Sejm 19 czerwca przyjął nowelizację Kodeksu pracy, która zmienia rozumienie tego czym jest mobbing i podwyższa wysokość minimalnego odszkodowania dla mobbingowanego pracownika. Co istotniejsze, nowe przepisy wymagają od pracodawców wdrożenia sformalizowanych procedur i zasad chroniących pracowników przed niewłaściwymi zjawiskami w miejscu pracy.
Ustawa czeka na rozpatrzenie przez Senat. Niezależnie od ostatecznego kształtu przepisów, który może w pewnym stopniu się zmienić, pracodawcy powinni już teraz zapoznać się z proponowanymi zmianami i rozpocząć przygotowania do ich wdrożenia.
Na czym polegają najważniejsze zmiany
Nowa definicja mobbingu
Zmianie ulegnie sama definicja mobbingu. Zgodnie z nią, mobbing to zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika.
Ustawa wskazuje wprost, że odpowiedzialność za mobbing obejmuje też zachowania pochodzące od współpracowników, podwładnych, a nawet osób niebędących pracownikami. Jednocześnie wyraźnie zastrzega, że uzasadnione rozliczanie pracownika z pracy lub jej krytyka, wyrażone we właściwej formie, mobbingiem nie są.
Wyższe zadośćuczynienia i odszkodowania
Do tej pory minimalne odszkodowanie za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu oraz za mobbing stanowiła kwota odpowiadająca minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Po zmianach minimalna kwota zadośćuczynienia za naruszenie zasady równego traktowania jest taka sama, ale w przypadku dokonania przez pracodawcę wielokrotnego naruszenia – minimum to wzrasta do trzykrotności minimalnego wynagrodzenia. Ponadto minimalne zadośćuczynienie za mobbing będzie odpowiadało sześciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Obowiązek systematycznego przeciwdziałania
Po przyjęciu projektowanych zmian, pracodawca będzie miał obowiązek systematycznie i aktywnie przeciwdziałać mobbingowi i naruszaniu zasady równego traktowania – nie tylko poprzez działania prewencyjne, ale także przez wykrywanie naruszeń, właściwe reagowanie na wykryte naruszenie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych tymi zjawiskami.
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy będzie też przeciwdziałanie naruszaniu godności i dóbr osobistych pracownika, w szczególności w obszarach zdrowia, sfery osobistej i reputacji, właściwej komunikacji w miejscu pracy, pozycji w zespole, efektów pracy oraz jej oceny, a także statusu zawodowego pracownika i jego kwalifikacji.
Obowiązkowy regulamin antymobbingowy
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników będą zobowiązani ustalić reguły, procedury oraz częstotliwość działań w zakresie przeciwdziałania (i) naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, (ii) naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieni (iii) dyskryminacji i (iv) mobbingowi – w formie odrębnego regulaminu (chyba że kwestie te zostaną uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy).
Zmiany procesowe – sąd nie oddali źle sformułowanego powództwa
Wprowadza się zasadę, zgodnie z którą w sprawach o zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu naruszenia dóbr osobistych, dyskryminacji lub mobbingu sąd nie może oddalić powództwa, jeśli ustalony stan faktyczny wskazuje na zasadność roszczenia z innego tytułu niż wskazany przez pracownika. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli sąd nie stwierdzi np. mobbingu, o który oskarża spółkę pracownik, ale ustali, że doszło do naruszenia dóbr osobistych lub dyskryminacji – i tak powinien zasądzić odpowiednie świadczenie. Pracownik nie musi więc „trafić” z kwalifikacją prawną swojego roszczenia – wystarczy, że fakty potwierdzą naruszenie jakiejkolwiek z tych podstaw. Znacznie ułatwi to pracownikom dochodzenie swoich praw przed sądem.
Co zmiany oznaczają dla pracodawców
Nowelizacja potencjalnie zwiększa ryzyko sporów z pracownikami dot. mobbingu i dyskryminacji. Rozszerzona definicja mobbingu i nowe typy dyskryminacji oznaczają, że więcej sytuacji w miejscu pracy może być kwalifikowanych jako naruszenie prawa pracy. Zwiększone minimalne kwoty zadośćuczynień ustanawiają dolną granicę odpowiedzialności. Przy braku górnej granicy, co może przekładać się na zwiększenie wysokości zasądzanych odszkodowań.
Wprowadzenie obowiązku systematycznego przeciwdziałania mobbingowi i dookreślenie, na czym ten obowiązek polega, wymaga zintensyfikowania działań po stronie pracodawców. Oznacza to również zmianę z pasywnego wykonywania obowiązku przekazywania pracownikom informacji nt. ich uprawnień w przypadku wystąpienia mobbingu i dyskryminacji na obowiązek aktywnego podejścia – organizacji szkoleń, postawienia działającej procedury mającej na celu wykrywanie przypadków niepożądanych zachowań w miejscu pracy, która będzie faktycznie się sprawdzać w praktyce, określania reguł i częstotliwości działań prewencyjnych, a potem stosowania się do tych ustalonych przez siebie zasad.
Próby „wyciszenia” problemu mogą prowadzić do dodatkowych roszczeń lub wykroczeń przeciwko prawom pracownika, z uwagi na brak spełnienia ww. obowiązków.
Jakie działania powinni podjąć pracodawcy
Czas na przygotowanie jest ograniczony – ustawa ma wejść w życie 3 miesiące od dnia ogłoszenia, a na wdrożenie lub dostosowanie regulaminów wewnętrznych pracodawcy będą mieć 6 miesięcy. Kluczowe kroki, które warto zaplanować już teraz, obejmują:
- Audyt istniejących procedur. Pierwszym krokiem powinien być przegląd obowiązujących w organizacji polityk antymobbingowych i antydyskryminacyjnych pod kątem zgodności z nowymi wymogami. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, czy dotychczasowe regulacje obejmują wszystkie elementy wymagane ustawą.
- Opracowanie lub aktualizacja regulaminu określającego reguły, procedury i częstotliwość działań w zakresie przeciwdziałania naruszaniu dóbr osobistych pracownika i zasady równego traktowania w zatrudnieniu, dyskryminacji i mobbingowi. Regulamin powinien uwzględniać nową, rozszerzoną definicję mobbingu i katalog przykładowych zachowań niedozwolonych.
- Przeszkolenie HR oraz kadry zarządzającej. Nowa definicja mobbingu, szerszy zakres odpowiedzialności i rozróżnienie między dopuszczalnym rozliczaniem z pracy a niedozwolonym nękaniem wymagają, by menedżerowie rozumieli granice swoich uprawnień. Szkolenia powinny obejmować także nowe typy dyskryminacji – przez założenie i przez skojarzenie.
- Wdrożenie mechanizmów zgłaszania i reagowania. Ustawa wymaga nie tylko prewencji, ale też aktywnego wykrywania naruszeń i właściwego reagowania. Warto wdrożyć lub zrewidować kanały zgłoszeń, procedury wyjaśniające i zasady ochrony osób zgłaszających, pamiętając o zakazie działań odwetowych.
- Zaplanowanie oraz realizowanie cyklicznych szkoleń dla pracowników. Wdrożenie takich szkoleń będzie jednym z najistotniejszych mechanizmów prewencji – poprzez uświadomienie pracownikom, jakie zachowania są niedopuszczalne i jak powinni się zachować w sytuacjach nieprawidłowych (odpowiednie zgłoszenie).
- Dokumentowanie działań prewencyjnych. W świetle nowych reguł dowodowych, zgodnie z którymi osoba zarzucająca naruszenie musi jedynie uprawdopodobnić ten fakt, a to pracodawca musi wykazać, że nie dopuścił się naruszenia zasady równego traktowania, kluczowe znaczenie ma rzetelna dokumentacja: harmonogramy szkoleń, rejestry zgłoszeń, protokoły z postępowań wyjaśniających i podjęte działania naprawcze.
- Przegląd umów i klauzul regresowych. Prawo regresu wobec sprawcy mobbingu otwiera możliwość zabezpieczenia interesów pracodawcy w umowach o pracę lub kontraktach z osobami współpracującymi. Warto rozważyć odpowiednie klauzule umowne.
Zakres zmian jest znaczny, a terminy krótkie. Prawidłowe opracowanie regulaminu, przeprowadzenie procedury uzgodnieniowej, przeszkolenie kadry i wdrożenie kompleksowego systemu przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji wymaga eksperckiego i przemyślanego działania, tak aby uniknąć błędów formalnych oraz zbudować system, który realnie chroni organizację przed roszczeniami – i co równie ważne – stworzy bezpieczne środowisko pracy dla zespołu.
Autorzy:
