Choć do 1 lipca 2026 roku pozostało jeszcze wiele miesięcy, warto już teraz przyjrzeć się roli skarbnika w perspektywie nadchodzących zmian związanych z obowiązkiem prowadzenia rejestru umów przez gminy. Wprowadzenie tego obowiązku w drodze nowelizacji przepisów stawia przed jednostkami samorządu terytorialnego nowe wyzwania, ale również otwiera możliwości w kontekście transparentności i efektywnego zarządzania finansami publicznymi. Przemyślane przygotowania w nadchodzących miesiącach pozwolą gminom efektywnie wdrożyć nowe regulacje i uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości.
Jaki jest cel wprowadzenia rejestru umów?
Wprowadzenie elektronicznego rejestru umów ma na celu poprawę przejrzystości zobowiązań finansowych administracji publicznej. Dzięki temu mieszkańcy oraz inne zainteresowane podmioty będą mieć łatwiejszy dostęp do informacji o finansowych operacjach gminy, co zwiększy kontrolę społeczną nad wydatkowaniem publicznych środków. System ten ma również funkcjonować jako narzędzie przeciwdziałania nieprawidłowościom finansowym, minimalizując ryzyko korupcji.
Wskazanie osób odpowiedzialnych za rejestr umów
Każda gmina powinna opracować i wdrożyć stosowne regulacje wewnętrzne, które określą konkretne osoby (stanowiska) odpowiedzialne za prowadzenie rejestru umów. Choć potencjalnym „wyborem” na osobę odpowiedzialną za nadzór nad rejestrami umów mogą potencjalnie być skarbnicy, warto rozważyć możliwość przypisania tej odpowiedzialności sekretarzom gminy. Taka decyzja ma swoje uzasadnienie w kilku kluczowych aspektach funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego.
Przede wszystkim, sekretarze gmin pełnią rolę koordynacyjną i nadzorczą w administracji, co pozwala im na dokładniejsze zarządzanie oraz nadzór nad procesami organizacyjnymi, w tym prowadzeniem rejestru umów. Dysponują oni szeroką wiedzą na temat wewnętrznych procedur i regulacji gminy, co umożliwia im skuteczniejsze wdrożenie i zarządzanie nowymi obowiązkami.
Sekretarze są również osobami, które ze względu na swoje stanowisko, często zarządzają dokumentacją wewnętrzną i procesami administracyjnymi, co czyni ich odpowiedzialność za rejestr umów naturalnym rozszerzeniem dotychczasowych zadań. Skarbnicy, skoncentrowani na kwestiach finansowych i budżetowych, mogą w ten sposób skupić się na kluczowych aspektach finansowego funkcjonowania gminy, nie będąc obciążanymi dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi.
Ostateczna decyzja o przypisaniu odpowiedzialności powinna wynikać z regulacji wewnętrznych każdej gminy, uwzględniających lokalne potrzeby i specyfikę organizacyjną. Zapewni to efektywne zarządzanie tym obowiązkiem i wykorzystanie zasobów personalnych jednostki w najbardziej optymalny sposób.
Aspekty przepisów istotne dla skarbników
Z perspektywy skarbników, szczególnie ważne aspekty nowych przepisów obejmują:
- znajomość systemu informatycznego: choć bezpośrednie zaangażowanie skarbnika w prowadzenie rejestru może się różnić, jego zrozumienie funkcji systemu informatycznego jest kluczowe dla zapewnienia spójności finansowej gminy;
- dokumentacja i archiwizacja: skarbnicy, nawet jeśli nie będą bezpośrednio odpowiedzialni, powinni zapewnić, aby procedury dokumentacyjne były zgodne z wymogami prawnymi, aby uniknąć ewentualnych problemów;
- nadzór nad finansami: wiedza o umowach i obowiązkach finansowych zapisanych w rejestrze może pomóc skarbnikom w lepszym planowaniu budżetowym i kontrolowaniu wydatków;
- zrozumienie nadzoru i kontroli: skarbnicy powinni znać mechanizmy kontroli i nadzoru, które są częścią rejestru umów, aby efektywnie zarządzać potencjalnym ryzykiem finansowym.
Podsumowanie
Wprowadzenie obowiązku prowadzenia rejestru umów jest znaczącą zmianą dla gmin. To, kto będzie odpowiedzialny za realizację tego obowiązku, powinno wynikać z indywidualnych regulaminów każdej gminy. Skarbnicy i inne kluczowe osoby w gminie muszą mieć dogłębną wiedzę o nowych przepisach, aby zapewnić efektywne i zgodne z prawem zarządzanie finansami oraz wspierać przejrzystość operacji finansowych samorządów. Rozpoczęcie przygotowań bezpośrednio po wykrystalizowaniu się ostatecznego kształtu przepisów pozwoli na płynne wdrożenie nowych regulacji i poprawę zarządzania publicznymi zasobami.
Autorzy:
