Spółka może posługiwać się skróconą nazwą w wystawianych fakturach

Gdy skrócona nazwa spółki, umożliwiająca jednoznaczną identyfikację podatnika, została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym bądź aktualizacyjnym dla celów podatku VAT i jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się tą nazwą w obrocie gospodarczym i dokumentach księgowych wystawianych przez spółkę jest prawidłowe.

Sprawa dotyczyła spółki jawnej powstałej z przekształcenia spółki cywilnej. W umowie spółki jawnej zawarte zostało postanowienie, zgodnie z którym spółka ma prawo posługiwać się skróconą nazwą. Jednocześnie w Krajowym Rejestrze Sądowym, do którego wpisana jest spółka, skrócona firma nie została ujawniona z uwagi na brak odpowiedniej rubryki. W związku z powyższym spółka postanowiła wskazać skróconą nazwę obok pełnej firmy w zgłoszeniu aktualizacyjnym VAT-R oraz w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP-8. Spółka podjęła również decyzję o wskazaniu skróconej firmy na wystawionych i otrzymanych fakturach oraz pozostałych dokumentach księgowych - z uwagi na długą pełną nazwę spółki.

Na tym tle spółka zapytała organ podatkowy, czy ma prawo posługiwać się w obrocie gospodarczym - na fakturach oraz wszelkich innych dokumentach księgowych - skróconą nazwą spółki oraz przyjmować takie faktury z wpisaną skróconą firmą od swoich kontrahentów bez konieczności wystawiania korekty.

Zdaniem spółki, jest ona uprawniona do posługiwania się skróconą firmą na wystawianych przez siebie fakturach oraz innych dokumentach księgowych, a także do przyjmowania faktur zawierających skróconą nazwę spółki od swoich kontrahentów, bez konieczności wystawiania korekty. Przepisy ustawy o VAT nie wykluczają bowiem posługiwania się przez spółkę skróconą firmą - pełna nazwa spółki nie stanowi jednego z wymaganych elementów faktury VAT. Dane na fakturze powinny jedynie umożliwić jednoznaczną identyfikację stron określonej transakcji gospodarczej. Skoro więc spółka wskazała skróconą firmę na formularzach VAT-R i NIP-8, to tym samym dane zawarte na fakturach oraz innych dokumentach księgowych umożliwią jednoznaczną identyfikację spółki jako podatnika.

Na potwierdzenie prezentowanego stanowiska spółka przytoczyła szereg interpretacji indywidualnych.

Organ uznał stanowisko spółki za prawidłowe. Wskazał, że obligatoryjne elementy faktury zawiera art. 106e ustawy o VAT. Przepis ten nie wymienia wśród nich pełnej nazwy strony transakcji gospodarczej. Istotne jest jednakże, by - jak wskazała spółka - dane zawarte na fakturze umożliwiały jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy. Zdaniem organu, podatnik w celu jednoznacznej identyfikacji podatkowej powinien posługiwać się taką nazwą, jaką wskazał w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku VAT bądź zgłoszeniu aktualizacyjnym zmieniającym nazwę. Z kolei dane zawarte na fakturze i innych dokumentach księgowych powinny zgadzać się z danymi identyfikacyjnymi wskazanymi w tych zgłoszeniach. W konsekwencji, jeżeli skrócona firma umożliwia jednoznaczną identyfikację podatnika i została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym bądź aktualizacyjnym dla celów podatku VAT, a więc jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się skróconą firmą w obrocie gospodarczym jest prawidłowe. Co więcej, nie jest wówczas konieczna korekta faktur z wpisaną skróconą nazwą spółki.