Choć formalny obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) zaczyna się 1 kwietnia 2026 r., w praktyce nie można czekać do tej daty. Od 1 lutego 2026 r. JST będą musiały być gotowe do odbioru faktur zakupowych poprzez KSeF. To oznacza, że systemy finansowo-księgowe, procedury i kompetencje muszą być gotowe dwa miesiące przed Prima Aprilis, aby uniknąć chaosu w rozliczeniach, opóźnień w płatnościach i ryzyka naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
Dlaczego 1 lutego 2026 r. to realny termin wdrożenia KSeF?
Od tego dnia znakomita większość dostawców towarów i usług będzie wystawiać faktury wyłącznie w KSeF. Jeśli JST nie będzie gotowa na ich odbiór, wówczas:
- ryzykuje opóźnieniami w płatnościach i utratą terminów umownych,
- wystąpi brak możliwości prawidłowego ujęcia wydatków w księgach,
- narazi się na potencjalne naruszenie dyscypliny finansów publicznych,
- spowoduje dodatkowe obciążenie administracyjne związane z ręcznym pobieraniem faktur z systemu KSeF.
Warto podkreślić, że odbiór faktur to proces krytyczny – bez niego nie można realizować płatności ani zamykać okresów rozliczeniowych. Dlatego przygotowanie musi obejmować nie tylko integrację systemów, ale też procedury operacyjne i szkolenia.
Kluczowe wyzwania dla JST przy wdrożeniu KSeF
Pragniemy przypomnieć o najważniejszych wyzwaniach, które będą czekały na samorządy w związku z wdrożeniem KSeF:
- Brak możliwości przesyłania załączników
Faktura w KSeF nie zawiera plików dodatkowych (np. protokołów odbioru, umów, specyfikacji). JST musi wypracować procedury gromadzenia i archiwizacji dokumentów poza systemem KSeF, tak aby zapewnić kompletność dokumentacji. - Zakupy pracownicze i wydatki rad sołeckich
Wydatki realizowane przez jednostki pomocnicze czy pracowników wymagają jasnych zasad przypisywania faktur do właściwych jednostek organizacyjnych. Brak kontroli grozi błędami w ewidencji VAT, a w konsekwencji ryzykiem korekt i sankcji. - Wiele jednostek w strukturze gminy
Szkoły, OPS-y, czy zakłady budżetowe – każda jednostka musi być prawidłowo zidentyfikowana w procesie odbioru faktur. Konieczne jest zdefiniowanie mapy jednostek, przypisanie ich w systemach księgowych oraz określenie osób odpowiedzialnych za akceptację dokumentów. - Procesy zakupowe i integracja systemów
JST musi zapewnić, że system finansowy obsłuży zarówno wysyłkę, jak i odbiór faktur w KSeF, z zachowaniem kontroli nad obiegiem dokumentów i akceptacją. Wdrożenie wymaga testów integracyjnych, konfiguracji ról i uprawnień oraz przygotowania scenariuszy awaryjnych. - Zarządzanie uprawnieniami w KSeF
JST musi określić, kto będzie miał dostęp do systemu, jakie będą role (np. odbiór faktur, wysyłka, kontrola), oraz jak zapewnić bezpieczeństwo danych. Brak jasnych zasad może prowadzić do nieautoryzowanych działań lub opóźnień w procesie. - Kontrola poprawności danych
Faktury w KSeF są wystawiane w ustandaryzowanym formacie XML. JST musi przygotować mechanizmy weryfikacji poprawności danych (np. NIP, numer zamówienia, jednostka organizacyjna), aby uniknąć błędów w księgowaniu.
Dlaczego przygotowanie to nie tylko IT?
Wdrożenie KSeF w JST to nie tylko kwestia technologii. To zmiana procesów, odpowiedzialności i komunikacji wewnętrznej. Wymaga:
- szkoleń dla pracowników – zarówno w księgowości, jak i w jednostkach organizacyjnych,
- aktualizacji regulaminów i procedur – np. obieg dokumentów, akceptacja wydatków,
- koordynacji z dostawcami – aby zapewnić, że faktury będą prawidłowo wystawiane w KSeF.
Co zrobić teraz?
- Zweryfikuj status integracji systemów finansowych z KSeF.
- Opracuj procedury dla jednostek organizacyjnych i zakupów nietypowych.
- Przygotuj mapę jednostek i przypisz odpowiedzialności.
- Zaplanuj szkolenia dla pracowników – z naciskiem na odbiór faktur od lutego 2026.
- Ustal harmonogram testów i scenariusze awaryjne.
Masz pytania?
Skontaktuj się z naszym zespołem – pomożemy Ci przygotować JST na KSeF w terminie.
Autorzy:
