O możliwości sfinansowania wydatku z pożyczki na cyfrową i zieloną transformację decyduje przede wszystkim jego rola w transformacji przedsiębiorstwa. Finansowanie może objąć maszyny, urządzenia, specjalistyczne oprogramowanie, prace budowlane, infrastrukturę techniczną, audyty, analizy, szkolenia i określone wydatki obrotowe.
To kolejny artykuł z naszej serii poświęconej Pożyczce na cyfrową i zieloną transformację. W poprzednim materiale wyjaśnialiśmy, jak przygotować inwestycję do finansowania oraz jak przełożyć potrzeby przedsiębiorstwa na odpowiednio zaplanowany zakres transformacji. Tym razem przyglądamy się budżetowi: jakie rodzaje wydatków można w nim uwzględnić, jakie obowiązują ograniczenia i na co zwrócić uwagę przy planowaniu kosztów.
Jak podejść do budżetu inwestycji?
Przy konstruowaniu budżetu kluczowe jest powiązanie każdego wydatku z zakresem planowanej transformacji. Koszty powinny wynikać ze zidentyfikowanych potrzeb przedsiębiorstwa oraz znajdować uzasadnienie w audycie lub analizie stanowiącej podstawę inwestycji. W praktyce budżet powinien więc odpowiadać na trzy pytania: jaki wydatek jest potrzebny, czemu ma służyć i jaki rezultat pozwoli osiągnąć.
Wartość Jednostkowej Pożyczki może wynosić od 2,5 mln zł do 15 mln zł, co pozwala finansować zarówno średniej wielkości przedsięwzięcia, jak i bardziej kompleksowe inwestycje transformacyjne.
Istotna jest również struktura budżetu. Co najmniej 60% wartości inwestycji powinny stanowić komponenty bezpośrednio związane z transformacją cyfrową lub transformacją w kierunku gospodarki o obiegu zamkniętym (GOZ). Przy konstruowaniu budżetu trzeba jednocześnie uwzględnić limity dotyczące pozostałych kategorii wydatków, w szczególności wydatków obrotowych. Pożyczka może natomiast finansować do 100% wartości Inwestycji Końcowej.
Maszyny, urządzenia i technologie cyfrowe
Jedną z podstawowych kategorii budżetu są środki trwałe potrzebne do przeprowadzenia transformacji. W zależności od charakteru przedsięwzięcia mogą to być m.in. maszyny i urządzenia, linie technologiczne, roboty przemysłowe i zautomatyzowane stanowiska, aparatura kontrolno-pomiarowa czy rozwiązania ograniczające zużycie energii, wody i surowców.
W projekcie można również uwzględnić wartości niematerialne i prawne oraz rozwiązania cyfrowe, np. oprogramowanie i licencje, systemy ERP, MES czy SCADA, technologie wykorzystujące sztuczną inteligencję, Internet Rzeczy, analizę danych i rozwiązania chmurowe, a także cyfrowe bliźniaki czy narzędzia z zakresu cyberbezpieczeństwa.
Na co należy uważać?
Nie każdy wydatek IT będzie jednak traktowany tak samo. W przypadku technologii cyfrowych istotne jest, aby rozwiązanie było nowe z punktu widzenia przedsiębiorstwa. Aktualizacja wykorzystywanego już rozwiązania lub zakup jego nowszej, funkcjonalnie tożsamej wersji nie spełnia tego warunku.
Inaczej należy spojrzeć na standardowy sprzęt IT i niespecjalistyczne oprogramowanie. Niektóre takie wydatki, w tym sprzęt IT czy standardowe oprogramowanie, mogą zostać ujęte jako wydatki obrotowe, jeżeli przedsiębiorca wykaże ich bezpośredni związek z Inwestycją Końcową.
Jakie wydatki związane z GOZ mogą znaleźć się w budżecie?
W części dotyczącej zielonej transformacji budżet może obejmować m.in. wydatki związane z ograniczeniem ilości odpadów, zamykaniem obiegów materiałowych, odzyskiem i ponownym wykorzystaniem surowców, materiałów lub wody procesowej, odzyskiem energii i ciepła odpadowego czy zwiększeniem efektywności energetycznej. Finansowane mogą być również rozwiązania związane z ekoprojektowaniem oraz monitorowaniem wpływu produktów i procesów na środowisko.
Także w tym przypadku sam rodzaj wydatku nie przesądza jednak o możliwości jego finansowania. Istotne będzie jego powiązanie z planowanymi efektami transformacji, np. zmniejszeniem zużycia surowców, energii lub wody, ograniczeniem ilości odpadów albo zwiększeniem poziomu odzysku materiałów.
Prace budowlane, infrastruktura i nieruchomości
Wdrożenie nowych technologii często wymaga dostosowania zakładu lub istniejącej infrastruktury. W budżecie mogą więc znaleźć się prace budowlane i infrastrukturalne niezbędne do realizacji inwestycji.
Może to być np. dostosowanie pomieszczeń do instalacji nowych maszyn, przygotowanie fundamentów pod urządzenia, przebudowa instalacji technologicznych czy modernizacja infrastruktury umożliwiającej odzysk energii, surowców lub wody.
Zakres takich prac powinien mieć wyraźne uzasadnienie w planowanym przedsięwzięciu. Pożyczka nie służy finansowaniu dowolnej rozbudowy lub modernizacji zakładu wyłącznie dlatego, że przedsiębiorca jednocześnie prowadzi inwestycję cyfrową lub środowiskową.
Możliwy jest także zakup gruntów i nieruchomości, jednak w tym przypadku zastosowanie mają dodatkowe ograniczenia. Nieruchomość powinna służyć realizacji inwestycji i nie może być nabywana w celu obrotu lub lokowania kapitału.
Wydatki na grunty i nieruchomości mogą stanowić do 10% wartości inwestycji zakwalifikowanej do pożyczki, a w przypadku terenów opuszczonych i poprzemysłowych, po spełnieniu odpowiednich warunków, do 15%.
Audyty, analizy, szkolenia i usługi eksperckie
Przygotowanie i wdrożenie inwestycji mogą wymagać specjalistycznej wiedzy, odpowiedniej dokumentacji oraz rozwoju kompetencji pracowników.
W budżecie mogą być zatem przewidziane określone wydatki okołoinwestycyjne, m.in. audyty i analizy, mapy drogowe transformacji, dokumentacja techniczna i projektowa, specjalistyczne usługi eksperckie oraz szkolenia związane z wdrażaniem nowych technologii i procesów.
Ważne jednak, że nie każda usługa doradcza związana z działalnością firmy będzie takim wydatkiem. Dokumentacja wyłącza z tej kategorii w szczególności usługi o charakterze ciągłym lub okresowym oraz typowe koszty operacyjne przedsiębiorstwa, np. rutynowe doradztwo podatkowe, regularne usługi prawne czy reklamowe.
W tej kategorii szczególnej uwagi wymaga również zakaz podwójnego finansowania. Jeżeli przedsiębiorca otrzymał już daną usługę lub dokumentację bezpłatnie albo została ona sfinansowana z innych środków publicznych, tego samego wydatku nie można ponownie sfinansować z pożyczki.
Znaczenie ma także aktualność dokumentów stanowiących podstawę inwestycji. Audyt lub analiza powinny odnosić się do planowanego przedsięwzięcia i nie powinny być starsze niż 12 miesięcy na dzień złożenia wniosku.
Wydatki obrotowe. Co oznacza limit 25%?
W budżecie można uwzględnić także określone wydatki obrotowe, pod warunkiem, że są związane z realizacją Inwestycji Końcowej. Instrument nie jest zatem przeznaczony do finansowania ogólnych potrzeb wynikających z bieżącej działalności przedsiębiorstwa.
Wydatki obrotowe mogą stanowić maksymalnie 25% wartości Jednostkowej Pożyczki. W zależności od charakteru projektu mogą obejmować m.in. materiały i surowce potrzebne do uruchomienia nowych procesów, komponenty wykorzystywane przy uruchomieniu technologii, wydatki związane z rozruchem technologicznym i testami czy określone koszty energii i mediów.
Dla przykładu, przy Jednostkowej Pożyczce w wysokości 10 mln zł, na wydatki obrotowe można przeznaczyć maksymalnie 2,5 mln zł.
Nie oznacza to, że przedsiębiorca powinien dążyć do wykorzystania pełnego limitu. Wartość tej kategorii powinna przede wszystkim odpowiadać rzeczywistym potrzebom i zakresowi przedsięwzięcia. Kluczowe jest więc nie samo przypisanie kosztu do kategorii wydatków obrotowych, ale wykazanie, dlaczego jest on potrzebny właśnie do uruchomienia lub realizacji konkretnej inwestycji.
Jak wykazać rynkowość planowanych wydatków?
Kolejnym elementem przygotowania budżetu jest uzasadnienie wysokości planowanych kosztów.
Co istotne, w przypadku zakupów finansowanych z pożyczki nie ma obowiązku stosowania formalnej zasady konkurencyjności ani publikowania zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności.
Nie oznacza to jednak pełnej dowolności przy wyborze dostawców. Przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, że planowane wydatki są niezbędne, a przyjęte ceny odpowiadają warunkom rynkowym. Należy również zadbać o brak konfliktu interesów.
W praktyce poziom cen można udokumentować np. poprzez zebranie kilku porównywalnych ofert lub przeprowadzenie rozeznania rynku i zachowanie informacji stanowiących podstawę wyboru. Szczególnej uwagi wymagają transakcje z podmiotami powiązanymi, gdzie odpowiedniego uzasadnienia wymaga także przyjęty poziom ceny.
Czego nie można sfinansować?
Nie każdy wydatek związany z działalnością przedsiębiorstwa może zostać objęty pożyczką. Dokumentacja instrumentu przewiduje wyłączenia, które warto zweryfikować jeszcze przed ostatecznym ustaleniem zakresu inwestycji.
Pożyczka nie może służyć m.in. refinansowaniu wcześniej zrealizowanej inwestycji, spłacie kredytów, pożyczek, leasingów lub innych zobowiązań czy zakupowi aktywów finansowych. Wyłączone są również wydatki prowadzące do podwójnego finansowania oraz nieruchomości nabywane w celu obrotu lub lokowania kapitału.
Szczególne ograniczenia dotyczą inwestycji i wydatków związanych z paliwami kopalnymi. Wyłączenia obejmują m.in. produkcję, przetwarzanie, transport, dystrybucję, magazynowanie i spalanie paliw kopalnych, a także określone środki trwałe wykorzystujące takie paliwa.
Sam fakt wykorzystania urządzeń zasilanych paliwami kopalnymi podczas realizacji inwestycji nie przesądza jednak automatycznie o wyłączeniu całego przedsięwzięcia. Oceny wymaga charakter konkretnego wydatku i jego rola w inwestycji.
O czym pamiętać przed złożeniem wniosku?
Przed zamknięciem budżetu warto sprawdzić:
- Czy każdy istotny wydatek wynika ze zidentyfikowanych potrzeb przedsiębiorstwa i zakresu transformacji?
- Czy można wskazać jego związek z efektem, który inwestycja ma osiągnąć?
- Czy co najmniej 60% wartości inwestycji stanowią komponenty bezpośrednio związane z transformacją cyfrową lub GOZ?
- Czy wydatki obrotowe nie przekraczają 25% wartości Jednostkowej Pożyczki i są związane z realizowanym przedsięwzięciem?
- Czy wysokość planowanych kosztów jest racjonalna i odpowiada warunkom rynkowym?
- Czy sposób ustalenia poziomu cen został odpowiednio udokumentowany?
- Czy którykolwiek z wydatków nie został wcześniej sfinansowany z innych środków publicznych?
- Czy inwestycja nie obejmuje wydatków znajdujących się w katalogu wyłączeń?
- Czy zakres inwestycji, audyt lub analiza oraz budżet tworzą spójną całość?
Dobrze przygotowany budżet powinien więc wskazywać nie tylko, ile przedsiębiorca zamierza wydać, ale przede wszystkim z czego wynika dany wydatek i jaki efekt pozwoli osiągnąć.
Katalog kosztów to punkt wyjścia, a nie gwarancja finansowania
Katalog wydatków w dokumentacji instrumentu jest pomocniczy i przykładowy, dlatego wymienienie w nim danego rodzaju kosztu nie przesądza o możliwości jego sfinansowania.
Ostateczna ocena konkretnego wydatku należy do Partnera Finansującego i uwzględnia m.in. cel i zakres Inwestycji Końcowej, zasady instrumentu, właściwy reżim pomocy oraz rolę danego kosztu w przedsięwzięciu.
Budżet warto więc budować od celu i planowanych zmian, nie od katalogu kosztów. Cel i zmiany wyznaczają technologie, usługi i pozostałe nakłady potrzebne do realizacji inwestycji.
PwC wspiera przedsiębiorców w przygotowaniu inwestycji do finansowania, w tym w zaplanowaniu zakresu projektu oraz budżetu i struktury wydatków. Zapraszamy do kontaktu z ekspertami PwC.
Autorzy:
