Perspektywa 2021-2027 ruszyła z pełną parą, co niesie za sobą często całkowicie nowe zasady konkursów, świeże koncepcje i wytyczne. Tym samym pojawiają się liczne zmiany w dokumentacjach konkursowych, co w konsekwencji rodzi nowe zasady składania wniosków aplikacyjnych, jak również nowe potrzeby w kontekście wdrażania i rozliczania projektów.
Dedykowany dla poprzedniej perspektywy system SL2014, służący do rozliczania projektów, został zastąpiony przez centralny system informatyczny CST2021, w ramach którego jest dostępna dla Beneficjentów aplikacja SL2021. Aplikacja służy między innymi do złożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność, dokumentów, monitorowania bazy personelu czy wypełnienia formularza monitorowania uczestników w projektach „miękkich”. Poza tym, za jego pośrednictwem będzie się odbywała komunikacja Beneficjenta z Instytucjami. Warto zwrócić zatem uwagę na nowe funkcjonalności, które mają ułatwić realizację projektów.
Przede wszystkim…
Łatwe nadawanie uprawnień
W pierwszej kolejności osoba wskazana przez Beneficjenta we wniosku o dofinansowanie, inaczej zwana osobą zarządzającą, otrzyma maila w celu zarejestrowania swojego konta w CST a w następnym kroku pracownik Instytucji sfinalizuje nadawanie uprawnień w aplikacji. Od tego momentu to właśnie osoba zarządzająca będzie mogła nadawać kolejne uprawnienia, zmieniać ich zakres, czy też blokować i odblokowywać dostęp do projektu. Czynności te będą się odbywały bez udziału Instytucji, co jest istotnym ułatwieniem dla Beneficjenta, który nie będzie musiał każdorazowo składać wniosku o nadanie uprawnień a raz na kwartał Instytucja będzie przeprowadzała audyt osób uprawnionych. W aplikacji w ramach każdego modułu dodatkowo stworzono zakładkę Dane, dzięki której będzie widać kto i kiedy utworzył dany dokument oraz kto i kiedy go zmodyfikował. Będzie to widoczne zarówno z poziomu Instytucji jak i Beneficjenta.
Następnie…
Łatwe logowanie
To co z pewnością ucieszy wielu Beneficjentów: logowanie do SL2021 będzie się odbywać za pośrednictwem loginu i hasła, a nie jak dotychczas za pomocą profilu zaufanego. Po zalogowaniu Beneficjent będzie musiał jednorazowo wybrać kontekst pracy, czyli reprezentowany podmiot oraz jego rolę - bez tego działania Beneficjent nie będzie widział swojego projektu w zakładce „Lista projektów”.
Ponadto…
Łatwiejszy i szybszy obieg dokumentacji
Dokumentacja w formie papierowej została ograniczona do minimum. Widać stałą tendencję i dążenie do całkowicie elektronicznej obsługi projektu. W chwili obecnej aplikacja nie dysponuje jeszcze zakładkami dedykowanymi dla harmonogramu płatności czy bazy personelu a zatem będzie je trzeba dostarczyć w formie papierowej na wezwanie Instytucji do czasu ich udostępnienia w aplikacji, bowiem prace nad tymi funkcjonalnościami trwają. Ponadto, niewielką ale jakże użyteczną zmianą w module Korespondencja jest możliwość ustawienia stałej stopki do przesyłania wiadomości.
Co więcej…
Łatwiejsze podpisywanie dokumentów
Jak już wspomniano wcześniej zarówno do logowania do systemu jak również do podpisywania dokumentów nie będziemy już używać profilu zaufanego, lecz podpisu kwalifikowanego. Jeżeli Beneficjent nie wyrobił sobie takiego podpisu wówczas będzie otrzymywał wiadomość mailową z unikatowym kodem do podpisu dokumentów. Do tworzenia i podpisywania umów i aneksów w aplikacji będzie służył moduł Dokumentacja. Aplikacja posiada także bardzo użyteczny moduł Zadania. Moduł ten umożliwia stałą kontrolę nad dokumentacją projektową i jej obsługą, w szczególności ich podpisywanie oraz przekazywanie pomiędzy różnymi użytkownikami. W module tym poszczególne zadania są przypisywane do Beneficjenta lub Instytucji. Jednocześnie, co jest istotną funkcjonalnością, Beneficjent ma możliwość przypisania zadania na konkretną osobę ze swojej organizacji (osoba taka musi być wcześniej wskazana na liście osób uprawnionych).
W końcu…
Łatwiejsze wprowadzanie zmian w projekcie
Istotną nowo wprowadzoną funkcjonalnością jest zmiana w zakresie obsługi procesu zmian w projekcie. Otóż od teraz modyfikacja danych projektu odbywać się będzie poprzez utworzenie wniosku o zmianę w aplikacji. Ważne jest, że w związku z tą zamianą Beneficjenci będą musieli z większym wyprzedzeniem i uważnością planować zmiany w projekcie, ponieważ nie będzie, jak dotąd, możliwości złożenia wniosku o zmiany do Instytucji w sytuacji, gdy poprzedni jeszcze będzie w trakcie oceny. Jednocześnie składając wniosek o zmiany w zakresie finansowym Beneficjent będzie mógł zaimportować do aplikacji budżet z pliku xls, co z pewnością ułatwi uzupełnianie danych w systemie. Do momentu gdy wniosek ma status Roboczy, wówczas w każdej chwili może być usunięty przez Beneficjenta, każdy inny wniosek usunąć może tylko Administrator systemu ze strony Instytucji. Za pomocą przycisku Porównaj wersje Beneficjent będzie mógł porównać poszczególne wersje umowy/wniosku.
Jak zwykle…
Wniosek o płatność
W zakresie obsługi wniosku o płatność została dodana opcja tzw. „Szybkiego wniosku o zaliczkę”. Dotyczy ona wyłącznie pierwszej transzy zaliczkowej. Ponadto, w związku z przepisami Ustawy o finansach publicznych od nierozliczonej w terminie lub kwocie zaliczki naliczane są odsetki jak dla zaległości podatkowych. W odpowiedzi na ten istotny przepis w zakładce Rozliczanie zaliczek pojawiło się nowe pole do wypełnienia stanu rozliczenia zaliczek. Poza tym, w przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnotowych istnieje konieczność aby w zakładce Oświadczenia opisać na czym polegały nieprawidłowości, wyjaśnić oraz wskazać planowane i podjęte działania naprawcze.
Niezmiennie…
Niezmienny (niestety) czas trwania sesji
Sesja w systemie trwa nadal tylko 30 minut. Pomimo próśb ze strony Beneficjentów jak również Instytucji sesja nadal pozostaje 30 – to minutowa i niestety w dalszym ciągu wprowadzone do systemu dane nie zapisują się automatycznie.
I wreszcie…
Załączniki
Pliki dodane w systemie będzie można znaleźć w module Załączniki. Beneficjent będzie mógł usuwać i „odczepiać” załączniki z aplikacji. Jeśli jakiś załącznik będzie powiązany z dokumentami przekazanymi do podpisu lub posiadającymi datę podpisania, wówczas takie załączniki będą mogły być usunięte wyłącznie przez Administratora systemu ze strony Instytucji.
Nowe systemy, zwłaszcza te do obsługi wniosków czy procesów, mogą być narażone na różne wyzwania i niedoskonałości, które z czasem są ulepszane. Ulepszanie zaś, to proces dynamiczny, który wymaga stałej uwagi, analizy i dostosowywania do zmieniających się warunków i wymagań użytkowników. Miejmy zatem nadzieję, że jeśli nie dziś to z każdym dniem SL2021 będzie coraz lepszy, aż któregoś dnia stanie się nie tylko lepszą wersją, ale i godnym kontynuatorem SL2014.
Autorzy:
