7 lipca 2026 r. Parlament Europejski przyjął długo oczekiwaną reformę przepisów dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej. Zmiany stanowią efekt wieloletnich prac nad nowelizacją Rozporządzenia (WE) nr 883/2004 oraz Rozporządzenia (WE) nr 987/2009 i obejmują m.in. zasady dotyczące pracowników wykonujących pracę w więcej niż jednym państwie członkowskim.
Na moment publikacji zmianom pozostał jeszcze ostatni etap procesu legislacyjnego – formalne przyjęcie przez Radę UE. Oznacza to, że opisane poniżej rozwiązania nie obowiązują jeszcze, jednak już dziś wyznaczają kierunek przyszłych regulacji dotyczących pracowników mobilnych, pracowników oddelegowanych oraz pracodawców zarządzających transgranicznymi modelami pracy.
Najważniejsze planowane zmiany
1. Certyfikaty A1 nawet na 24 miesiące
Jedną z najbardziej oczekiwanych zmian jest doprecyzowanie zasad dotyczących okresu obowiązywania ustawodawstwa właściwego dla osób wykonujących pracę w dwóch lub większej liczbie państw członkowskich zgodnie z art. 13 Rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Obecnie ocena sytuacji pracownika dokonywana jest w oparciu o przewidywany model pracy w kolejnych 12 miesiącach. Projektowane przepisy mają jednoznacznie potwierdzić możliwość ustalania właściwego ustawodawstwa nawet na okres 24 miesięcy, co w praktyce umożliwi wydawanie certyfikatów A1 na okres do dwóch lat. Dla pracodawców może to oznaczać większą przewidywalność oraz ograniczenie części obowiązków administracyjnych związanych z odnawianiem dokumentacji.
2. Pobieranie zasiłku dla bezrobotnych a wykonywanie pracy w innym państwie UE
Projektowane przepisy rozszerzają art. 13 Rozporządzenia 883/2004 o nową regulację dotyczącą osób pobierających zasiłek dla bezrobotnych w jednym państwie członkowskim i jednocześnie wykonujących pracę w innym państwie UE. Po zmianach ustawodawstwo właściwe dla celów ubezpieczeń społecznych będzie ustalane według państwa wypłacającego świadczenie dla bezrobotnych. Rozwiązanie to odzwierciedla podejście stosowane już obecnie w praktyce, jednak po reformie będzie wynikało bezpośrednio z przepisów.
3. Osoby mieszkające poza UE wykonujące pracę w kilku państwach członkowskich
Zmiany obejmują również osoby mieszkające poza Unią Europejską, które wykonują pracę w dwóch lub większej liczbie państw członkowskich. W takich przypadkach za państwo „zamieszkania” dla potrzeb ustalenia właściwego ustawodawstwa ma zostać uznane państwo UE, w którym wykonywana jest największa część aktywności zawodowej. Projektowane rozwiązanie porządkuje część dotychczasowych wątpliwości, pozostawia jednak pytania praktyczne dotyczące sytuacji, gdy aktywność zawodowa wykonywana jest w podobnym zakresie w kilku państwach lub gdy proporcje pracy często się zmieniają.
4. Doprecyzowanie pojęć „pracodawca” oraz „miejsce prowadzenia działalności”
Jedną z istotniejszych zmian jest doprecyzowanie pojęć mających wpływ na ustalenie właściwego ustawodawstwa. Projekt wskazuje, że przez miejsce prowadzenia działalności należy rozumieć miejsce, w którym podejmowane są kluczowe decyzje biznesowe oraz wykonywane są centralne funkcje zarządcze przedsiębiorstwa.
Celem tej zmiany jest ograniczenie wykorzystywania podmiotów posiadających wyłącznie formalną obecność w danym państwie (tzw. spółek „letter-box”) przy ustalaniu właściwego systemu zabezpieczenia społecznego. W praktyce nowe regulacje mogą mieć znaczenie m.in. dla grup międzynarodowych wykorzystujących oddziały, spółki holdingowe lub podmioty o ograniczonej rzeczywistej obecności operacyjnej.
Co oznacza to dla pracodawców?
Choć większość zmian ma charakter doprecyzowujący, mogą one mieć istotny wpływ na organizacje zatrudniające pracowników wykonujących pracę transgraniczną. W szczególności warto przeanalizować:
- aktualnie posiadane certyfikaty A1,
- przypadki wykonywania pracy w kilku państwach członkowskich,
- modele pracy zdalnej wykonywanej z zagranicy,
- sposób dokumentowania czasu pracy i aktywności pracowników,
- funkcjonujące struktury grup międzynarodowych.
Komentarz PwC
W naszej ocenie najważniejszą konsekwencją projektowanych zmian nie jest samo wydłużenie okresu ważności certyfikatów A1 do 24 miesięcy. Choć rozwiązanie to z pewnością ograniczy część obowiązków administracyjnych, największe wyzwania pozostają gdzie indziej. Coraz większego znaczenia nabiera bowiem prawidłowa kwalifikacja sytuacji transgranicznych oraz ustalenie, które państwo jest właściwe dla celów ubezpieczeń społecznych. W praktyce kluczowe staje się rozróżnienie pomiędzy oddelegowaniem pracownika a wykonywaniem pracy w dwóch lub większej liczbie państw członkowskich. Rosnąca popularność elastycznych modeli pracy, w tym pracy wykonywanej z zagranicy, powoduje, że prawidłowe ustalenie ustawodawstwa właściwego coraz częściej staje się nie tylko zagadnieniem administracyjnym, lecz także elementem szerszego procesu zarządzania ryzykiem regulacyjnym, podatkowym i kadrowym. Z perspektywy pracodawców warto już dziś przeanalizować istniejące populacje pracowników wykonujących pracę transgraniczną oraz zweryfikować, czy obecnie stosowane założenia dotyczące certyfikatów A1, miejsca prowadzenia działalności oraz kwalifikacji poszczególnych przypadków pozostają aktualne w świetle projektowanych zmian.
Autorzy:
