W jednym z poprzednich artykułów, obserwując wzrastającą liczbę tzw. „wystąpień miękkich” Prezesa UOKiK, opowiedzieliśmy o ich roli jako narzędzia sygnalizującego przedsiębiorcom potencjalne nieprawidłowości w zakresie terminowości płatności. Nie trzeba było długo czekać, aby praktyka pokazała, że nasze przypuszczenia okazały się trafione i wystąpienia miękkie były wstępem do formalnych, wymagających i obciążających postępowań prowadzonych przez Prezesa UOKiK na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
W związku z odczuwalnie zwiększoną aktywnością organu warto zawczasu poznać i lepiej zrozumieć z czym tak naprawdę wiąże się tzw. postępowanie zatorowe.
Postaramy się w kilku akapitach przedstawić kluczowe aspekty postępowań zatorowych, bazując na aktualnych przepisach i unikalnych doświadczeniach praktycznych.
Czego i kogo dotyczy postępowanie zatorowe
Postępowania Prezesa UOKiK dotyczą nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych wynikających z transakcji handlowych, czyli sytuacji, gdy w okresie trzech następujących po sobie miesięcy suma wymagalnych świadczeń pieniężnych spełnionych po terminie lub niespełnionych w ogóle przekracza 2 mln zł.
Prezes UOKiK może wszcząć postępowanie zatorowe względem niemal każdego przedsiębiorcy –w tym zarówno spółkom prawa handlowego, osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, jak i oddziałom przedsiębiorców zagranicznych.
Przebieg postępowania
Postępowanie może być wszczęte z urzędu (na podstawie danych z KAS, Ministerstwa Rozwoju lub własnych analiz UOKiK) lub na skutek zawiadomienia (np. od kontrahenta). W praktyce, wytypowanie przedsiębiorców następuje po analizie prawdopodobieństwa wystąpienia opóźnień przekazywanych przez Szefa KAS. Wszczęcie postępowania następuje poprzez doręczenie postanowienia, w którym wskazuje się zakres czasowy (3 kolejne miesiące w ciągu ostatnich 2 lat) i przedmiotowy kontroli.
W toku postępowania Prezes UOKiK żąda od przedsiębiorcy bardzo szerokiego zakresu dokumentów i danych – m.in. zestawień transakcji, plików JPK, polityk rachunkowości, wyciągów bankowych, umów, wyjaśnień dotyczących mechanizmów rozliczeń (np. kompensat, faktoringu, rabatów). Każda nieścisłość lub brak dokumentacji może skutkować dalszymi żądaniami wyjaśnień, a nawet kontrolą w siedzibie przedsiębiorcy. W praktyce oznacza to konieczność zaangażowania wielu działów firmy (finanse, księgowość, prawny, IT) i często generuje istotne obciążenie organizacyjne.
W toku postępowania Prezes UOKiK może przeprowadzić kontrolę w siedzibie przedsiębiorcy, żądając udostępnienia dokumentów, systemów informatycznych, a nawet asysty Policji. Kontrola może trwać do 20 dni roboczych, a przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić warunki do jej sprawnego przeprowadzenia. Kontrola jest stosowana głównie wobec podmiotów, które nie współpracują lub przedstawiają nierzetelne informacje.
Obciążenia organizacyjne podmiotu
Wymagania Prezesa UOKiK dotyczące zakresu i szczegółowości przekazywanych danych są bardzo wysokie. Organ oczekuje nie tylko kompletnych zestawień transakcji, ale także precyzyjnego udokumentowania dat spełnienia świadczeń, zasad rozliczeń, a w przypadku kompensat – dokumentów potwierdzających datę i podstawę potrącenia. Każda nieścisłość lub brak dokumentacji może skutkować dalszymi żądaniami wyjaśnień, a nawet kontrolą w siedzibie przedsiębiorcy. Dla działów wewnętrznych oznacza to często konieczność przeprowadzenia szczegółowego audytu rozliczeń, przeglądu procedur i systemów księgowych oraz przygotowania obszernej dokumentacji. W praktyce postępowania trwają wiele miesięcy, a ich przebieg jest wymagający zarówno pod względem merytorycznym, jak i organizacyjnym.
Sankcje i znaczenie profesjonalnego podejścia
W toku postępowania Prezes UOKiK może nałożyć na przedsiębiorcę administracyjną karę pieniężną za nadmierne opóźnianie się ze spełnianiem świadczeń, a także za nieudzielenie informacji, udzielenie informacji nieprawdziwych lub utrudnianie kontroli. Kara może wynieść do 5% przychodu z poprzedniego roku podatkowego, maksymalnie do równowartości 50 mln euro. Organ ma obecnie dużą swobodę w wymiarze samej kary za opóźnienia – nie jest ona obligatoryjna, ale zależy od oceny okoliczności sprawy.
Zasady wymiaru kary i podstawy odstąpienia
Przy ustalaniu wysokości kary Prezes UOKiK bierze pod uwagę m.in. wagę naruszenia, działania naprawcze podjęte przez przedsiębiorcę, współpracę w toku postępowania oraz spełnienie zaległych świadczeń wraz z odsetkami. Ustawa przewiduje możliwość odstąpienia od wymierzenia kary wyłącznie w przypadku siły wyższej. W praktyce oznacza to, że warto już na etapie wystąpienia miękkiego przeprowadzić audyt rozliczeń, wdrożyć działania naprawcze i przygotować się na ewentualne postępowanie – zarówno pod względem merytorycznym, jak i organizacyjnym. Profesjonalne wsparcie prawne i księgowe może znacząco zwiększyć szanse na korzystne zakończenie sprawy lub ograniczenie sankcji.
Wnioski i rekomendacje
Akcja kierowania przez Prezesa UOKiK „wystąpień miękkich” przekłada się dziś na konkretne, formalne działania organu, które mogą mieć poważne konsekwencje finansowe i organizacyjne dla przedsiębiorców. Skuteczne przygotowanie do postępowania, skrupulatność w dokumentowaniu rozliczeń oraz profesjonalne wsparcie są kluczowe dla minimalizacji ryzyka i ograniczenia potencjalnych sankcji. Warto już teraz przeprowadzić wewnętrzny audyt, wdrożyć działania naprawcze i przygotować się na ewentualne postępowanie – zarówno pod względem merytorycznym, jak i organizacyjnym.
Autorzy:
