Koszty organizacji otwarcia nowej siedziby spółki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów

Koszty organizacji wydarzenia w związku z otwarciem nowej siedziby spółki, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie faktury VAT wystawianej przez profesjonalną agencję marketingową, również w zakresie w którym dotyczą one atrakcji przygotowanych dla kontrahentów oraz przedstawicieli podmiotów powiązanych.

Stan Faktyczny 

Sprawa dotyczy spółki, która z okazji otwarcia nowej siedziby, planuje w bieżącym roku podatkowym zorganizować 3 dniowe wydarzenie podzielone na spotkanie biznesowe, który będzie wydarzeniem o charakterze szkoleniowo-integracyjnym i uroczystość, która oprócz zaprezentowania nowej siedziby, będzie okazją do zaprezentowania oferty produktowej i szkoleniowej spółki, pozostającej w relacji z dotychczasowymi i nowymi produktami wdrożonymi do sprzedaży. 

Do organizacji obu części wydarzenia spółka zatrudniła profesjonalną agencję marketingową, która po wykonaniu umowy wystawi na rzecz spółki zbiorczą fakturę VAT obejmującą wykonane usługi. Zgodnie z umową, agencja zobowiązana jest do zapewnienia i wykonania wszystkich czynności związanych z zaplanowaniem, skoordynowaniem oraz terminową i należytą realizacją uroczystości. Dodatkowo agencja ma dołączyć kosztorys, w którym podane będą kwoty wyceny za poszczególne pozycje kosztowe.

Pomimo tego, że wstęp na uroczystość nie jest ogólnodostępny, z założenia ma ona mieć charakter reklamy publicznej. W związku z powyższym, do udziału w niej zostali zaproszeni przedstawiciele mediów branżowych i ogólnoinformacyjnych, a wydarzenie zostanie opisane w prasie oraz na portalach internetowych.

Na tym tle spółka zadała następujące pytania: 

• Czy wydatki poniesione na podstawie faktury VAT na zorganizowanie wydarzenia w postaci uroczystości, związanej z otwarciem nowej siedziby spółki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o ustawy o CIT? 
• Czy wydatki poniesione na podstawie faktury VAT na zorganizowanie wydarzenia w postaci meetingu związanego z otwarciem nowej siedziby spółki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

Zdaniem spółki wszystkie koszty związane z organizacją uroczystości (z wyłączeniem kosztów napojów alkoholowych i obsługi barmańskiej) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Stanowisko spółki jest analogiczne w odniesieniu do spotkania biznesowego z racji tego, że pozostaje w bezpośrednim związku z działalnością gospodarczą spółki, gdyż służy do integracji podmiotów zarządzających spółką (członka zarządu, prokurentów - dyrektorów), wymianie doświadczeń i pozyskaniu wiedzy m.in. w zakresie sprzedaży od kadry wyższego szczebla spółek zagranicznych wchodzących w skład grupy.

Stanowisko organu

Organ podatkowy zgodził się ze stanowiskiem spółki w zakresie kosztów organizacji spotkania biznesowego w części odnoszącej się do wydatków związanych z uczestnictwem pracowników w tym prezesa zarządu, prokurentów pełniących funkcje dyrektorów zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, natomiast w pozostałej części za nieprawidłowe. 

Na gruncie przedstawionego stanu faktycznego, goście będą stanowić wyselekcjonowaną, zamkniętą grupę osób, co zdaniem organu wskazuje na reprezentacyjny charakter wydatków, w związku z czym nie można uznać, że celem uroczystości jest zachęcenie jak największej liczby potencjalnych odbiorców do skorzystania z usług świadczonych przez spółkę czy nabycia sprzedawanych produktów. 

Dodatkowo podczas spotkania biznesowego i uroczystości dla rzeczonych gości planowana jest bogata część rozrywkowa i pomimo tego, że przewidziano możliwość prowadzenia rozmów i dyskusji z przedstawicielami spółek z grupy czy z kontrahentami i dostawcami na temat planów spółki, grupy, oferowanych przez spółkę produktów, usług oraz planowane jest wyświetlenie filmu przedstawiającego przedmiot działalności i ogólny zarys oferty Spółki, a wystrój przygotowanych na uroczystość i meeting pomieszczeń będzie zawierał plakaty/banery/punkty prezentujące wybrane produkty spółki, to jednakże nie ulega wątpliwości, że część promująca w sposób zdecydowany zostanie zdominowana przez przygotowaną równocześnie część rozrywkową. 

Organ dodatkowo zwraca uwagę na określenia użyte przez spółkę typu „uroczysta impreza”. W związku z powyższym uroczystość i spotkanie biznesowe dla kontrahentów i gości spółki przybiorą charakter wydarzenia o cechach reprezentacyjnych i koszty ich organizacji nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. 

Stanowisko sądu

Sąd po rozpoznaniu sprawy nie zgodził się ze stanowiskiem organu i w efekcie uchylił interpretację w zaskarżonej części. Jak wynika ze stanu faktycznego w ramach spotkania biznesowego miało miejsce omówienie kwestii rynkowych i doświadczeń dotyczących sprzedaży. Miało to więc charakter szkolenia, czegoś w rodzaju „burzy mózgów”, którą zorganizowano w ramach grupy osób zarządzających i przedstawicieli spółek wchodzących w skład grupy. Wydatki na organizację spotkania biznesowego w powyższym zakresie - w ocenie sądu – nie mają charakteru reprezentacyjnego. Dotyczą bowiem kwestii wypracowania i omówienia planu co należy zrobić, żeby lepiej sprzedawać swoje produkty.