Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS, takie jak spółki, stowarzyszenia czy fundacje, mają obowiązek korzystać z e-doręczeń. Obowiązek ten już wcześniej, od 1 stycznia 2025 r, objął osoby wykonujące wybrane zawody zaufania publicznego (m.in. adwokatów, radców prawnych, notariuszy i doradców podatkowych). W praktyce obserwujemy, że organy podatkowe rzeczywiście coraz częściej korzystają z tego narzędzia, wysyłając korespondencję za pomocą skrzynki do e-doręczeń. Jednak warto pamiętać o odrębności e-doręczeń od e-Urzędu Skarbowego (e-US), a także o Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC) oraz o e-PUAP.
E-Urząd Skarbowy - alternatywa dla e-doręczeń?
Jeżeli podmiot posiada konto w e-Urzędzie Skarbowym i wyraził zgodę na e-korespondencję, to organy podatkowe w pierwszej kolejności wykorzystywać będą ten kanał do doręczenia korespondencji. To oznacza, że nawet jeśli podmiot ma skrzynkę do e-doręczeń, to może otrzymać pismo od fiskusa na swoje konto w e-US.
Dlaczego organy preferują e-US? To wynika z reguł postępowania podatkowego, które nakazują doręczanie pism w pierwszej kolejności na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego.
Jeżeli podmiot chce otrzymywać korespondencję wyłącznie na e-doręczenia można zastanowić się nad wycofaniem zgody na doręczanie przez e-US, aby uniknąć ryzyka otrzymania korespondencji z pominięciem adresu do e-doręczeń.
PUESC - specjalistyczny kanał dla spraw celnych i akcyzowych
PUESC to kolejny odrębny kanał komunikacji organów skarbowych, dedykowany do spraw celnych i akcyzowych. Za jego pomocą można składać deklaracje i inne dokumenty w sprawach z zakresu prawa celnego, podatku akcyzowego, VAT z tytułu importu towarów, VAT od wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych, podatku od wydobycia niektórych kopalin, opłaty paliwowej, opłaty emisyjnej i gier hazardowych, zwrotu VAT podróżnym (TAX FREE) oraz przewozu towarów wrażliwych i obrotu paliwami opałowymi (SENT). W niektórych przypadkach korzystanie z PUESC jest obligatoryjne, a wysłanie dokumentu przez e-doręczenia będzie wręcz nieskuteczne.
e-PUAP - alternatywa do końca 2025 roku
Jakby tego było mało, do końca 2025 roku, na równi z e-doręczeniami, można korzystać z e-PUAP. Doręczenie przez organ korespondencji na konto e-PUAP jest równoważne w skutkach z doręczeniem przy wykorzystaniu skrzynki do e-doręczeń. Warunkiem doręczenia tą drogą przez organ podatkowy – z wyłączeniem przypadków objętych PUESC - jest jednak brak zgody na e-korespondencję w e-US, brak skrzynki do e-doręczeń oraz złożenie podania lub wniosku w ramach usługi udostępnionej na e-PUAP bądź zawnioskowanie o taką formę doręczenia.
Podsumowanie
Skuteczne korzystanie z elektronicznych kanałów komunikacji z organami skarbowymi wymaga znajomości specyfiki poszczególnych platform i stosowania się do odpowiednich zasad. W praktyce, na ten moment, zamiast jednego uniwersalnego narzędzia, mamy do czynienia z systemem różnych kanałów, które wymagają odrębnego podejścia i uważności na możliwość otrzymania korespondencji w zróżnicowany sposób.
Autorzy:
