
Jakie kwestie pozostają otwarte?
Pomimo publikacji szczegółów technicznych wiele istotnych kwestii biznesowych pozostaje nadal przedmiotem konsultacji. Dyskusje prowadzone przez integratorów oraz producentów systemów koncentrują się m.in. na możliwości uwzględniania dokumentów innych niż faktury KSeF (np. not księgowych lub odsetkowych), obsłudze płatności częściowych, przechowywaniu dodatkowych informacji biznesowych wykorzystywanych w systemach ERP oraz obsłudze procesów masowych. Wątpliwości dotyczą również zasad generowania identyfikatorów zbiorczych w przypadku zwrotów środków, kompensat i faktur korygujących, a także docelowych limitów liczby faktur przypisywanych do jednego identyfikatora. Na obecnym etapie Ministerstwo Finansów nie przedstawiło jeszcze ostatecznych rozstrzygnięć w tych obszarach.
Jak PwC może pomóc?
Publikacja propozycji dokumentacji technicznej identyfikatora zbiorczego to dobry moment, aby ocenić wpływ nowych wymagań KSeF 2.0 na procesy finansowe, systemy ERP oraz rozwiązania płatnicze w organizacji. Choć część zagadnień pozostaje jeszcze przedmiotem konsultacji, przedsiębiorstwa mogą już rozpocząć działania przygotowawcze.
PwC wspiera organizacje m.in. w zakresie:
- analizy wpływu nowych wymagań KSeF 2.0 na procesy sprzedażowe, zakupowe i płatnicze,
- oceny gotowości systemów ERP i rozwiązań integracyjnych do obsługi identyfikatorów zbiorczych oraz nowych obowiązków związanych z płatnościami,
- projektowania docelowych procesów biznesowych, w tym obsługi płatności masowych, faktur korygujących, kompensat oraz innych specyficznych scenariuszy,
- wsparcia przy implementacji i testach rozwiązań KSeF, w tym integracji z systemami finansowo-księgowymi i bankowymi,
- monitorowania zmian legislacyjnych i technicznych oraz bieżącego dostosowywania organizacji do ewoluujących wymagań.
Z uwagi na dynamiczny charakter prac nad KSeF 2.0, kluczowe znaczenie ma bieżąca analiza publikowanych materiałów oraz odpowiednio wczesne przygotowanie organizacji do nadchodzących zmian. PwC na bieżąco śledzi rozwój prac Ministerstwa Finansów oraz uczestniczy w dyskusjach rynkowych dotyczących praktycznych aspektów wdrożenia nowych rozwiązań.
Autorzy:
